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辦公室如何做好會議準備
會議是一個動態性的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思有聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議�，F代意義上的會議，是指有組織、有領導的召集人們商議事情、安排工作的行為過程。下面是小編精心整理的關于辦公室如何做好會議準備的內容，希望對大家有所幫助。
辦公室如何做好會議準備
一是求“快”
時效性是會議紀要的最大特點。
很多重要工作都要在會議結束后馬上落實，需要拿會議紀要“說話”，太晚就有可能失去其自身價值。
因此，會議紀要的撰寫、報批、印發一定要迅速，一般會議三至五天內印發紀要，重要緊急會議當天印發或隔天印發。
這就要求我們平時做好基礎工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內容。
二是求“準”
準確性是會議紀要的基本要求。
首先，內容要準。
會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。
例如，關于經費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現問題無從對證。
其次，用語要準。
參會人員在討論或講話中，對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規范簡稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會第×次會議、中國人民政治協商會議××省(市)第×屆委員會第×次會議，統稱為×屆省(市)人大(政協)第×次會議，類似情況應在撰寫紀要時注意核對訂正。
最后，記錄要準。
紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經常會有“替會”情況發生，要以簽到情況為準記錄參會人員。
三是求“實”
會議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。
對于報領導討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結果寫入紀要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項，要抓住重點，
避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。
四是求“全”
要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。
特別是有的會議可能會根據需要臨時加入一些議題或部署一些任務，要注意完整地寫入紀要。
為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。
會議討論未通過的議題一般不寫入紀要之中。
五要會“借”
會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領導講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關文件資料搜集齊全，
通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。
在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，
領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(要求)內容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。
六要會“改”
所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。
比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，
要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。
由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。
七要會“報”
會議紀要初稿寫成后，如何報領導批準也是一門學問。
首先要廣泛征求意見，避免出現方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見，
涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。
完成這些基礎工作，才能逐級上報主管領導、主要領導審批。
八要會“用”
會議紀要批準后，要特別注意發揮其作用。
一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內容，報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。
二要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。
三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。
