職場接聽電話禮儀

　　在職場中打拼的你，一定要懂得職場禮儀，并且應該學會如何巧妙地避開這些禁忌。有助于增加別人對你的好感，從而在職場中避免難堪。下面小編為你提供了一些職場接打電話禮儀。

　　一、打電話注意事項

　　1.要正確有效地使用電話，應該做到親切文明、簡捷準確。

　　打電話時，雖然相互看不見，但是聞聲可知其人。

　　因此，通話時一定要客氣禮貌堅持用“您好“開頭，“請“字在其中，“謝謝“、“不客氣“結尾，嗓音要清晰，音量在適中，語速要恰當，通過聲音在對方心里樹立良好的形象。

　　打電話是為了爭取時間，提高信息交流的效率，因此交談時詞語達意簡潔，語言清晰準確，以避免誤聽。

　　2.重要的第一聲

　　當我們打電話給某單位，若一接通，就使對方聽到對方親切、優美的招呼聲，心情一定會很愉快，使雙方對話能順利展開。

　　在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會對對方留下美好的印象。

　　同樣說：“您好，這里是XX“，但聲音清脆、悅耳，吐字清晰，同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音，會給對方留下完全不同的印象。

　　在電話中給人印象不佳，對方對你所在的單位也會有看法。

　　因此要記住，接電話時，應有“我代表企業的形象“的意識。

　　3.迅速準確的接聽

　　企業業務繁忙，一個辦公定有時往往會有幾部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。

　　電話鈴聲響一聲大約3秒鐘，若長時間無人接電話，讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分焦急，你所在的企業會給他留下不好的印象。

　　即使電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣也是每個辦公室工作人員都應該養成的。

　　如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂“了一聲，對方會十分不滿，并留下惡劣的印象。

　　4.打電話之前，應確定第一受話人、第二受話人，然后確定電話交談的內容，如果內容較多，應事先打個腹稿，力求表達清楚、簡練。

　　給不熟悉的對象打電話時，要給對方以沉著、思路清晰的感覺。

　　接通電話并確認電話號碼無誤時，應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名，當對方答 “稍候“時，應握著話筒靜候;假如對方告訴你“要找的人不在“時，切不可魯莽地將話筒“喀啦“一下掛斷，應道聲“謝謝“。

　　5.打電話要簡短，長時間占線，有可能誤事。

　　6.打完電話，不要忘記說一聲“我掛電話了，好嗎?“或者說一聲：“再見“!如果對方是長輩或領導，要等對方掛斷電話，自己才放下聽筒，表示禮貌。

　　二、有效的電話溝通技巧

　　1.上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌

　　粗率答復：「他不在」即將電話掛斷。

　　接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。

　　對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。

　　2.我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　3.對對方提出的問題應耐心傾聽;表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。

　　期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。

　　注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。

　　4.接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。

　　5.電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。

　　6.如遇需要查尋數據或另行聯系之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，并盡早回話。

　　以電話索取書表時，應即錄案把握時效，盡快地寄達。

　　三、打電話的時間

　　1.在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。

　　通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以后(假日在9點以后)，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。

　　有午睡的季節，不應在中午打電話。

　　一般通話時間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話效率，減少占用時間。

　　2.使用電話應做好充分的預備。

　　通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。

　　3.向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。

　　假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。

　　撥通后，首先應說“你好!”然后迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人后，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。

　　對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。

　　若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而后進入正式談話。

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