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PDCA循環(huán)管理提高醫(yī)院會(huì)計(jì)信息質(zhì)量論文
PDCA循環(huán)管理是遵循科學(xué)的程序，綜合運(yùn)用各種管理技術(shù)和方法，收集數(shù)據(jù)資料，通過流程優(yōu)化等方法來提高質(zhì)量和整體效益。會(huì)計(jì)信息的高質(zhì)量可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確依據(jù)。本文是醫(yī)院開展PDCA管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，旨在為醫(yī)院強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理提供參考。
會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求是對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中所提供會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的基本要求，是使財(cái)務(wù)報(bào)告中所提供會(huì)計(jì)審計(jì)信息對(duì)醫(yī)院管理者決策有用應(yīng)具備的基本特征，主要包括可靠性、相關(guān)性、清晰性、可比性、實(shí)質(zhì)重于形式、重要性、謹(jǐn)慎性和及時(shí)性等。可靠性是醫(yī)院會(huì)計(jì)信息首要的質(zhì)量要求，是綜合評(píng)價(jià)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理水平的重要依據(jù)，完整清晰的會(huì)計(jì)憑證也是重要的經(jīng)濟(jì)記錄材料。鑒于會(huì)計(jì)信息的重要性，我院運(yùn)用PDCA循環(huán)管理不斷對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)。
P(Plan)表示計(jì)劃;D(Do)表示執(zhí)行;C(Check)表示檢查;A(Action)表示處理。如圖1和表1所示。
一、問題分析
2012年新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度實(shí)行，新制度為達(dá)到醫(yī)院精細(xì)化管理的要求，對(duì)財(cái)務(wù)工作的要求越來越高，要求公立醫(yī)院嚴(yán)格預(yù)算管理，加強(qiáng)成本核算與控制，科學(xué)測(cè)算醫(yī)療服務(wù)成本;強(qiáng)化績(jī)效考評(píng)，系統(tǒng)評(píng)價(jià)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行及醫(yī)療服務(wù)效率。這都以醫(yī)院財(cái)務(wù)信息的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性為基礎(chǔ)。目前會(huì)計(jì)人員主要以支出報(bào)銷、記賬為主，缺乏綜合的專業(yè)知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)操作技能，多屬于事后核算型會(huì)計(jì)，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)在發(fā)生時(shí)缺乏準(zhǔn)確的職業(yè)判斷，問題沒有得到有效控制，如果稽核未及時(shí)跟進(jìn)，就使得會(huì)計(jì)處理不能做到前后一致，失去可比性及可理解性。
會(huì)計(jì)信息質(zhì)量不高的原因是多方面的，自2013年1月以來，筆者所在醫(yī)院為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，尋找解決的方法，將記賬憑證的正確率列為日常監(jiān)控指標(biāo)之一。對(duì)新醫(yī)院會(huì)計(jì)制度執(zhí)行以來所有原始憑證及記賬憑證進(jìn)行審核，根據(jù)會(huì)計(jì)核算復(fù)核錯(cuò)誤信息統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)憑證的正確性及完整性為81.2%，主要問題集中反映如表2所示。
基于以上問題，筆者運(yùn)用魚骨圖分析導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不正確的因素類型，并試圖找出造成這些缺陷的具體原因(見圖2)。
二、PDCA循環(huán)
(一)P：計(jì)劃
筆者所在醫(yī)院財(cái)務(wù)科自推進(jìn)“會(huì)計(jì)信息質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)”工作之始，重新對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程、崗位流程做了細(xì)致的梳理，畫出了財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程，將職責(zé)細(xì)化到每一個(gè)崗位，細(xì)化每個(gè)會(huì)計(jì)崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作，減少差錯(cuò)及模糊判斷。
制定了醫(yī)院《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度》，對(duì)醫(yī)院一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按：①合規(guī)、合法性控制，要求對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)認(rèn)真審核、把關(guān)，對(duì)不合規(guī)、不合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)堅(jiān)決制止;②授權(quán)、分權(quán)控制，明確每人每崗職責(zé)，未經(jīng)批準(zhǔn)和授權(quán)，不得處理有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù);③業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制，財(cái)務(wù)科針對(duì)每人工作職責(zé)制定了崗位說明書、操作標(biāo)準(zhǔn)，如果前一程序中未按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，下一流程工作人員可以按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行追蹤，要求整改到位。