此外，充分利用信息化手段，單位內部的會議，不涉密的可在單位內網發布。
著裝禮儀
在參加正式會議時，著裝要求必不可少，甚至可以說是重中之重。在參加會議時應該選擇深色的套裝(正裝),女士選擇套裙或是款式保守、色彩莊重的長裙、長褲，這樣才能顯示自己的端莊和職化。
男性正式著裝禮儀要求
1.三點一線，襯衣領開口、皮帶扣和褲子前開口外側應該在一條線上。如果你系領帶的話，領帶尖可千萬不要觸到皮帶扣上。
2.無論何時何地松開領帶都是很不禮貌的。如果你系了領帶，就必須穿上正式的鞋。
3.如果你穿的是三�？鄣奈餮b，可以只系第一顆紐扣，也可以系上上面兩顆紐扣，就是不能只系下面一顆，而將上面兩顆扣子敞開。穿雙排扣西裝所有的扣子一個也不能扣，特別是領口的扣子。
4.配正裝一定不要穿白色的襪子。
5.襯衫合適，整潔無皺褶，尤其是領口。襯衣的下擺需塞在西褲里，袖口扣上，長袖襯衫的衣袖要長與西裝上衣的衣袖。不系領帶時，襯衫領口不可扣上。
6.西裝上衣兩側的衣袋只做裝飾用，不可放東西。
女性正式著裝禮儀要求
1.穿套裙時，必須維護好個人的形象，所以不能不化妝，但也不能化濃妝。選配飾也要少。
2.襯衫的下擺應掖入裙腰之內而不要懸垂于外，也不要在腰間打結。襯衫的紐扣除最上面一粒可以不系上，其他紐扣均應系好。穿著西裝套裙時不要脫下上衣而直接外穿襯衫。
3.女士襪子一點要大小相宜，不可在公共場合整理自己的長筒襪子，而且襪子口不能露出。
4.黑色船鞋最為妥當，穿著舒適，美觀大方。建議鞋跟高度3-4厘米。
5.女性對于服裝的選擇多于男性，但原則上選擇不超過三種顏色�；A色為黑白色。
與會禮儀守時
一般在規定的會議時間之前提早五六分鐘進入會場，不要遲到，遲到可以視為是對本次會議不重視或是對會議主持人以及其他與會者的小視與不尊重。確有其他原因遲到的，要向主持人及與會者點頭致歉。
舉止
坐姿端正些，不可東倒西歪或趴在桌子上。不要亂動，也不要做出任何不文明的行為，平常自己不好的行為習慣也要注意。
會議進行時
應認真傾聽報告或他人發言。擇要做好記錄，對深入體會和準確傳達會議精神有很大幫助。攜帶手機進入會場，在會議開始時應予以關閉或調至振動檔。開會時，在下面閑聊、看書報、擺弄小玩意兒、抽煙、吃零食、打瞌睡或隨意進出會場，都是切忌出現的不文明行為。還要及時并對他人的發言予以掌聲。
會議結束
按順序離開會場，不要擁擠和橫沖直撞。并且將自己的位置處理干凈。
確定會議內容
會前要認真研究確定會議的內容，不開無目的、無意義的會議。有些地方，開會好像形成一種慣例，凡會必成文，凡文必開會。會議內容單調而且重復，費時費力，勞而無功，并不能真正解決問題�，F代生活的快節奏，使人們始終生活在緊張忙碌之中，召開無意義的會議會浪費與會者的時間，是對他們不尊重的行為。因此，會前應先確定內容，對可開可不開的會議，則堅決不開。
選擇會議地址
會址的確定要本著適中、方便、舒適、經濟的原則來確立。會場的大小，要根據會議內容和參加者的多少而定。會場大而參加人員少，會給人一種空蕩蕩的感覺;會場小而參加者多，又會給人以局促之感。會場布置要和會議內容相稱。在大型會議的會場門口，應張貼“歡迎”之類的告示;如果會場不易尋找，應在會場附近安設路標作為指點。
確定與會代表
在會議召開之前，必須確定參加會議的人員名單或者人員范圍。確定的原則應該是一切從有利于工作出發，嚴格控制與會人員范圍，做到該邀請的邀請，該控制的控制，堅決杜絕與會議無關的人員參加。邀請與會議無關的人員參加，不僅是對其他代表的不恭，也是對他本人的不敬，同時也會沖淡會議氣氛。
寄發會議通知
會議通知的內容要全，會議“五要素”即會議名稱、會議內容、會議范圍、會議時間、會議地址都要一一列出，缺一不可。寄發通知時，要做到“早、細、規范” 。所謂“早” ，即發通知要有適當的提前時間，以便于參加者有所準備;“細”是指通知的內容要具體、詳細，便于代表赴會;“規范” ，即通知格式要規范，要做到莊重嚴肅，行文規則。
根據會議的內容和參加者的范圍，通知可采用張貼或郵寄的形式。郵寄時最好在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱，也有的用電話通知。對距離遠的會議參加者，有關住宿和差旅費報銷等問題都應一并寫明。
其他準備工作
要把會議開好，除以上幾條外，還應提前做好其他準備工作。應在會前成立會務組，大型會議還應分別成立秘書組、文娛組、生活組等，并確定各組的職責范圍，做到分工明確，落實到人。此外，還應包括印發會議文件、制發會議證件等�？傊�，要做到安排妥當，萬無一失。
參加會議的一般禮儀要求
�。�1）按時到場，遵守秩序。
�。�2）遵守會場紀律，不得走動、喧嘩、鼓倒掌、吹口哨。
�。�3）關閉通訊工具，認真傾聽，做好記錄。
�。�4）不宜中途退場。特殊原因應向有關人員說明情況，征得同意后方可離席。
小型會議位次排列的禮儀要求有哪些？
�。�1）講究面門為上，面對房間正門的位置一般被視為上座。
（2）講究以右為上，進門方向坐在右側的人為地位高者。
�。�3）講究居中為上，小型會議通常只考慮主席之位，但同時也強調自由擇座，例如主席可以坐在前排中央的位置。
大型會議座次的安排原則是什么？
大型會議應考慮主席臺、主持人、發言人的位次。主席臺位次的排列講究前排高于后排、中央高于兩側、右側高于左側的原則；主持人席位可安排在前排正中，亦可居于前排最右側；發言席一般設于主席臺正前方，或者其右前方。
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