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禮儀

職場(chǎng)接聽電話禮儀

時(shí)間:2022-10-26 04:08:47 禮儀 我要投稿

職場(chǎng)接聽電話禮儀

  在職場(chǎng)中打拼的你,一定要懂得職場(chǎng)禮儀,并且應(yīng)該學(xué)會(huì)如何巧妙地避開這些禁忌。有助于增加別人對(duì)你的好感,從而在職場(chǎng)中避免難堪。下面小編為你提供了一些職場(chǎng)接打電話禮儀。

職場(chǎng)接聽電話禮儀

  一、打電話注意事項(xiàng)

  1.要正確有效地使用電話,應(yīng)該做到親切文明、簡(jiǎn)捷準(zhǔn)確。

  打電話時(shí),雖然相互看不見,但是聞聲可知其人。

  因此,通話時(shí)一定要客氣禮貌堅(jiān)持用“您好“開頭,“請(qǐng)“字在其中,“謝謝“、“不客氣“結(jié)尾,嗓音要清晰,音量在適中,語速要恰當(dāng),通過聲音在對(duì)方心里樹立良好的形象。

  打電話是為了爭(zhēng)取時(shí)間,提高信息交流的效率,因此交談時(shí)詞語達(dá)意簡(jiǎn)潔,語言清晰準(zhǔn)確,以避免誤聽。

  2.重要的第一聲

  當(dāng)我們打電話給某單位,若一接通,就使對(duì)方聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲,心情一定會(huì)很愉快,使雙方對(duì)話能順利展開。

  在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會(huì)對(duì)對(duì)方留下美好的印象。

  同樣說:“您好,這里是XX“,但聲音清脆、悅耳,吐字清晰,同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音,會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。

  在電話中給人印象不佳,對(duì)方對(duì)你所在的單位也會(huì)有看法。

  因此要記住,接電話時(shí),應(yīng)有“我代表企業(yè)的形象“的意識(shí)。

  3.迅速準(zhǔn)確的接聽

  企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙,一個(gè)辦公定有時(shí)往往會(huì)有幾部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。

  電話鈴聲響一聲大約3秒鐘,若長時(shí)間無人接電話,讓對(duì)方久等是很不禮貌的,對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分焦急,你所在的企業(yè)會(huì)給他留下不好的印象。

  即使電話離自己很遠(yuǎn),聽到電話鈴聲后,應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的,這樣的習(xí)慣也是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。

  如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久,接起電話只是“喂“了一聲,對(duì)方會(huì)十分不滿,并留下惡劣的印象。

  4.打電話之前,應(yīng)確定第一受話人、第二受話人,然后確定電話交談的內(nèi)容,如果內(nèi)容較多,應(yīng)事先打個(gè)腹稿,力求表達(dá)清楚、簡(jiǎn)練。

  給不熟悉的對(duì)象打電話時(shí),要給對(duì)方以沉著、思路清晰的感覺。

  接通電話并確認(rèn)電話號(hào)碼無誤時(shí),應(yīng)立即簡(jiǎn)要報(bào)明自己的身份、姓名及要通話的人名,當(dāng)對(duì)方答 “稍候“時(shí),應(yīng)握著話筒靜候;假如對(duì)方告訴你“要找的人不在“時(shí),切不可魯莽地將話筒“喀啦“一下掛斷,應(yīng)道聲“謝謝“。

  5.打電話要簡(jiǎn)短,長時(shí)間占線,有可能誤事。

  6.打完電話,不要忘記說一聲“我掛電話了,好嗎?“或者說一聲:“再見“!如果對(duì)方是長輩或領(lǐng)導(dǎo),要等對(duì)方掛斷電話,自己才放下聽筒,表示禮貌。

  二、有效的電話溝通技巧

  1.上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話都十分重要,不可敷衍,即使對(duì)方要找的人不在,切忌

  粗率答復(fù):「他不在」即將電話掛斷。

  接電話時(shí)也要盡可能問清事由,避免誤事。

  對(duì)方查詢本部門其它單位電話號(hào)碼時(shí),應(yīng)迅即查告,不能說不知道。

  2.我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來電的目的,如自己無法處理,也應(yīng)認(rèn)真記錄下來,委婉地探求對(duì)方來電目的,就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

  3.對(duì)對(duì)方提出的問題應(yīng)耐心傾聽;表示意見時(shí),應(yīng)讓他能適度地暢所欲言,除非不得已,否則不要插嘴。

  期間可以通過提問來探究對(duì)方的需求與問題。

  注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關(guān)鍵。

  4.接到責(zé)難或批評(píng)性的電話時(shí),應(yīng)委婉解說,并向其表示歉意或謝意,不可與發(fā)話人爭(zhēng)辯。

  5.電話交談事項(xiàng),應(yīng)注意正確性,將事項(xiàng)完整地交待清楚,以增加對(duì)方認(rèn)同,不可敷衍了事。

  6.如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件,應(yīng)先估計(jì)可能耗用時(shí)間之長短,若查閱或查催時(shí)間較長,最好不讓對(duì)方久候,應(yīng)改用另行回話之方式,并盡早回話。

  以電話索取書表時(shí),應(yīng)即錄案把握時(shí)效,盡快地寄達(dá)。

  三、打電話的時(shí)間

  1.在打電話時(shí),假如尊重對(duì)方,禮貌熱情,會(huì)給對(duì)方良好的印象。

  通話應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間,無緊急情況,一般,白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后),夜間則在21點(diǎn)以前,以免打攪他人休息。

  有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話。

  一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜,盡量提高通話效率,減少占用時(shí)間。

  2.使用電話應(yīng)做好充分的預(yù)備。

  通話以前,應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹、有的放矢,避免詞不達(dá)意、結(jié)結(jié)巴巴的通話;電話機(jī)旁應(yīng)備有記事簿,以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對(duì)方的時(shí)間。

  3.向外打電話時(shí),應(yīng)記準(zhǔn)電話號(hào)碼,以免打錯(cuò)。

  假如撥錯(cuò)號(hào)碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機(jī)。

  撥通后,首先應(yīng)說“你好!”然后迅速通報(bào)自己的單位,必要時(shí)還應(yīng)報(bào)上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰:“請(qǐng)麻煩您找一下××先生聽電話,謝謝。”如對(duì)方答應(yīng)找人后,應(yīng)手持聽筒靜候,不要在此時(shí)離開或做其它的事。

  對(duì)方告訴你要找的人不在時(shí),切不可當(dāng)即掛斷,而應(yīng)當(dāng)說“謝謝,打攪了!”或請(qǐng)對(duì)方幫助傳達(dá):“假如可以的話,能不能麻煩您轉(zhuǎn)他……”等。

  若對(duì)方答應(yīng)你的請(qǐng)求,應(yīng)表示感謝;假如要找的人接電話,應(yīng)先致以簡(jiǎn)短的禮貌的問候,而后進(jìn)入正式談話。

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