紙質文件如何分類管理

　　各行各業都在順應“信息資料電子化“的潮流，公文作為行政機關和企事業單位行使管理職能不可缺少的重要工具，仍大量依存于紙介質，紙質文件如何分類管理?來看下面：

　　首先要把紙質文件按照文件的類別分類，每類越細越好

　　用便簽子寫清楚這類分類的意義和用途

　　然后用訂書機定好，如果你的分類越細，那么理論上應該是每一類都紙比較少的

　　如果訂書機定不了很多的話，可以考慮用不同顏色的回形針，按事情的輕重緩急來分類標明

　　最后要記得的事情就是一定要經常清理文件，已經可以塵封鎖在抽屜的文件就不要放在常用的文件夾里面了。

　　紙質文件如何分類管理【2】

　　拍攝錄入

　　將紙質文檔用拍攝的方式錄入電腦，節省大量打字錄入的時間;通過OCR技術瞬間提取圖片中的文字并保存為可編輯的電子文件。

　　云端同步

　　用手機、電腦、iPad等各種終端設備拍攝獲取圖片，識別后同步到紙質文檔管理系統的服務器。

　　核對校正文檔內容

　　文檔圖片的識別結果和文檔圖片可同時調出，方便核對和校正。

　　分類管理文檔

　　文檔拍攝后將批量文檔圖片及識別結果分多維度分類存儲。

　　主要應用于個人及行業客戶的各類紙質文檔管理，包括各類個人證明、證件、票據等以及企事業單位檔案、合同、資質證明等。

　　文檔如何管理【3】

　　確定文檔管理角色確保您的計劃中包含組織的重要項目負責人的反饋意見，您具有適當的團隊來實現解決方案，并且您知道誰將參與文檔管理過程。

　　致得E6協同文檔管理系統有關創建文檔管理規劃團隊的詳細信息，請參閱確定文檔管理參與者和項目負責人。

　　分析文檔用途在確定使用文檔的人員后，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。

　　有關詳細信息，請參閱分析文檔用途。

　　規劃文檔的組織結構您可以將文檔放在庫、團隊網站和門戶網站中。

　　Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網站(如記錄庫)到自由格式文檔庫(用于特殊文檔創建和協作)。

　　在一個庫中，您可以進一步將內容劃分到文件夾和子文件夾中。

　　有關詳細信息，請參閱規劃文檔庫。

　　規劃如何在各位置之間移動內容 在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網站或庫移動到另一個網站或庫。

　　例如，發布過程可能包括將文檔從暫存網站移動到公共 Internet 網站。

　　如果在網站之間移動內容時需要將內容從一種格式轉換為另一種格式，則您還需要規劃內容轉換。

　　有關詳細信息，請參閱主題規劃文檔庫中的"規劃內容的流動"。

　　規劃內容類型使用內容類型來組織有關文檔類型的信息，如元數據

　　文檔模板、策略和工作流程。

　　這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。

　　有關詳細信息，請參閱規劃內容類型 (Office SharePoint Server)。

　　規劃內容控制您可以為每種內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。

　　例如，對于文檔庫，您可以計劃要求簽入和簽出以及使用信息權限管理來防止未授權分發文檔。

　　有關詳細信息，請參閱規劃版本控制、內容審批和簽出。

　　規劃工作流通過為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中進行協作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。

　　Office SharePoint Server 2007 包括適用于一般團隊任務的工作流，如審核和批準文檔。

　　Office SharePoint Server 2007 還支持創建和安裝自定義工作流。

　　有關詳細信息，請參閱為文檔管理規劃工作流。

　　規劃策略對于每種內容類型，應規劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當的審計、保留，或者根據組織的機構要求和法律要求處理文檔。

　　Office SharePoint Server 2007 包含實現審計、文檔保留、標簽和條形碼等的策略(以確保所打印的內容可以與文檔庫中的相應版本相關)。

　　有關詳細信息，請參閱規劃信息管理策略。

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