要求會(huì)計(jì)人員根據(jù)自己的工作職責(zé)制訂出直管、監(jiān)管的工作計(jì)劃，計(jì)劃按日進(jìn)行，按周匯總，在計(jì)劃中主要體現(xiàn)：日常完成工作、重點(diǎn)完成工作、工作要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)、工作要從按標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行的原始材料中體現(xiàn)、每周對(duì)所開展的工作進(jìn)行總結(jié)，并按照新財(cái)務(wù)制度指導(dǎo)工作開展。
(二)D：執(zhí)行
1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員技能培訓(xùn)
每周制訂培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地進(jìn)行會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容考核，根據(jù)結(jié)果形成考核小結(jié)，對(duì)不合格人員繼續(xù)培訓(xùn)考核。
根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，重點(diǎn)培訓(xùn)了新預(yù)算法，醫(yī)院全成本核算、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制及醫(yī)保相關(guān)政策等。完善會(huì)計(jì)人員知識(shí)體系，提高職業(yè)判斷能力。
2.成立財(cái)務(wù)信息管理中心
統(tǒng)一的核算方法是規(guī)范醫(yī)院財(cái)務(wù)流程、提高數(shù)據(jù)可比性、提高決策支持信息質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。統(tǒng)一核算科目是統(tǒng)一核算方法能夠順利執(zhí)行的必要條件，是統(tǒng)一報(bào)表格式和取數(shù)公式的基礎(chǔ)。而統(tǒng)一的報(bào)表格式可提高醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、合并、分析等，是財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的前提。
財(cái)務(wù)信息管理中心主要做到醫(yī)院經(jīng)濟(jì)信息的整合，統(tǒng)一核算方法、科目、報(bào)表格式，使會(huì)計(jì)人員處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)有標(biāo)準(zhǔn)可循。通過數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，減少人為差錯(cuò)。
3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制
內(nèi)部約束機(jī)制的前提條件是建立并健全內(nèi)部控制制度，無規(guī)矩不成方圓，為強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)管權(quán)力，關(guān)鍵要通過制度來依法管理，發(fā)揮出內(nèi)部的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。因此在會(huì)計(jì)處理流程上需重點(diǎn)做到以下幾點(diǎn)。①授權(quán)審批，根據(jù)每位人員工作性質(zhì)授與一定權(quán)限，各級(jí)人員在授權(quán)范圍內(nèi)使用權(quán)限并承擔(dān)責(zé)任。②職務(wù)相互分離控制，每項(xiàng)業(yè)務(wù)至少要經(jīng)過彼此業(yè)務(wù)不相牽連的兩個(gè)或多個(gè)經(jīng)辦人員，以使一方工作能夠接受另一方的檢查和制約，通過交叉核對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。③復(fù)核與核對(duì)，醫(yī)院所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)由實(shí)施人以外的人員對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性予以驗(yàn)證。如：記賬憑證與原始憑證核對(duì)、賬表與實(shí)物核對(duì)、本期與歷史數(shù)據(jù)核對(duì)、實(shí)際發(fā)生與預(yù)算核對(duì)等。④信息系統(tǒng)控制，整合財(cái)務(wù)信息一體化，會(huì)計(jì)系統(tǒng)能從HIS系統(tǒng)等其他系統(tǒng)中引入各項(xiàng)收支數(shù)據(jù)，進(jìn)行科目信息、科室信息、收入信息自動(dòng)匹配，完成各類會(huì)計(jì)信息的比對(duì)，減少會(huì)計(jì)信息的人工匯集，防止主觀錯(cuò)差。⑤設(shè)置補(bǔ)償性控制點(diǎn)，根據(jù)每類業(yè)務(wù)處理的重要性，設(shè)置數(shù)目不等的補(bǔ)償性控制點(diǎn)，通過補(bǔ)償性控制形成合力，以保證質(zhì)量控制的可靠性。
(三)C：檢查
設(shè)定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檢查稽核管理記錄表(data collection form)，以各類檢查表格為管理媒介，通過交叉核對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在接單開始就已納入各類核實(shí)表格的檢查網(wǎng)絡(luò)中，出現(xiàn)錯(cuò)誤能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，以財(cái)務(wù)整改通知發(fā)放到責(zé)任人，內(nèi)容包括存在問題、整改要求、整改依據(jù)。對(duì)錯(cuò)誤問題集中的部分，即時(shí)召開財(cái)務(wù)專題討論會(huì)，進(jìn)行集中點(diǎn)評(píng)與學(xué)習(xí)。所有整改資料既保留了工作改進(jìn)過程記錄，也成為很好的學(xué)習(xí)借鑒材料。
在采取了實(shí)施階段的各項(xiàng)措施后，通過不斷的質(zhì)量控制，會(huì)計(jì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提高，每當(dāng)崗位在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理被查對(duì)出問題時(shí)，都能得到及時(shí)整改和分析，并形成完整的財(cái)務(wù)整改報(bào)告。
