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行政機關公文寫作技巧
行政機關公文寫作技巧是怎么樣的?怎樣提高機關公文辦理水平呢?看看下面吧。
常用行政公文的寫作技巧【1】
請示
請示是向直接上級請求指示、批準的公文。
必須事前行文,一事一文。
上級應在一定的時限內批復。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。
如:《×××學校關于創辦<校園文學>報的請示》。
可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關,在標題下面一行頂格寫起。
只寫一個,如需同時送其它機關, 應用抄報(在文末左下角寫明)形式。
【正文】1.請求緣由。
一寫情況依據(往往用“目前”開頭),二寫目的說明(用“為...”開頭)。
2.請求事項。
分層分項寫清具體要求,并說透理由, 提出充足的事實和理論根據。
同時,依據實際情況, 提出切實可行的處理意見,作為上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。
只是一句祈使性的話:“當否,請批復”或“以上如無不當,請批準”。
【附件】可有可無。
是隨同請求的有關材料、圖表或其它文件。
在正文之后(隔一行)注明附件名稱和順序。
【印章、發文時間】
報告
報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答復詢問的公文。
一般事后、事中行文。
不要求上級批復,行文較長。
報告和總結、調查報告的寫法大同小異。
常見單位部門的總結同時用于會議,成為報告。
【標題】一般是:“事由+報告”。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多,正文內容有差異。
為學習方便, 把報告大致分為二種:
一是綜合性報告正文,或稱總結性報告。
政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述:工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。
這種開頭稱為概述式。
此外還有結論式(議論判斷)、 說明式(用“為了…”)等。
百字上下。
2.成績做法:這是主體。
可以簡要敘述一下工作過程。
成績常常通過數字、比較、事實來表現。
安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓:要有觀點、看法和規律, 又要有具體的典型事例以及理論分析。
常常占五分之一篇幅。
4.今后計劃。
往往寫成今后的工作計劃。
常常占三分之一篇幅。
各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。
著重匯報某項工作或某個問題, 特點是專項、特殊,一事一報。
1.概述情況。
講清工作開展情況,或問題發生的原委, 事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。
或取得的成績和經驗, 或分析存在的問題及原因,或說明工作做法,或寫出群眾反映。
3.提出意見。
寫基本看法,解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話,以敘述為主,敘議結合。
【結尾】一般用“特此報告”,“以上報告如無不妥,請批轉各地執行”等習慣用語,有的不寫。
如有附件, 與請求相同寫法。
最后寫發文機關或個人,蓋章,寫發文時間。
通知
通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和任免干部所用的公文。
它是最常用的行政公文。
根據其作用分為五種:發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活,甚至只有“通知”這一部分(內容不大重要又是周知的)。
但批轉性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規定,省略文種,即:“批轉(或轉發)+(始發機關)原文標題”。
【主送機關】直接上級。
【正文】
發布性通知和批轉性通知的正文:“主體(發布或轉發的文件)+批語”。
如:“現將《***辦法》發給你們,請認真貫徹執行。”
事項性通知:原由+事項+結語(特此通知)
會議通知:名稱、時間、地點、內容、人員、報到時間、地點和要求、需帶材料等
任免通知:格式固定
【附件】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關并且標題下有發文時間的不署。
【發文時間】用漢字小寫數字
黨政機關公文寫作“秘訣”【2】
(一)“看病開方,對癥下藥”
公文寫作首先要講針對性,就是有的放矢,對癥下藥。
你寫的公文出發點是什么,想解決什么問題,要達到什么效果?這些在動筆前必須搞清楚。
因為我們不是為寫而寫,是為解決問題行文。
你起草文件時,如果指向不明,像隔山打炮,隔靴撓癢,就很難解決實際問題。
有些公文所以空話連篇,“無錯,也無用”,根本原因就是缺乏針對性,沒有做到對癥下藥。
(二)“給人一碗水,自己要有一桶水”
俗話說:“巧媳婦難做無米之炊。
”要提高公文寫作水平,必須占有大量材料。
如果自身沒有豐富的知識積累、素材積累和對實際情況的了解,要想寫出高水平的公文是不可能的。
所以,應把調查研究作為行文前最重要的準備工作,通過召開座談會、個別訪問、問卷調查、聽取匯報等各種形式,扎扎實實做好材料收集工作。
材料占有的多了,感性認識豐富了,構思時才能呼之欲出,寫起來就能文順筆從。
(三)“七分構思、三分寫作”
所謂“構思”,就是給公文搭“架子”。
一篇公文的主題思想是什么,分幾個問題去寫, 觀點與材料如何搭配,上下如何銜接,左右怎樣關照,首尾如何呼應等等,都是“構思”要解決的問題。
就像蓋樓—樣,只有搭好“框架”,把“四梁八柱”立起來,寫出來的文章才能“骨”挺“肉”緊,使材料和主題融為一體。
因而,要按照“七分構思、三分寫作”的要求,把主要精力下在“構思”上,這是寫好公文的關鍵。
(四)“熱寫冷改,由粗到精”
“寫”和“改”是文稿形成中兩個不同的階段,它們雖有不可分割的聯系,但不能相互代替。
寫的時候,要“趁熱打鐵”,一氣呵成,而不要拘泥文字,寫寫改改,這樣很容易打亂寫作思路。
改的時候,則應采取“冷處理”的方法,平心靜氣,逐段逐句,仔細推敲,才能使文稿由“粗”變“精”,達到“多一個字累贅,少—個字不行”的精確程度。
(五)“嚴格規則,照章辦理”
科學規范的公文還必須按照文種界定和行文規則的要求,做好文稿審核、印發、傳遞、登記、落實、歸檔等各個環節的工作。
這些在《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》中,都有明確的規定。
一些單位所以出現各行其是、五花八門的現象,關鍵是沒有按“條例”和“辦法”的規定去抓落實。
這不僅應引起文秘人員的重視,更應引起領導的重視。
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