人事檔案管理問題研究
導(dǎo)讀：自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動(dòng)頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重。人事制度，人事檔案管理問題研究。
關(guān)鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動(dòng)頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學(xué)校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業(yè)生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領(lǐng)導(dǎo)利用權(quán)力謀取私利，部分檔案管理人員政治覺悟、職業(yè)道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
(一)整理不規(guī)范。
整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。把個(gè)人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)始終是又紅又專、德才兼?zhèn)洌磸恼魏蜆I(yè)務(wù)兩個(gè)方面來全面反映一個(gè)人的基本情況。然而，事實(shí)上由于受“左”的思想影響，我們總是會(huì)自覺不自覺地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來評價(jià)人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴(yán)格把屬于反映個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)績貢獻(xiàn)等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材
料的收集，能反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力的活的材料相對較少，即使有數(shù)量也有限或者補(bǔ)充不及時(shí)。
(二)人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動(dòng)日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:
第一、人員主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動(dòng)長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時(shí)，人員已不知去向;二是工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
1、在工作調(diào)動(dòng)時(shí)，由于社會(huì)上不正之風(fēng)的影響，少數(shù)人以不正當(dāng)?shù)那肋M(jìn)入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進(jìn)行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時(shí)索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時(shí)索回，時(shí)間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。
2、有的人事干部對工作不負(fù)責(zé)任，在檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯(cuò)遞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
3、在大中專畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，有部分學(xué)生在就業(yè)方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時(shí)改轉(zhuǎn)。
4、個(gè)別檔案管理人員工作不仔細(xì)，轉(zhuǎn)遞時(shí)對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準(zhǔn)確，接收單位在接收時(shí)不仔細(xì)核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
(一)防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施
為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時(shí)獲得人員工作和職務(wù)變動(dòng)的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時(shí)間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱、調(diào)動(dòng)的原因、是否為正式調(diào)動(dòng)等，然后及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動(dòng)同步進(jìn)行。
第一，機(jī)關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識人事檔案工作的重要性，及時(shí)傳遞，認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確詳細(xì)地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機(jī)關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴(yán)格的人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進(jìn)出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實(shí)記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對制度，是驗(yàn)證收進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案是否準(zhǔn)確無誤的手段。要認(rèn)真進(jìn)行登記，定期檢查核對，就能及時(shí)堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點(diǎn):
(1)在人事調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個(gè)月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動(dòng)催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，畢業(yè)生所在學(xué)校應(yīng)及時(shí)將檔案隨同就業(yè)名冊同時(shí)轉(zhuǎn)遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時(shí)，應(yīng)與就業(yè)名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯(cuò)轉(zhuǎn)的檔案要認(rèn)真核查，及時(shí)改轉(zhuǎn)。
(3)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對安全。
(二)對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項(xiàng)重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴(yán)肅認(rèn)真，謹(jǐn)慎對待，其處置的辦法是:第一，認(rèn)真鑒別檔案材料的保存價(jià)值。博士論文，人事制度。機(jī)關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時(shí)，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價(jià)值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對重要的有保存價(jià)值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
第二，仔細(xì)分析，認(rèn)真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當(dāng)事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會(huì)關(guān)系等線索進(jìn)行查詢，查詢時(shí)一般由查詢機(jī)關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。博士論文，人事制度。
第三，經(jīng)過多方查詢，確實(shí)找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。當(dāng)事人人事檔案不齊全的部門，可以向當(dāng)事人原籍檔案館查詢。
參考文獻(xiàn)
[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).
[2]紀(jì)紅衛(wèi).對人才引進(jìn)中“重新建檔”的冷思考[J]北京檔案,2002,(07).
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