公文寫作培訓(xùn)

時間：2025-05-19 17:06:10 銀鳳學(xué)習方法我要投稿

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公文寫作培訓(xùn)

　　公文寫作較之于一般文章的寫作，從選材立意、結(jié)構(gòu)安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數(shù)字用法等都有其特殊要求，應(yīng)遵循特定的規(guī)范。寫作者應(yīng)了解公文寫作的一般知識，熟悉其行文格式，把握寫作要領(lǐng)及規(guī)律，練好基本功。

公文寫作培訓(xùn)

　　公文寫作培訓(xùn)

　　重點應(yīng)把握如下六個方面：

　　一、領(lǐng)會意圖

　　公文寫作是遵“令”而作，也就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的意圖行文。

　　因而，寫作公文首要的是要準確了解、把握領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內(nèi)容以及發(fā)送和閱讀對象等，即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。

　　只有意圖明確，才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法，寫出的公文才能對路。

　　在把握行文意圖及相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，還要有針對性地熟悉和了解有關(guān)政策法規(guī)，明確與寫作內(nèi)容有關(guān)的工作指導(dǎo)方針和政策界限等，作為行文的指導(dǎo);同時，收集有關(guān)資料，對起草文稿相關(guān)的問題進行必要的了解和調(diào)查，也就是要充分占有材料、分析研究問題，提出可供選擇的措施和意見等，即提煉觀點。

　　總之，領(lǐng)會意圖的過程，也是確立寫作思路的過程，它是公文寫作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)。

　　二、準確立意

　　公文“立意”，一是要正確。

　　這是由公文具有權(quán)威性和約束作用所要求的。

　　只有立意正確，才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策，準確體現(xiàn)行文意圖的公文，寫出的公文才對工作有指導(dǎo)作用，從而發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

　　二是要清晰。

　　公文無論是提出問題、解決問題，還是表明觀點、提出要求，都應(yīng)表述明確。

　　只有立意清晰，寫作思路才清楚，表述才充分達意，公文才具有適用性。

　　三是要集中。

　　立意集中，要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問題，也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統(tǒng)帥全文。

　　四是要有新意。

　　根據(jù)新的形勢、任務(wù)和時代特點，提出新觀點、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強公文的感召力、針對性和指導(dǎo)性。

　　三、準確擬題

　　一個完整的公文標題，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。

　　擬定一個好的標題，一是公文的事由要精確達意，準確體現(xiàn)公文的基本內(nèi)容。

　　二是要根據(jù)公文內(nèi)容準確選用文種，對號入座，達到內(nèi)容、形式和文種的統(tǒng)一。

　　三是文字要力求精練。

　　公文標題要簡短通順，一般的標題應(yīng)提倡寫一句話，用幾個字、十幾個字高度概括。

　　精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內(nèi)容較多、情節(jié)繁雜的公文，可用“有關(guān)問題”“若干問題”一類的詞語來概括。

　　四是要精明文義。

　　公文的標題要開門見山，精明醒目，在標題的含義上要精明扼要，突出重點，高度概括;在邏輯關(guān)系上要做到概念準確，立意新穎，觀點和材料相統(tǒng)一;在用語上要合乎語法要求，用詞準確。

　　四、精于謀篇

　　公文謀篇主要應(yīng)從三個方面下功夫：一是正確反映公務(wù)活動的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。

　　公務(wù)活動與其他社會活動一樣，有其自身的發(fā)展過程和內(nèi)在聯(lián)系。

　　盡管公文的篇章結(jié)構(gòu)可以有不同的變化，但總是以反映公務(wù)活動發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)的。

　　二是公文謀篇要為更好地表達立意服務(wù)。

　　謀篇的根本目的在于更好地表達立意。

　　謀篇是形式，立意是內(nèi)容，形式要為內(nèi)容服務(wù)。

　　因此，公文謀篇必須適應(yīng)立意所包含的內(nèi)容的需要，尋求好的表達形式，怎樣有利于表達好立意，就怎樣謀篇。

　　三是謀篇應(yīng)適合不同種類公文的寫作要求。

　　各種公文的篇章結(jié)構(gòu)盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫法。

　　這就要求寫作者應(yīng)較全面地熟悉和掌握各種公文的寫作知識，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結(jié)構(gòu)安排上的約定俗成的表現(xiàn)形式。

