檔案管理情況調查報告

時間：2024-10-20 09:21:28 調查報告我要投稿

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檔案管理情況調查報告范文

　　檔案管理是一項很重要的基礎管理工作，是一個企業的窗口。檔案在企業的生產經營中發揮著愈來愈重要的作用。但是，檔案管理在一般企業管理中還是沒能引起足夠的重視。杭州ＸＸＸ朝日（股份）有限公司（以下簡稱ＸＸＸ公司）檔案管理情況如何？是否足夠重視？存在什么問題？我們帶著這些疑問，從管理咨詢的角度對ＸＸＸ公司的檔案管理情況進行了一次問卷調查，結果如何呢？

檔案管理情況調查報告范文

　　意識較強，知識欠缺，重視不夠

　　本次調查對象為ＸＸＸ公司全體員工，但考慮到人數較多，對廣大基層工人采取了抽樣調查，其它部門，尤其是后勤管理部門采取了全員調查（不包括出差人員），基本上涉及了公司所有部門。我們統計的調查問卷共238份，有效問卷235份。其中，高層人員3人，占1%；中層20人，占9%；基層212人，占88%。碩士及以上學歷的只有1人，大專以上的114人，約占49%；其余120人為大專以下，占51%。在有些問題的回答上，有的人并沒有選擇，造成了每題答題人數的不一致，這并不影響調查的有效性。

　　縱觀調查結果，讓我們驚喜的是ＸＸＸ公司員工整體素質較高，檔案意識還是比較強的。當問及“您認為檔案有多大用處？”時，有68.1%人認為作用很大，27%的人認為一般，只有4.9%的人認為沒什么用處。調查顯示，64.9%的人認為檔案工作是全體員工的事情，而認為是檔案員和公司領導的分別占29.2%、5.9%。48.5%的人認為檔案工作有點難，44.1%的人認為一般，7.4%的人認為很輕松。在談及檔案的作用時，認為最重要的，參考作用、憑證作用、為決策服務分別占37.5%、33.5%和29%。認為檔案能否創造效益，有77.9%的人認為能，9%的人表示否定，13.1%的人表示不清楚。對于檔案工作是一個什么樣的概念，3.9%的人認為檔案無非是把資料裝訂起來保存，33.6%的人認為需要專業知識，是一門學問，4。4%的人認為是一種管理活動，認為既是一門學問又是一種管理活動的還是占了大多數，占58.1%。從數據顯示看，員工的檔案意識普遍較高，對檔案的概念、價值、作用及工作性質，認識還是比較正確的，因而他們對檔案工作的態度也是積極肯定的，對檔案要求進行嚴格管理，實現檔案管理規范化、現代化和標準化的人占77.4%，認為只要用到時能找到就行的人只占18.5%，而抱無所謂態度的人僅占4.1%。

　　雖然大部分員工的檔案意識比較強，但是從調查反映出的結果看，員工對檔案知識的了解卻是十分匱乏。曾經接觸過《檔案法》的只有6.9%，80.8%的人沒學過，12.3%的人甚至認為國家根本就沒有頒布過《檔案法》。可見《檔案法》的宣傳力度十分缺乏，這也是部分員工檔案意識不高的原因之所在。員工自認為十分了解檔案的占3.6%，一般了解的占68.9%，不了解的也占27.5%。為此我們特意對員工的檔案基礎知識進行了考查，要求在“文件、獎杯、圖紙和磁盤”中選出一樣不屬于檔案的是哪項，結果認為全部都是檔案的人只有35.2%,正確率比較低。

　　公司對檔案到底有多重視呢？在員工眼里，只有30%的人認為很重視，而61.4%的人卻認為一般，8.6%的人認為不重視。可見，公司對檔案的重視程度還有待提高。

　　檔案管理是強，還是是弱？

　　據我們所知，ＸＸＸ公司建有綜合檔案室，配有專職檔案員，各項規章制度比較系統完備，該成立的檔案組織機構都已成立。但檔案管理水平到底如何呢？經我們公司和杭州市檔案局檢查，在檔案整理上存在著雜亂的情況，許多資料堆放在檔案室內，還沒有整理。檔案管理作為企業一個獨立的管理系統，它的運作情況怎樣呢？經調查，大家對檔案的管理制度還是不太了解，這種人占58.1%，不了解的也占了26.9%，只有15%的人認為自己了解。認為對本部門的檔案收集范圍不太了解的人有59.3%，不了解的有19.1%，而了解的只有21.6%。對于檔案管理制度執行，認為很好的占15.4%，一般的占78.6%，認為幾乎沒執行的占6%。

