計算機信息技術的事業單位檔案資源管理思考論文

　　【摘要】目前，計算機信息技術已經被廣泛地應用于事業單位檔案資源管理中，先進的計算機信息技術提高了事業單位檔案資源管理工作的效率與質量，推動了事業單位綜合信息品質的發展。在此背景下，本文將針對事業單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用進行具體分析，研究了檔案資源管理中計算機信息技術的作用，事業單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用，旨在提高事業單位檔案資源管理水平，更好地服務于人民。

　　【關鍵詞】事業單位；檔案資源管理；計算機信息技術；應用

　　隨著計算機信息技術的飛速發展，應用計算機信息技術可以幫助事業單位實現檔案資源管理由傳統的手工錄入或掃描方式轉變為自動處理信息的管理模式，并方便提供利用檔案信息。因此，事業單位在檔案資源管理中充分地應用計算機信息技術已經成為檔案工作迎合信息社會的必然選擇。

　　一、計算機信息技術在檔案管理中的作用

　　（一）有效拓展了檔案管理的范圍。受信息傳送技術的限制，傳統的檔案資源開發對象主要是針對小范圍內的資源或者企業事業單位現有的資源。但如果將計算機信息化技術引入檔案資源管理系統中，便很好地解決了空間與時間限制這一難題，事業單位可隨時隨地進行檔案管理工作或者提供服務。（二）實現了檔案資源管理的系統化。采用信息化技術不僅能夠有效拓展信息存儲量，提高信息存儲的可靠性，還可使得檔案資源管理更加系統化。擁有一套良好的信息化系統可將檔案管理的所有信息存儲在內，覆蓋所有范疇的檔案資源管理內容，確保數據的統一。（三）促進事業單位管理的精細化。將信息化技術引入檔案資源管理系統中，可進一步加強事業單位的精細化管理。將所有的檔案資源信息以電子版的形式存儲起來，以便隨時查閱。事業單位的檔案資源管理性質從服務轉為戰略發展，這對事業單位的改革與發展大有裨益。

　　二、事業單位檔案資源管理中計算機信息技術的應用

　　（一）提高信息化水平。目前，大多數事業單位忽視了檔案資源管理工作，然而，隨著科技的進步和時代的發展，檔案資源管理在事業單位發展中發揮的作用越來越重要。因此，事業單位檔案資源管理中計算機信息技術有效應用的第一步就是提高信息化水平，加強信息化建設。事業單位在信息化檔案管理模式構建過程中，應該充分考慮資金基礎和實際需求，確定科學合理的信息化建設思路。比如，當事業單位資金缺乏時，可以通過租賃云端服務器來進行信息化建設，將檔案信息存儲在所租賃的云端服務器中。值得注意的時，事業單位在選擇租賃云端服務器時，一定要確保云商的可靠性，從而保證檔案的安全性；當資金充足或所需要處理的檔案數據量較為龐大時，事業單位可以選擇購買服務器，構建檔案資源管理數據庫，但要注意盡量選用系統結構穩定、性能好、檔案數據處理速度快的服務器。（二）建立全面的電子檔案資源管理系統。電子檔案管理系統能夠按照檔案的規格、類型和時間等不同標準對相關檔案進行詳細的記錄。電子化信息資料具有及時更新的特點，能夠實時記錄事業單位某一時間段發生的各項業務，為事業單位的領導未來工作的計劃和部署提供可靠的數據依據。此外，電子化信息資料的記錄更加便捷，與傳統的手工作業相比，不僅減少了人工管理成本，更重要的是極大地提高了檔案管理工作的效率，推動著事業單位的檔案管理更加科學、規范、標準和便捷。（三）提高檔案加工和利用效率。傳統紙質檔案的保存與管理需要消耗工作人員大量的時間和精力，且檔案文獻存放的時間越長就越容易出現破損，需要后期維護。傳統紙質檔案的查詢僅僅依賴人工來進行檢索，再加之檔案的種類繁多、時間跨度長，難以滿足時代發展的需要。然而，通過應用計算機信息技術將檔案信息保存為電子檔案，不僅減輕了檔案資源管理工作人員的工作量，提高了檔案加工的效率，同時也使得檔案信息檢索和查詢更加方便快捷、（四）提升管理人員的專業素養。事業單位檔案資源管理信息技術應用過程中，提升管理人員的專業素養也是非常重要的舉措。一方面，事業單位可以積極引入高素質、高學歷的檔案管理人才。另一方面，注重對相關檔案管理人員的培養，全面提升檔案管理隊伍的專業素養和信息化技能。這樣才能保證信息技術的有效應用，提高了檔案管理工作的質量和效率，避免問題的發生，有效增強了檔案管理的可靠性和安全性。

　　三、結語

　　計算機信息技術在事業單位檔案資源管理中的應用有效地拓展了檔案管理范圍、實現了檔案資源管理的系統化、促進事業單位管理的精細化，信息時代背景下，事業單位通過加強檔案管理中的信息化建設、系統梳理檔案資源體系、提高檔案加工和利用效率及提升管理人員的專業素養等途徑，可以實現電子化檔案管理機制的構建，只有這樣才能保證企業經營發展的競爭實力，促進企業的快速穩定發展。

　　【參考文獻】

　　[1]姜波林,趙麗芳.事業單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析[J].知識文庫,2016(6):41-42.

　　[2]吳秀娟.信息技術在事業單位檔案管理中的應用探討[J].辦公室業務,2016(11):40.

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