對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略

　　進(jìn)入21世紀(jì)之后,隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展,人事檔案管理信息化成為一種必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)。下面小編為各位畢業(yè)生備好了一篇關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略的論文，本論文對(duì)寫(xiě)作者有一定的借鑒作用哦!

　　摘要：人事檔案管理是對(duì)事業(yè)單位工作人員基本情況的記錄和整理，包括人員的文憑學(xué)歷、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、工資待遇、個(gè)人簡(jiǎn)歷等最原始的管理依據(jù)。信息化的快速發(fā)展，使檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這也是事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的必由之路。本文就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的理由進(jìn)行深思分析，并給出了相應(yīng)的策略。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;策略

　　人事檔案是事業(yè)單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識(shí)水平高低、工作崗位設(shè)置、工作業(yè)績(jī)和經(jīng)歷記載、人員調(diào)動(dòng)和工作獎(jiǎng)罰情況，從里面可以清楚看到每個(gè)人的詳細(xì)信息，也可以說(shuō)是人才信息的重要記錄。隨著信息化的到來(lái)，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必有選擇，也是檔案管理模式的重要轉(zhuǎn)變。與紙質(zhì)檔案相比，具有管理成本低、管理及時(shí)、便于保存、修改和查詢方便，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞的特點(diǎn)，從而提高了檔案管理的效率。

　　一、信息化管理存在的理由

　　1.信息化管理沒(méi)有統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

　　統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)是信息管理的重要條件，只有在標(biāo)準(zhǔn)管理的情況下，才能實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位人事檔案信息的共享與交流。才能更好的協(xié)調(diào)調(diào)動(dòng)人員的檔案信息。因此，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范，依次才能作為信息管理的標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)，進(jìn)而提高人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。然而在實(shí)際的檔案管理中，每個(gè)單位都從自身的單位管理方式和辦法為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行人事檔案管理，沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

　　2.人事檔案管理利用價(jià)值有限

　　檔案管理的目的是通過(guò)管理要為人事部門(mén)提供人才的基本信息，開(kāi)發(fā)人才、研究人才、合理調(diào)配人才、使事業(yè)單位能夠更好的利用人才，發(fā)揮人才價(jià)值，這樣還可以調(diào)動(dòng)事業(yè)單位人員工作積極性，創(chuàng)造人事檔案管理的社會(huì)效益和成本效益。讓管理的利用價(jià)值真正發(fā)揮出來(lái)。傳統(tǒng)的人事檔案管理只注重事業(yè)單位人員的檔案記錄，然后把檔案記錄保存起來(lái)，常年累月存放在檔案柜里，僅僅作為一種保管，除非事業(yè)單位人員晉升職稱，或人事崗位調(diào)動(dòng)，或檔案管理整理，才拿出來(lái)翻翻，查閱一下信息，除此之外檔案記錄將被永遠(yuǎn)封存在歷史的記憶里。更談不上人才開(kāi)發(fā)，人才研究，檔案利用價(jià)值。

　　3.管理模式落后

　　傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理仍處于手工整理或半手工整理，這樣的管理模式弊端重重：因?yàn)槭鞘止げ僮�，整理人員若不認(rèn)真不仔細(xì)，難免會(huì)把檔案中記錄的時(shí)間、調(diào)崗地點(diǎn)、工作年限搞錯(cuò)，這些信息關(guān)乎他們的事業(yè)和前途，一旦記錯(cuò)，查閱起來(lái)更加困難。其次這種管理模式往往還會(huì)增加檔案整理人員的工作強(qiáng)度，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以適應(yīng)檔案管理發(fā)展需要。有的單位即使用電腦管理檔案信息，也只是停留在基本信息的記錄上，沒(méi)有對(duì)管理進(jìn)行系統(tǒng)的分析研究，對(duì)提高人事檔案的管理水平和工作效率僅僅有限。再次傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行整理、分類、歸檔時(shí)，工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)重，而且特別麻煩復(fù)雜。

　　4.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

　　許多單位的管理人員根本就沒(méi)學(xué)過(guò)檔案管理基本知識(shí)，對(duì)檔案的了解只是感性認(rèn)識(shí)，也就是說(shuō)不會(huì)管理檔案，僅僅停留在電腦的基本操作上。信息化檔案管理要求顯然這些人不能適應(yīng)，管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)。對(duì)電子管理知之甚少。因此現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理需要專業(yè)知識(shí)管理能力和熟悉電腦知識(shí)的高素質(zhì)人才。

　　二、信息化管理的策略

　　1.加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)努力提高專業(yè)素質(zhì)

　　信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)每位檔案工作者提出了更高的要求，在業(yè)務(wù)素質(zhì)知識(shí)水平方面，包括業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，電腦學(xué)習(xí)。盡管科學(xué)技術(shù)對(duì)信息環(huán)境起著非常重要的推動(dòng)作用，但是檔案管理最終由具備高素質(zhì)的管理人才來(lái)完成：

　　(1)人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此要不斷加強(qiáng)檔案管理人員思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想覺(jué)悟以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。(2)檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，充分掌握檔案管理軟件，會(huì)運(yùn)用管理軟件來(lái)進(jìn)行檔案整理，分類歸檔，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，及時(shí)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

　　2.轉(zhuǎn)變管理模式

　　順應(yīng)信息化發(fā)展，檔案管理要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工整理檔案的作法，使用電腦對(duì)人員檔案進(jìn)行整理、歸類、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)更快更準(zhǔn)確的完成分類管理任務(wù)。

　　3.開(kāi)發(fā)出信息化檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)

　　檔案管理軟件可以系統(tǒng)的對(duì)人事檔案進(jìn)行自動(dòng)分析、整理、歸類、排列。即準(zhǔn)確快速又方便簡(jiǎn)潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，檔案數(shù)據(jù)信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。

　　4.加強(qiáng)人事檔案信息化管理安全性

　　首先，要保證電腦的安全，加強(qiáng)管理人員的安全技術(shù)培訓(xùn)，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊，禁止在檔案管理電腦上亂插U盤(pán)，移動(dòng)硬盤(pán)等，檔案管理電腦專用，并確定專業(yè)人員管理。其次，要把檔案管理的信息數(shù)據(jù)做好備份，存儲(chǔ)起來(lái)，以防電腦操作不慎丟失信息數(shù)據(jù)。再次規(guī)范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。

　　5.重視人事檔案信息入檔及修復(fù)工作

　　人事檔案管理工作需要嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待檔案生成、收集、驗(yàn)證、歸檔及利用的每一個(gè)過(guò)程，人事檔案管理的信息化建設(shè)工作同樣需要重視人事檔案形成的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，需重視人事檔案人檔后檔案核查與修復(fù)工作，工作人員需要定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核查與修復(fù)工作，出現(xiàn)理由是及時(shí)修復(fù)或恢復(fù)數(shù)據(jù)，必要時(shí)，要與原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比修復(fù)，以保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。