　　在檔案管理的實踐中，我們的經驗是：檔案的收集工作是最基礎和關鍵的一環，也是檔案管理工作的難點。但在職工眼中，檔案的收集與整理的重要程度似乎差不多，兩者所占的比例分別是33%和38.3%。我們基本表示贊同。通過調查，我們了解到員工對于收集工作的態度還是比較支持。當問到自己在處理完畢一個文件后，該怎么辦時，認為會主動交給檔案部門的占了66.4%，而希望自己保管的占29.8%，無所謂放哪兒的占3.8%。認為做好檔案收集工作主要制度保證的也占了大多數，占64.5%，認為靠檔案員收集的占15.3%，認為靠領導重視、督促的占20.2%。至于檔案收集工作為何如此困難,員工的分析是：平時沒有檔案收集的意識，忘了的可能性最大，持這種觀點的人占38.7%。認為不知道要收集什么是收集難的原因的人占28.4%。而認為工作態度的原因的，如“這是檔案員的事，與我無關”的占18.5%。認為責任心的問題的，如“檔案是公司的，又不是自己的，管它呢”的占14.4%。

　　其實，員工對檔案管理工作的態度是積極的、支持的。在問到“您認為檔案統一管理有必要嗎？”，回答“很有必要”的占83.4%。“您覺得對員工進行檔案培訓有必要嗎？”，回答“十分必要”的占62.8%。“您認為檔案人員有沒有必要參加公司的重大活動？”，回答“有必要”的占72.8%。對檔案員的收集工作持支持、配合態度的占74.4%。

　　不過，員工對查檔案效率的問題，大部分認為一般，約占68.5%，認為很快的只占19.5%，認為很慢的也有12%。

　　在檔案的利用問題上，我們得到的信息是：不夠理想！經常到檔案室查檔案的只有16.1%，較少的占42.1%，幾乎不去的占41.8%。而檔案室經常查不到的情況還好，只占4.5%，有時查不到的情況較多，占57.5%。

　　另外，員工也對公司目前的檔案工作提出了許多問題，如：“檔案不夠齊全，有時查不到工作所需的安裝、改建圖紙、資料，影響了工作效率。”“一、人員不足；二、沒用的檔案資料很多，檔案管理人員不清楚是否有用。”“管理手段較落后，電腦使用程度較低。”“現在本公司有的檔案管理還只是初步的，還不是很系統，制度也不夠嚴格。”“檔案管理制度不明確，需重新修訂，并認真有效地執行。”

　　加強管理是普遍呼聲

　　從我們的調查情況看，員工對加強檔案管理的呼聲普遍比較高。當我們問及目前公司的檔案管理水平與公司發展是否相適應時，只有36.8%的人認為“適應”，而認為“不太適應”、“不適應”的人占了63.2%。對公司在檔案的投入方面，認為“不太多”和“很少”的人占了85.3%。當問及公司現在的檔案工作有沒有必要提高時，有83.1%的人持肯定和支持態度。當問及檔案工作有沒有必要加強時，有82.1%人認為“需要”。大家對于把檔案工作納入考核的態度也是比較贊同，占了61.2%，僅有6.5%的人反對，32.3%的人抱無所謂態度。所以，爭取員工對檔案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持無所謂態度的人還是比較多，要做好這部分人的思想工作。

　　建議和對策

　　員工對公司檔案管理工作還是比較關注的，許多員工都提出了自己的觀點、意見和建議，典型的幾條摘錄如下：

　　-----外文圖紙及文字說明要配中文釋文；

　　-----加強對借出檔案的管理；

　　-----建立計算機查詢系統，像圖書館查閱圖書、資料那樣，輸入關鍵詞，就可顯示出你要查找的資料檔案；

　　-----1）、提高公司員工的檔案工作的認識，以制度化來保證檔案的收集、整理和保管工作；

　　2）、集中一段時間，對現有檔案工作進行一次認真地清理、整頓工作；

　　3）、檔案工作的目的是為了企業的經濟工作服務，為此希望通過清理、整頓后，把企業的檔案工作做得更出色；

　　-----公司檔案是企業發展的生命線，能否保管好企業各階段

　　的檔案，與企業發展息息相關。管理好公司的檔案需有

　　一定的文化素質及專業知識。檔案能為公司提供技術、

　　生產服務，提高經濟效益。加強檔案管理，嚴格按照制