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展會(huì)邀請(qǐng)函五大注意事項(xiàng)
邀請(qǐng)函是在舉辦某項(xiàng)活動(dòng)前，邀請(qǐng)別人來參加的書面邀約。隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，邀請(qǐng)函使用的情況越來越多，那么什么樣的邀請(qǐng)函才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的展會(huì)邀請(qǐng)函五大注意事項(xiàng)，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
展會(huì)邀請(qǐng)函發(fā)送對(duì)象
成交過訂單，以及之前聯(lián)系過、詢問過相關(guān)產(chǎn)品的意向客戶。
1、獨(dú)發(fā)而非群發(fā)彰顯客戶重要性
有些工作人員會(huì)上網(wǎng)找一些范文，全篇照抄，然后只改動(dòng)一下名字和展會(huì)的地址，就完成了任務(wù)。其實(shí)這樣會(huì)顯得沒有誠意。客戶不僅僅是只跟一家公司做生意，邀請(qǐng)函可不止收到一封，類似的范文他可能已經(jīng)見過幾百遍了，這樣的邀請(qǐng)函缺乏吸引力。如果能針對(duì)客戶寫一些誠意十足的文字，在文中對(duì)客戶致以問候，尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細(xì)節(jié)，讓客戶感受到你是單獨(dú)發(fā)給他，而不是群發(fā)，想想你自己在逢年過節(jié)時(shí)候收到的祝福微信就可以很容易理解我的意思了。
2、附上交通路線更為細(xì)心
在邀請(qǐng)函中附上交通路線。盡管客戶可能已經(jīng)參觀過很多次這樣的展覽了，他對(duì)展館的地理位置十分的熟悉，但是如果參展商能在邀請(qǐng)函中附上交通路線，則會(huì)顯得親切細(xì)心。若參展商在信函中告知客戶“為了防止出現(xiàn)塞車，耽擱您的時(shí)間，建議您可將車停在酒店，選擇地鐵前往，灣仔站下車即可”，同時(shí)附上地鐵線路圖，這樣的邀請(qǐng)函相信能給客戶留下很好的印象。
3、邀請(qǐng)時(shí)間有講究
我們?cè)谀硞�(gè)地區(qū)可能有不止一個(gè)代理商。那么在邀請(qǐng)這些客戶來參觀展覽的時(shí)候，邀請(qǐng)時(shí)間就有講究了，應(yīng)該盡量將他們的參觀時(shí)段錯(cuò)開。因?yàn)橥粋�(gè)地區(qū)的代理商，可能就是直接的競爭對(duì)手。為了避免引起尷尬，最好是一個(gè)安排在上午會(huì)面，另外一個(gè)安排在下午。
4、附上展館平面圖更周到
邀請(qǐng)函里附上展館平面圖，可以讓客戶更容易地找到展位。主辦方會(huì)提供展館平面圖，上主辦方的官站下載電子版，自己打印或者拿到紙質(zhì)的圖樣進(jìn)行復(fù)印，再附在邀請(qǐng)函里。
5、注明天氣情況套近乎
參觀展覽的客戶來自全世界各地，他們并不熟悉展覽所在地的情況。我們?nèi)绻茉谘?qǐng)函里將未來幾天詳細(xì)的天氣情況告訴客戶，并附上生活上該注意的細(xì)節(jié)，則顯得細(xì)心體貼。這樣的邀請(qǐng)函，從客戶的角度出發(fā)，設(shè)身處地為客戶著想，相信能給客戶留下不錯(cuò)的印象，稱得上一封好的邀請(qǐng)函。
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