　　五、文風鮮明

　　公文寫作文風的基本特征，主要體現(xiàn)在準確性、鮮明性、生動性三個方面。

　　準確性是對公文寫作文風的首要的、基本的要求。

　　公文寫作力求準確，要求寫出的公文情況真實、觀點正確、合乎邏輯、表述精確以及標點符號使用、引文表述等準確規(guī)范。

　　鮮明性是體現(xiàn)公文質(zhì)量與水平的重要標志。

　　一是觀點要鮮明。

　　主張什么、贊成什么、提倡什么、反對什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。

　　二是寫法要鮮明。

　　做到行文立意鮮明，高度體現(xiàn)行文意圖;觀點鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點、論據(jù)、論證融為一體;謀篇布局重點突出，層次安排清楚，首尾照應(yīng)，過渡段、過渡語使用得當，背景交代清楚等。

　　生動性在于增強公文的可讀性，提高宣傳效果。

　　通常請示、批復(fù)、告知類公文要注意明確、簡潔;法規(guī)、辦法、章程類公文力求嚴謹、周密;而報告、講話稿等則可輔以使用號召性、鼓動性等語言。

　　六、表述規(guī)范

　　公文除在語言表述上要求體現(xiàn)準確性、生動性、鮮明性外，在公文中的名稱、數(shù)字、時間表述以及公文中的省略、標點符號的使用上，也應(yīng)遵循其特定的規(guī)范要求。

　　——公文中的名稱表述。

　　其一般要求是：文稿中第一次出現(xiàn)的人名(含職務(wù))、地名、組織機構(gòu)名稱等應(yīng)寫全稱，除符合規(guī)定者外，慎用簡稱;同一名稱在文稿中多次出現(xiàn)時，前后要統(tǒng)一。

　　文中涉及若干人的職務(wù)時，要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序，重量、長度計量單位名稱按國家規(guī)定書寫，對有些明文規(guī)定不用的名詞，要使用新的提法。

　　正確使用專用術(shù)語，引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準。

　　——公文中的數(shù)字表述。

　　其一般要求是：表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯數(shù)字;表示若干萬、若干億等的整數(shù)時，可以“萬”“億”為單位與阿拉伯數(shù)字并用。

　　名詞、成語、分數(shù)中的數(shù)詞，表示序數(shù)的序詞，以及“三四個”“七八十人”等數(shù)字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數(shù)字也用漢字。

　　引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時，原來用漢字的套用漢字，原來用阿拉伯數(shù)字的，用阿拉伯數(shù)字。

　　公文中的標題順序號可依次選用漢字、小寫數(shù)字和阿拉伯數(shù)字。

　　通常情況下，一、二、三、四級標題，依次選用漢字小寫數(shù)字、漢字小寫數(shù)字加括號、阿拉伯數(shù)字、阿拉伯數(shù)字加括號表述。

　　科技、財會、統(tǒng)計類公文及報表等所用數(shù)字，應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定和國際通用的方式表述。

　　——公文中的時間表述。

　　表述時間應(yīng)準確、具體。

　　其一般要求是：避免使用一些不清楚的時間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應(yīng)寫明具體年、月、日，緊急文電還應(yīng)加注時、分。

　　公文中的年份一般用全數(shù)，不得省略。

　　公文中出現(xiàn)歷史朝代年號時應(yīng)加注公歷年份。

　　——公文中的省略。

　　公文中的省略應(yīng)以準確、明白、不發(fā)生誤解為原則。

　　其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時間一般用全稱書寫，其中地名、單位名稱也可使用規(guī)范化簡稱。

　　公文中第一次出現(xiàn)的地名、單位名稱等已使用全稱，加說明“以下簡稱為××××”，再次出現(xiàn)時可用簡稱，有些確已為普遍公認、熟悉的事物和提法，可用簡稱。

　　時間名稱一般不用時間代名詞，外國人的姓、名一般應(yīng)寫全。

　　——公文中標點符號的使用。

　　公文中標點符號的使用與一般文章大致相同。

　　需引起注意的是，公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文中表示次序單獨用漢字小寫數(shù)字時，數(shù)字后使用頓號，數(shù)字加括號時不用標點符號，次序數(shù)“第×”后用逗號，整數(shù)和小數(shù)間的隔點，一般用圓黑點。

　　公文寫作處理

　　一、公文處理的概念

　　公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

　　二、公文處理的作用

　　公文處理具有十分重要的作用。

　　（一）是各級黨政機關(guān)實現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。

　　（二）是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

　　（三）是機關(guān)聯(lián)系的紐帶。

　　三、公文處理的任務(wù)

　　行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。

　　（一）行政公文的擬制

　　行政公文的擬制，是任何行政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位處理公務(wù)的必須工作。

　　擬制行政公文，首先，擬制者要認真學(xué)習和深刻領(lǐng)會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實際結(jié)合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

　　（二）行政公文的傳遞

　　行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環(huán)節(jié)。因為任何公文只有通過傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達受文機關(guān)，發(fā)揮公文的效用。

