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檔案管理現代化的發展途徑分析論文
【摘要】在當前信息知識時代，檔案作為信息的載體，人們對檔案信息的需求不斷增長，在這種情況下，檔案管理工作也取得了較快的發展。但與當前社會和經濟的快速發展速度相比，我國檔案管理現代化的步伐還比較滯后，沒有實現完全普及，還存在許多不足之處，制約了我國檔案管理現代化的發展。文中對檔案管理現代化的意義進行了分析，并對檔案管理現代化的發展途徑及實施進行了具體闡述。
【關鍵詞】檔案管理現代化；意義；發展途徑
在信息技術快速發展的當今形勢下，我國檔案管理現代化也取得了較快發展，這也對檔案管理效率及檔案管理質量的提升具有十分積極的意義。在檔案管理現代化發展過程中，基層檔案管理人員的勞動強度也會隨之降低，使其有更多的時間來鉆研專業知識。當前我國檔案管理現代化的發展時間較短，技術含量還達不到較高水平，在實際工作中還存在一些不足之處，對工作效率和檔案管理質量造成一定的影響，因此需要尋求科學的發展途徑，更好地推動我國檔案管理現代化的發展進程。
一、檔案管理現代化的意義
�。ㄒ唬┯欣跈n案管理效率的提升
在現代化檔案管理工作中要充分的利用計算機信息技術，檔案管理人員可以從繁重的勞動強度中解脫出來，不僅檔案管理效率得到較大程度提升，而且實現了檔案信息查詢、檢索的便捷性，為檔案信息的開發利用奠定了較好的基礎。
�。ǘ┯欣谄髽I經濟效益的實現
在檔案管理現代化發展過程中，檔案數據和技術資料能夠集中進行儲備，這些重要資料的完整性、系統性和準確性都能夠得到有效保障，這不僅為檔案資料的查詢帶來較大便利，而且能夠在實踐中加以利用。特別是通過現代化的檔案管理工作能夠為企業發展過程中所需要的各種信息及時提供，信息的準確性和完整性能夠得到有效的保障，這對于企業經濟效益目標的實現具有極其重要的意義。
�。ㄈ┘涌炝藱n案資源共享的推進步伐
在現代化檔案管理工作中，計算機技術和網絡技術得以廣泛應用，檔案不僅實現了存儲和管理的數據化，而且檔案信息能夠及時進行傳輸，檔案的查找和使用不會受到時間和地點的限制，有利于提升檔案管理工作效率，確保了檔案資源共享。
（四）節約了存儲空間
在現代化檔案管理工作中，紙質檔案被轉變為數據資源，將其在硬盤和光盤中進行存儲，有效解決了紙質檔案存儲占用空間大及不易查找和管理的傳統問題，利用較小的硬盤就可以完成整個檔案室內信息資源的存儲，不僅節約了空間，還節約了人力，在攜帶和傳輸上更為便捷。
二、檔案管理現代化的發展途徑
�。ㄒ唬┒ㄆ趯鶎拥臋n案管理人員進行培訓
實現檔案管理現代化不僅需要設備上的支持，還需要做好基層檔案管理人員的培訓工作。通過對檔案的管理人員進行一系列專業的培訓，使其更好的掌握相關的計算機技術，確保其在工作中熟練應用計算機來進行管理，更好的體現檔案管理現代化的意義，同時，檔案管理人員自身的專業技能也能夠得到一定提升。在對檔案管理人員培訓過程中，也需要基層檔案管理人員要與實踐活動有效結合，通過實踐活動使其明確管理過程中需要完成的工作，在實踐中能夠對計算機使用情況有一個初步了解，以便能夠在實際工作中應用現代化設備來提高檔案管理的水平。通過定期培訓，基層檔案管理人員工作效率能夠得到大幅度提高，基層檔案管理人員了解到較常出現的問題，可在實際工作中對其加以注意和避免。
（二）做好檔案管理現代化的準備工作
基層的檔案管理人員經一定的培訓后具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在這一過程中，要較好地完成檔案的著錄以及標注工作，主要是對檔案信息進行更深層次的加工，這也是實現檔案管理現代化的過程中必不可少的環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁瑣困難，但是如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必然不可或缺。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館提供一些現代化的檔案管理設施，比如新型電腦等管理設備。也可以采購一些檔案現代化管理方面的書籍，以便基層檔案管理人員在遇到問題時及時地進行查閱，盡早地解答問題，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習掌握高級檔案管理等情況，檔案部門可以聘請一些具有豐富實踐經驗并且理論知識也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行幫教，在幫教的過程中，基層檔案管理人員可以學習到豐富實用的管理知識和經驗，能夠將這些理論和實踐知識應用到自己的日常工作之中。檔案部門也需要注意，對基層檔案管理人員考核工作需要達到要求，避免幫教工作無法起到應有效果情況。
�。ㄈ⿲崿F檔案的統一管理
由于標準的不統一，在進行檔案管理現代化的過程中會出現各種問題，例如文中提到采購的檔案管理單位使用的計算機往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現檔案管理現代化，進行設備的統一管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化工作之前，應該對各檔案管理單位的電腦等設備進行統一采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統以及數據進行相應統一，以利于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。另一項相當重要的工作是將各種數據進行共享，以保證各檔案館之間能夠在工作過程中及時了解到第一手信息。但是在進行數據共享和統一的過程中，務必要注意的是檔案館數據的安全，避免在進行資源共享和統一的過程中出現不法分子竊取檔案館信息等情況的發生。在檔案管理現代化實現過程中，作為具體的操作人員，要對計算機使用情況較為熟悉，具有豐富的計算機使用經驗，此外對檔案現代化管理設備管的使用情況也要十分了解，這樣才能確�，F代化檔案管理的工作質量。
三、結束語
隨著科學技術的飛速發展，我國檔案管理工作發生了較大變化，在當前檔案管理工作中一些新技術和新方法得以引進，這對檔案管理現代化目標的實現起到了積極的推動作用，對我國檔案事業的健康發展奠定了良好的基礎。
參考文獻
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