OA系統運行情況報告

　　一、 OA概述

　　在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA并不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發展，企業成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和應用的協同辦公OA產品。

　　二、 系統上線

　　總裁辦在2010年9月份展開了集團OA系統的上線準備工作，完成了包括服務器的安裝配置、網絡機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設定、郵件系統配置及切換、OA系統運行測試等主要工作，集團OA辦公系統在2010年9月底正式上線運行，總裁辦并在系統上線后及時安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時熟悉及使用OA系統。

　　集團OA系統上線使用后，總體運行情況穩定，未出現過嚴重的問題或故障。

　　三、 OA系統的使用意義

　　1. 建立集團信息發布平臺：在集團內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解公司的發展動態；

　　2. 實現工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高各單位及部門之間協同工作的效率；

　　3. 實現知識管理的自動化：傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享；

　　4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化；

　　5. 協同辦公：就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團的業務發展及考慮到新的地區公司的地域分布，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求。通過協同辦公使相關信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領導層整體的反應速度和決策能力。

　　隨著集團信息化的建設與發展，OA（辦公自動化系統）的應用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發布轉變為一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化的發展。

　　四、 已上線的OA功能應用

　　1. 工作流程：

　　1.1 上線流程數：共57個，其中公文類1個，人資類34個，行政類11個，運營類1個，信息類4個，系統流程6個；

　　1.2 流程使用情況：上線流程已審批結束的3337筆，正在審批的流程266筆。

　　2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統，極大方便了內部和外部的信息數據交流

　　傳遞。之前是租用的公網郵件系統，用戶數及容量均無法滿足集團快速發展的需要，集團自己搭建郵件系統后解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數據的安全性。

　　五、 模塊應用開發計劃

　　OA系統本身包含了很多功能模塊，但在實際工作環境中，有些功能無法滿足我們的實際使用需求，這就需要我們在原來的基礎上進行系統數據接口開發及相關功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：

　　1. 行政資產管理；

　　2. 檔案查詢系統；

　　3. 即時通訊功能升級；

　　4. 人資及考勤管理；

　　5. 相關數據統計功能；

　　6. 其它系統數據接口開發；

　　六、 OA系統推進問題及改進措施：

　　1. 流程上線數量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進一步溝通，更需要相關單位的配合。OA作為管理軟件，最終應用到企業，軟件只是一個工具，關鍵靠人去用，企業應用深度與否取決于各單位及各中心領導的重視程度，以及配套的管理制度保證。

　　2. 流程審批不及時：一部分管理人員尚未養成及時登錄OA系統進行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時。總裁辦信息部考慮采用流程審批統計功能，分析審批過程，及考慮增加手機短信提醒和開發手機移動辦公（即智能手機審批流程）模塊，進一步提高流程審批的運行效率。

　　3. 模塊功能未充分發掘：集團OA系統上線時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓等方式進行模塊應用的推進，充分發揮OA系統的整理功能。我們的策略是先把企業目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎上逐漸加深應用，然后擴展新的需求。

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