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董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程規定

時間:2024-08-14 21:30:56 規定 我要投稿
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董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程規定

  以下是董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程規定的內容,希望可以幫助到大家!

董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程規定

  一、 辦公室

  內 務

  1、辦公環境

  明亮整潔

  一塵不染

  家具擺放整齊

  辦公桌無文件累積

  文件整齊規范

  圖書排放整齊

  1、 每天準時上班。

  2、 開窗通風。

  3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

  4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。

  5、 為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。

  6、 每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。

  7、 及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。

  8、 每兩周吸塵一次。

  2、文件管理

  流程齊全

  分類合理

  處理及時

  管理規范

  1、 對所有文件先進行識別,并分類登記,再分別辦理。

  2、 外來紅頭文件:填寫收

  文處理單,向周浦秘書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,并留下記錄。

  3、 內部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內,便于董事長看閱。

  4、 外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。

  5、 內部通知、報告:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。

  6、 公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

  7、 重要的和緊急的文件,須提醒董事長。

  8、 每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次,并核對登記記錄。

  9、 根據文件積累的情況及時進行存檔,并作好相應記錄,便于查閱。

  二、來賓接待

  彬彬有禮

  熱情接待

  1、 笑臉相迎,茶水相待。

  2、 詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。

  3、 索要名片。

  4、 及時向董事長請示。

  5、 按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。

  6、 根據客人來訪時間及職務等級,征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

  三、會務服務

  1、 董事會

  準備充分

  安排周全

  接待周到

  組織完善

  1、 會議議程的擬定。

  2、 確定與會人員。

  3、 會議通知起

  草和發送。

  4、 會議文件的準備。

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