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數字化檔案信息安全管理研究論文
摘要：現階段，傳統的紙質檔案正逐漸轉變為數字化的信息系統，不僅節省了大量的空間，檔案的利用率也大幅提高，同時，數字化檔案信息的安全性也備受人們的關注。由于數字化檔案信息管理模式在我國才剛剛起步，在很多細節方面仍然存在一些管理弊病，導致檔案信息的安全性無法得到保障。本文將論述數字化檔案信息安全管理的有效策略，以供檔案管理人員參考和借鑒。
關鍵詞：數字化；檔案信息；安全管理
中圖分類號：TU714
文獻標識碼：A
檔案記錄了一個單位的基本管理信息和科技信息，在其生產和生活中都有著不容忽視的作用，一旦遭到泄漏會給其帶來巨大的困擾，甚至會影響到生產和科技成果的保密，直接威脅其在同行業中的地位和發展。因此檔案管理人員必須制定完善的安全管理策略，保證檔案信息的安全性。下面將從四個方面介紹檔案信息安全策略的具體內容。
一、數字化檔案信息的安全防范
要想保證數字化檔案信息的安全性，首要環節是設置訪問權限，對訪問用戶進行監督和控制，避免檔案信息的盜用和泄漏。系統將設置不同的訪問權限，用戶在登錄檔案系統時必須輸入用戶名和密碼，這將作為系統識別用戶身份的主要途徑，系統還會根據用戶的登陸端口判斷是否為默認的登陸地址，如果不符合系統設定，那么用戶就無法登錄。通過驗證的用戶會看到系統開放的訪問目錄和文件，這是系統根據用戶的權限設定的，只有具備相應權限的用戶才能看到文件的具體內容。同時，系統會為用戶指明其可以行使的功能，如閱讀、修改、下載、拷貝等，用戶只能按照規定要求操作，如果存在違規行為系統將不予執行，以保護文件不受用戶的非法刪除和盜用。系統還會自動生成工作日志，包括用戶在不同時間的訪問記錄、具體操作等，為數字化檔案信息的安全管理工作提供科學可靠的依據。
二、數字化檔案傳輸的安全控制
一是網絡監測和鎖定控制。如果用戶連續多次登錄失敗，或者是存在非法侵入檔案系統的行為，即被系統判定為非法訪問的用戶，系統會以圖像、聲音的形式報警，并自動追蹤其網絡地址，檔案管理人員要隨時監控后臺系統，以便及時采取應對措施。二是網絡端口和節點的安全控制網絡環境中信息服務器的端口往往使用自動回呼設備，靜默調制解調器加以保護，并以加密的形式來識別節點的身份。自動回呼設備用于防止假冒合法用戶，靜默調制解調器用以防范非法用戶的自動撥號程序對計算機進行攻擊。網絡可以對服務器端口和用戶端采取控制。用戶必須攜帶證實身份的驗證器，用戶的身份通過驗證之后，才能進入用戶端，然后，用戶端和服務器再進行相互驗證。三是信息加密控制。數字化檔案的特殊性決定了它的不完全公開性，采用加密技術可以確保數字化檔案信息內容的安全。信息加密方法有很多，加密的強度基本上由加密使用的密鑰長度來決定。信息加密過程是由形形色色的加密算法來具體實施的，它以很小的代價提供有效的安全保護。
三、實物與環境的安全控制
數字化檔案信息是以計算機硬件設備為依托存在的，如果外在的硬件設施遭到破壞，那么檔案信息的安全性就會遭受極大威脅。為了分散風險，應定期備份檔案信息，將重要的信息分開存儲，這樣當系統癱瘓時就可以實時還原，不用擔心文件的遺失；或者是將檔案信息存儲到兩個服務器上，任何一個服務器都可以當作主服務器，并將兩臺服務器分開設置，平時只使用其中一臺服務器，另一臺備用，以備不時之需。同時，應為機房布設兩條供電線路和一條后備穩定電源，防止突然斷電造成當前的操作中斷、數據丟失，使系統在任何情況下都可以正常運行。此外，機房要設置環境監控系統，實時監控環境的溫濕度，并做好通風散熱工作，防止硬件系統的故障帶來的數字化檔案信息風險。
四、數字化檔案管理人員的安全控制
檔案管理人員是保證檔案信息安全性的重要一環，只有高素質、高水平的管理人員才能實現對檔案信息的全面、精密管理，反之，則會造成檔案信息的遺失和泄漏。檔案管理人員安全意識薄弱、從傳統保管到信息利用的角色轉變不及時、整體學歷水平不高也是現實問題，因此，做好檔案管理人員的培訓工作，提高其個人素質和業務能力，打造高水平的管理團隊，對于數字化檔案管理來說是十分必要的。應定期組織檔案管理人員學習國家最新的法律法規、保密條例、計算機技術、檔案信息安全等相關知識，使其形成完善的知識體系。
綜上所述，隨著科技的快速發展，檔案信息的管理模式也逐漸向著數字化、智能化的方向轉變，實施檔案信息的安全管理策略也變得尤為重要。檔案管理人員應主動履行自身的崗位職責，針對安全管理漏洞不斷完善管理方案，使安全管理策略始終保持預見性和先進性，嚴格遵循國家的法律法規和崗位制度，將安全管理的各項工作落到實處。
參考文獻
[1]梁計恒.數字化檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務，2013（17）：78-80
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