(四)A：處理
根據(jù)問題分析和總結(jié)出的解決方法，筆者所在醫(yī)院重新修訂了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程，細(xì)化了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度，重點(diǎn)從以下方面來認(rèn)真執(zhí)行流程規(guī)范。首先要嚴(yán)格規(guī)范日常的核對(duì)制度。日常的財(cái)務(wù)核對(duì)內(nèi)容有賬證的核對(duì)、賬賬的核對(duì)、賬表的核對(duì)、賬實(shí)的核對(duì)等。其次是每人負(fù)責(zé)一項(xiàng)專項(xiàng)檢查，可以交叉，但不能出現(xiàn)管理盲區(qū)。崗位的相關(guān)工作職責(zé)、工作的程序、職責(zé)的權(quán)限、原始資料的留檔、業(yè)務(wù)處理備忘記錄是專項(xiàng)檢查依據(jù)。
每位工作人員對(duì)所進(jìn)行的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行月結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)，尤其對(duì)會(huì)計(jì)處理的特殊事項(xiàng)進(jìn)行分析，由財(cái)務(wù)稽查小組對(duì)照計(jì)劃，監(jiān)督落實(shí)。
醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)每季度進(jìn)行會(huì)計(jì)信息質(zhì)量檢查，并將檢查結(jié)果在財(cái)務(wù)專題分析會(huì)議上進(jìn)行反饋，進(jìn)行持續(xù)的質(zhì)量跟蹤、處理。
主動(dòng)聘請(qǐng)外部審計(jì)事務(wù)所對(duì)新會(huì)計(jì)制度執(zhí)行以來的會(huì)計(jì)賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)，促進(jìn)質(zhì)量進(jìn)一步提升。
通過實(shí)際案例分析，啟發(fā)會(huì)計(jì)人員的觀察能力，獲得對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的感性認(rèn)識(shí);會(huì)計(jì)人員按照會(huì)計(jì)制度要求，客觀真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，應(yīng)形成完善工作備忘的習(xí)慣，通過文字記錄來反映科室間協(xié)調(diào)問題、解決問題的軌跡，以此加強(qiáng)記憶能力。在會(huì)計(jì)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)過程中已證明了良好的觀察能力、記憶能力、思維能力對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量控制有著重要的影響。
三、小結(jié)
醫(yī)院會(huì)計(jì)信息質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)，要求從會(huì)計(jì)人員自身、醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)處理流程等方面共同治理。
(1)加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，努力提升會(huì)計(jì)人員綜合處理、協(xié)調(diào)問題能力，使其具備較高的風(fēng)險(xiǎn)管理能力。培訓(xùn)不能僅限于專業(yè)知識(shí)，要把法制教育、思想政治教育、職業(yè)道德教育同專業(yè)技能培訓(xùn)結(jié)合起來，使會(huì)計(jì)人員真正按照制度的要求，正確使用會(huì)計(jì)方法辦理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，不盲從，實(shí)事求是，確保會(huì)計(jì)信息客觀真實(shí)。
(2)建立規(guī)范的會(huì)計(jì)工作秩序，依法行事。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，進(jìn)行對(duì)照檢查、整改，健全內(nèi)部各項(xiàng)會(huì)計(jì)管理規(guī)章制度，建立良好的會(huì)計(jì)工作秩序，使記賬、算賬、報(bào)賬等工作符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和制度要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。會(huì)計(jì)人員以會(huì)計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度為行事準(zhǔn)則，在確保職業(yè)謹(jǐn)慎性以及規(guī)范性時(shí)，能從整體角度出發(fā)，用科學(xué)分析的方法，找出進(jìn)行解決的辦法以及思路。
(3)加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)的信息監(jiān)督，提高對(duì)財(cái)務(wù)的監(jiān)控力度。應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，會(huì)計(jì)的監(jiān)督要落實(shí)到醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)，將事后核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砗怂恪Ｊ紫裙_辦事的制度和程序，保證審批手續(xù)齊全，層層進(jìn)行把關(guān)，以制度事前規(guī)范，做到防患于未然。其次，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)及外部監(jiān)督作用，將事后的監(jiān)督管理作為重點(diǎn)，把事前審核、事中監(jiān)控以及事后檢查稽核進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，構(gòu)建多環(huán)節(jié)、全過程的財(cái)務(wù)監(jiān)管格局，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量真實(shí)可靠。
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