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加強醫(yī)院檔案管理建設(shè)的方法探究論文
[摘要]醫(yī)院檔案是醫(yī)院不同階段歷史中的原始記錄，在醫(yī)院管理中占有重要作用。目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題嚴重制約了檔案管理的發(fā)展，繼而制約醫(yī)院的全面發(fā)展。本文通過分析當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，提出創(chuàng)新管理環(huán)境、管理系統(tǒng)和創(chuàng)新服務(wù)工作等措施加強檔案綜合管理。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;檔案;管理
醫(yī)院檔案，是記錄醫(yī)院發(fā)展進程中最可靠的原始數(shù)據(jù)，具有很強的權(quán)威性。醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)院全體人員的信息資料，還包括醫(yī)院設(shè)備、基建等方面的原始記錄和憑證。保管好醫(yī)院檔案，是更好的為醫(yī)院和人民群眾服務(wù)的必要前提。怎樣加強醫(yī)院檔案綜合管理，是當前醫(yī)院管理人員應(yīng)積極思考的問題。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
由于目前很多醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理仍有很多不足，進而制約了醫(yī)療事業(yè)的全面發(fā)展。主要表現(xiàn)在：
(一)檔案管理意識薄弱目前很多醫(yī)院對檔案管理工作意識比較淡薄，一些檔案管理人員認識不到位，認為檔案管理就是保管和整理資料，沒有認清工作的重要性。誤以為檔案就是記錄和保存一下歷史，也不能為醫(yī)院創(chuàng)造什么經(jīng)濟效益，就沒有必要做出很細致的分門別類，這使得檔案資料的利用率低下，對其中一些有價值的資料開發(fā)利用不足夠。
(二)檔案管理制度不完善
一些醫(yī)院領(lǐng)導對醫(yī)院檔案管理工作重視程度不夠，導致了在選拔和管理檔案管理人員時出現(xiàn)諸多問題。日常制度不嚴直接導致工作責任心不強，不能仔細對每份資料進行信息篩選歸檔。有些醫(yī)院檔案管理是分散式的，即科研的檔案歸科教管;人事檔案歸人事處管;相關(guān)病歷就由各業(yè)務(wù)科室自行管理，這就行成了一個單位多部分管理檔案的混亂格局。
(三)信息化手段未得到充分利用進入科技日益發(fā)展的今天，檔案管理已逐步走向數(shù)字化、科技化、信息化，這也能大大提高檔案管理的工作效率。但一些醫(yī)院對此重視不夠，還停留在手工抄寫的時期，這必不可少地增加了遺漏錯誤的機率，靠管理人員的記憶翻找檔案，嚴重影響了查找速度和效率。或者一些醫(yī)院配備了計算機，但軟硬件設(shè)備落后，不能及時更新，不能引進信息化管理手段，這必然導致檔案管理水平停止不前。
(四)檔案管理人員素質(zhì)欠缺
有的醫(yī)院檔案管理人員不少，但水平一般。大部分是從非檔案管理專業(yè)的人員抽調(diào)過來，不具備檔案管理人員的基本素質(zhì)。還有的醫(yī)院檔案管理人員是由其他工作人員兼職，也就沒有過多精力投入到檔案管理工作中去，這必然造成檔案管理水平低下。
二、加強醫(yī)院檔案管理的措施
隨著醫(yī)療體制改革的不斷完善與深入，對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，要促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展，必須尋找到一條加強醫(yī)院檔案管理的新舉措。
(一)創(chuàng)新管理環(huán)境
要加強醫(yī)院檔案管理水平，必須創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的環(huán)境，具體體現(xiàn)在以下兩個方面：
1.更新觀念，管理理念現(xiàn)代化醫(yī)院管理人員要更新觀念，認清檔案是醫(yī)院的重要信息資源，把這項工作提到重要議事日程上來，與醫(yī)院的各項建設(shè)同時規(guī)劃發(fā)展。并且大力宣傳檔案管理工作對各項工作開展的積極推動作用，提高人員對檔案管理工作的認知程度。同時交現(xiàn)代化管理理論融入檔案管理中，形成統(tǒng)一領(lǐng)導下的分層管理領(lǐng)導責任制，提高檔案管理工作在全醫(yī)院工作中的地位。
2.更新硬件建設(shè)，管理技術(shù)現(xiàn)代化要不斷更新醫(yī)院的硬件設(shè)施，提高管理技術(shù)現(xiàn)代化。要利用計算機管理代替人工抄錄，醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理工作的費用投入，配備相應(yīng)硬件設(shè)施，檔案管理人員運用圖案、表格等方式先對檔案資料進行分類，再通過計算機進行系統(tǒng)管理，使查詢資料更清晰、高效、快捷，提高檔案使用時工作效率，而且計算機保密性也更強。
(二)創(chuàng)新管理系統(tǒng)
建立一個健全的管理系統(tǒng)，對醫(yī)院檔案管理起著至關(guān)重要的作用。
1.健全檔案管理制度
隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理方法也要隨之不斷提高，必須形成相對應(yīng)的科學的醫(yī)院檔案管理體系。建立管理制度的內(nèi)容也很廣泛，比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等，做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。醫(yī)院可以把這些制度納入崗位考核和日常考評中，做好隨機的考核和總結(jié)，真正把制度落到實處，推動檔案管理工作的全面發(fā)展。
2.實現(xiàn)信息化管理
信息化管理，就是把現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通信技術(shù)運用到檔案管理的保存、處置和管理中，提高工作效率。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工操作已遠遠達不到管理工作的要求。不同醫(yī)院信息化管理水平的高低，也影響著檔案管理工作的開發(fā)利用水平。醫(yī)院應(yīng)建立自己的數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，實現(xiàn)如查詢、搜索和評價等功能，實現(xiàn)檔案管理信息化。打破以往各部門的界限，互通信息，從而達到資源最大限度地開發(fā)利用，并能為醫(yī)院管理者提供及時準確的信息。
(三)創(chuàng)新服務(wù)工作
1.擴大服務(wù)范圍科技飛快發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理工作不僅僅是服務(wù)于本醫(yī)院，而是應(yīng)該將服務(wù)范圍應(yīng)擴大到整個醫(yī)療體系，為醫(yī)療戰(zhàn)線系統(tǒng)服務(wù)，廣大人民群眾服務(wù)，具體到醫(yī)療科技等等領(lǐng)域。
2.創(chuàng)新服務(wù)方式
醫(yī)院目前的服務(wù)方式還過于單調(diào)，應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)方式。可以建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，通過平臺實現(xiàn)資源共享。在允許的前提下，可公布一定信息，供醫(yī)療科研事業(yè)研究使用。同時可以建立一套可靠安全的檢索系統(tǒng)，無論是本醫(yī)院查尋資料，或是查詢其他檔案，都會變得準確而快捷，這種檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化、現(xiàn)代化就遲早實現(xiàn)。
三、結(jié)語
總之，醫(yī)院檔案作為記錄信息的寶貴資源，加強檔案和管理，對醫(yī)院全面發(fā)展顯得非常重要，這就需要醫(yī)院檔案管理人員不斷加強自身學習，提高醫(yī)院管理水平，從而增加醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。
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