　　傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。

　　傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。

　　（三）行政公文的辦理

　　公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　（四）行政公文的管理

　　1.分發(fā)與閱讀。

　　分發(fā)的公文，要經(jīng)過嚴格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發(fā)送機關(guān)，并編號備查。

　　公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。

　　2.翻印與復(fù)制。

　　行政機關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機關(guān)的批準或授權(quán)，不得自行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準翻印或復(fù)制時，要注明翻印或復(fù)制機關(guān)的名稱、翻印或復(fù)制的時間及份數(shù)，并向原發(fā)文機關(guān)備案。秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準手續(xù)，并建立嚴格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機關(guān)的標記，并按原本文件樣子和要求管理。

　　3.利用與保管。

　　加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關(guān)撤、并，干部和文秘人員調(diào)動時，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。

　　4.清退和銷毀。

　　行政機關(guān)文秘部門，都應(yīng)定期對收進和發(fā)出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關(guān)報告。應(yīng)清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準，并由二人以上監(jiān)銷。

　　四、公文處理的原則

　　（一）執(zhí)行政策

　　（二）實事求是

　　（三）集中統(tǒng)一

　　（四）優(yōu)質(zhì)精簡

　　五、公文處理的管理機構(gòu)

　　《辦法》第七條規(guī)定：“各級行政機關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。”

　　公文的發(fā)問辦理程序（略）

　　公文的收文辦理程序

　　收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　一、簽收

　　簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應(yīng)在公文送達簿上填寫以下項目：發(fā)文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數(shù)、密級等。收件人應(yīng)在公文送達簿上簽收。

　　二、登記

　　收文登記是公文進入收文處置過程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過拆封、清點、分類后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數(shù)、密級、緊急程度、處置過程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機關(guān)名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關(guān)代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關(guān)收文登記的順序號，不應(yīng)有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。

　　來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)數(shù)。四是對沒有標題的來文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應(yīng)注明密級，保密期可不注。

　　登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時、準確，用語簡明扼要。

　　三、審核

　　審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應(yīng)由本機關(guān)辦理，對不應(yīng)由本機關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項工作是審核中的重點和難點，應(yīng)十分謹慎。四是涉及其他部門和地區(qū)的事項是否經(jīng)過了協(xié)商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標注齊全。

　　四、公文摘編

　　摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時間提供便利條件。

　　文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對篇幅較長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應(yīng)該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內(nèi)容與概貌。

　　提要是公文的內(nèi)容提要，對公文內(nèi)容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要時對內(nèi)容做出的分析和評價，要言之有據(jù)，客觀而準確，篇幅簡短。

　　綜述是針對某一問題，對一段時間內(nèi)收到的有關(guān)公文進行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

　　數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對某一地區(qū)、系統(tǒng)、機關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。

　　文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。

　　五、擬辦

　　擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。

　　（一）摘寫“內(nèi)容提要”。對篇幅長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

　　（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預(yù)案。這是秘書人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應(yīng)將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。

　　（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點：一是科學(xué)合理地安排傳閱路線。二是適當分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴格管理。

　　六、批辦

　　批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

　　對上級來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉(zhuǎn)請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執(zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時急辦，都應(yīng)該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。

　　應(yīng)該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

　　七、承辦

　　公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。

　　八、催辦

　　催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關(guān)情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關(guān)人員到承辦事項所在地現(xiàn)場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。

　　九、查辦

　　查辦是公文處理的管理機關(guān)或其他專門組織對一些重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過程，重點要管公文產(chǎn)生實效的全部過程，按時、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。

　　十、注辦

　　由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場辦公的人員、解決問題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。

　　辦畢公文的處置

　　一、清退

　　清退即經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或?qū)忛喌墓模恍┪唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機關(guān)指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復(fù)制。

　　二、銷毀

　　銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規(guī)定履行有關(guān)手續(xù)，個人不得私自銷毀文件。

　　三、暫存

　　以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。

　　四、立卷與歸檔

　　標準：

　　1. 紙張規(guī)格

　　公文需要使用A4紙尺寸，這是為了保證方式統(tǒng)一，并且便于存檔。

　　2. 字體要求

　　一般來說，公文需要使用宋體、黑體、楷體等常用字體。在字號方面，標題一般為小三號，正文常用小四號，已經(jīng)整理的日期、編號等需要更小的字號展示。

　　3. 標題

　　公文的標題一般放在稿紙的上方中央，字號要稍微大一些。一般按照具體公文的種類來進行命名。

　　4. 公文編號

　　公文編號一般位于日期之后，用空格隔開。公文編號格式一般為 xxx字〔yyyy〕zzz號，在正文的左上角處展示。