管理學對行政文秘日常工作的啟示論文

　　秘書學是一門研究秘書活動及其規(guī)律的應用性學科，秘書活動在我國歷史悠久，但我國古代對于秘書活動的研究多為零散的、局部的。①西方現(xiàn)代秘書學傳入中國之后，我國秘書學飛速發(fā)展，研究范圍和研究方法都有了很大拓展，而且取得了較為豐碩的研究成果，但是秘書學的研究一直沒有和管理科學的理論相聯(lián)系、相結合，行政文秘的日常管理工作缺乏科學管理理論指導。因此，把管理學的思想和理念應用到行政文秘的日常工作中，就變成了當今秘書學研究急需開拓的領域。

　　一、行政文秘的自我管理

　　行政文秘的自我管理對于自身素質增強、業(yè)務能力的提高，具有重要作用。文秘從業(yè)人員如能進行良好的自我管理，也有利于更加順利的開展日常工作，更好地輔助領導進行決策。

　　（一）彼得·德魯克的自我管理理論

　　管理學家彼得德魯克于1954年提出了“自我管理”的管理哲學理論，所謂自我管理，是指個體或群體計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制自身的活動，以期望更好地達到自己的目標；也就是個人對自己本身，自己的目標、心理、思想、行為等要素進行的管理，自己把自己組織起來，自己管理自己，自己約束自己，自己激勵自己。②這個理論對于行政文秘自我管理具有重要意義。

　　自我管理的構成包括六個方面，分別是：

　　1.了解自身優(yōu)勢。

　　通過反饋分析的方法了解自身優(yōu)勢和長處，即做某件事時，個人對可能產(chǎn)生的結果進行預期并加以記錄，經(jīng)過一段時間以后，對結果進行反饋分析。通過反饋分析可以實現(xiàn)：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢，將精力放在自己擅長的領域。

　　2.了解自身的行為方式。

　　包括：分析自己在溝通中扮演什幺角色，是傾訴者還是傾聽者；認識清楚自己的學習和工作方式的特征，了解自己善于獨立完成工作還是與他人合作完成工作。

　　3.了解自身價值觀。

　　個人價值觀與組織價值觀不要求完全一致，但須大致相同，并能夠互相并存。每個人的成長環(huán)境不同，有著各不相同的價值定位，要認清自己的價值觀，與組織價值觀和諧共處，營造一個融洽的工作環(huán)境。

　　4.了解自身歸屬。

　　所謂歸屬是指個人應把握清楚自己的價值觀、劣勢、優(yōu)勢，并清楚自己的歸屬，在機會來臨時必須緊緊抓住，以取得事業(yè)成功。

　　5.了解自己應該貢獻什幺。

　　即善于分析形勢需要什幺，想要實現(xiàn)什幺樣的工作結果以及如何完成工作。面對工作任務要認真分析，在現(xiàn)實狀況下應該如何利用自己優(yōu)勢和工作方式，最有效地完成工作。

　　6.對關系負責。

　　個人必須充分了解上級、同級和下級的表達方式、價值觀和優(yōu)勢，以提高溝通效果，并建立良好的人際關系。大多數(shù)人都需要與他人合作，而且只有與他人合作人們才能更有效率。

　　（二）“自我管理理論”對行政文秘的啟示

　　自我管理理論對于行政文秘有效提高自身素質、增強業(yè)務能力具有非常重要的意義。行政文秘在日常工作和生活中要經(jīng)常進行反思，按照自我管理理論的六個組成部分進行自我管理，具體如下：

　　1.行政文秘要充分了解自身優(yōu)勢

　　自我管理理論主要要求自我管理者要做到以下兩方面：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身長處。（2）集中自身優(yōu)勢，將精力集中在自己能力強或知識豐富的領域。

　　2.行政文秘要了解自身的行為方式

　　行政文秘在自我認知的基礎上要弄清自己屬于“閱讀型”還是“傾聽型”的人、是擅長獨自完成工作還是和別人合作一起完成工作。根據(jù)自己的性格特質進行信息搜集、建言獻策等工作，確定自己擅長的學習和工作方式，用更高效的方式進行學習和工作。

　　3.行政文秘要對自身價值觀有一個清晰的認識

　　因為每個人的成長環(huán)境不同，所以每個人都有各自的價值定位，這是自己職業(yè)規(guī)劃和人生規(guī)劃的前提。行政文秘要根據(jù)自己的價值觀選擇從業(yè)單位和行業(yè)，從而在一個和諧的價值環(huán)境下開展工作，實現(xiàn)人生價值。

　　4.行政文秘要了解自身歸屬

　　行政文秘只有了解自己的優(yōu)勢、價值觀、行為方式，并清楚自己的歸屬，才能抓住機遇，有一個良好的職業(yè)前景。行政文秘在弄清自己的行為方式、價值觀和優(yōu)勢之后，要進行自我定位，確定自己的歸屬，順利地開展工作就是水到渠成的事了。

　　5.行政文秘要協(xié)調(diào)各方關系

　　行政文秘需要承擔維系人際關系的責任。文秘工作者需要接受一個事實，那就是其他人與我們一樣都是獨立的個人，有各自的處事方式，要相互包容；同時要了解他人的長處、做事方式、價值觀，以便在工作中發(fā)揮各自優(yōu)勢，協(xié)同互助。

　　二、管理學中的“SWOT”分析法

　　（一）SWOT分析

　　SWOT分析即優(yōu)勢（strengths，S）、劣勢（weaknesses，W）、機遇（opportunities，O）和威脅（threats，T）的分析，從根本意義上說是一個決策過程，最早是由美國舊金山大學的管理學教授在20世紀80年代初提出來的。③具體如下：

　　1.S（Strength優(yōu)勢）是內(nèi)部因素，具體包括：有利的競爭態(tài)勢；良好的形象；較強的能力；良好的人際關系；領導的器重；良好的職業(yè)發(fā)展前景等。

　　2.W（Weakness弱勢）是指在競爭中相對弱勢的方面，具體包括：觀念落后、思想不靈活、學歷低、單位內(nèi)部存在人際矛盾等。

　　3.O（Opportunity機會）是組織機構的外部因素，具體包括：提升學歷的機會、能夠幫助公司接到新訂單、領導的關注等。

　　4.T（Threat威脅）也是組織機構的外部因素，具體包括：新的競爭對手；組織市場緊縮；行業(yè)政策變化；經(jīng)濟衰退；市場偏好改變；突發(fā)事件等。

　　（二）“SWOT”分析對行政文秘的啟示

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