同其它信函一樣，商業(yè)信函也是一種具有習(xí)慣格式的文體。商業(yè)信函通常由信封、信文及附件3部分構(gòu)成。前兩部分是必不可少的，而后者則需視具體情況而定。

　　

　　1)信封

　　

　　(1)信封的種類

　　

　　信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時，將收信人地址寫在信封的上方；用豎式信封時，將收信人地址寫在信封的右側(cè)，如果位置顛倒了，就會導(dǎo)致投遞錯誤，發(fā)信人寄出的信又會給投遞回來。

　　

　　(2)信封的內(nèi)容

　　

　　①收信人地址。用橫式信封時，收信人地址居上書寫；用豎式信封時居右書寫。這部分內(nèi)容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區(qū)、街道、門牌號碼，以及單位全稱和業(yè)務(wù)部門名稱。收信人的地址要寫得詳細(xì)具體、準(zhǔn)確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細(xì)地址，也不要簡化單位名稱，以免誤投。

　　

　　②收信人姓名。一般寫在中間位置，字稍大。姓名后接寫稱呼等，如“同志收”、“先生啟”。初次聯(lián)系工作時，如不知對方姓名，或有時為避免因?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)人員調(diào)動工作(或出差)而延誤書信的處理，也可把具體業(yè)務(wù)部門作為收信人，如某廠“銷售科收”等。

　　

　　③寄信人地址及姓名。用橫式信封時居下書寫；用豎式信封時居左書寫。

　　

　　根據(jù)郵政部門的規(guī)定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。

　　

　　(3)國外信封書寫格式。為了便于投遞，對國外商業(yè)業(yè)務(wù)信函，應(yīng)按國外的習(xí)慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內(nèi)不同，而寄往使用英語的國家和地區(qū)的商業(yè)信函，其信封書寫格式又分美式和英式兩種：

　　

　　①美式信封書寫格式，一般是在信封左上角寫寄信人的姓名與地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址寫在信封的居中偏右位置，包括：收信人的稱謂(先生、女士、經(jīng)理等)和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。

　　

　　郵票一般貼在信封右上角，航空標(biāo)志或貼或?qū)懺卩]票下方。

　　

　　②英式信封書寫格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角，航空標(biāo)志或貼或印在信封的左上角；收信人的姓名與地址寫在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時，美國習(xí)慣一般都采用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫法則多采用縮進(jìn)式，即每行逐次向右縮進(jìn)。

　　

　　③為投遞方便，信封上(可在信封左上角或右下角)還標(biāo)注有關(guān)投遞事項，常見的有：

　　

　　1)航空(By Air-Mail)；

　　

　　2)掛號(Registered，或Reg；Regd.)；

　　

　　3)快遞郵件(Express)；

　　

　　4)包裹郵件(Parcel Post)；

　　

　　5)印刷品(Printed Matter)；

　　

　　6)樣品(Sample)；

　　

　　7)商業(yè)文件(Commercial Papers)；

　　

　　8)密函(Confidentia1)；

　　

　　9)親啟，私人信(Private)；

　　

　　10)贈品(With Compliments)；

　　

　　11)如無法投遞，請退某處(1fimdelivered，please re-turn to......)；

　　

　　12)保護(hù)退還郵費(fèi)(Return Postage(Guaranteed)；

　　

　　13)留存郵局(Post Restitute／Care Postmaster)；

　　

　　14)無商品價值樣品(Sample(s) of no commercial Value)。

　　

　　2)信文

　　

　　信文又稱信箋。它記載商業(yè)業(yè)務(wù)的具體事宜，是商業(yè)信函的核心部分。信文內(nèi)容多種多樣，其表達(dá)既靈活，又有一定的格式。一般分為開頭、正文、結(jié)尾和署名4個部分。

　　

　　3)附件

　　

　　商業(yè)信函常見的附件有報價單、產(chǎn)品介紹或說明書、訂購合同、發(fā)貨通知單、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗書等，用以證實信文所寫的各種論點，或作為商業(yè)業(yè)務(wù)往來的確認(rèn)手續(xù)。

　　

　　××敬上