公司通訊管理制度

時間：2024-10-21 08:41:17 制度我要投稿

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公司通訊管理制度

　　管理制度，是為了更好的規(guī)范一個公司內(nèi)部的管理，以下就是小編整理的公司通訊管理制度，歡迎大家參考!

公司通訊管理制度

　　第一條：為了提高公司的經(jīng)營管理，節(jié)約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

　　第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

　　第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

　　第四條：電話總機的管理

　　電話總機由行政部的前臺人員負責(zé)值守，所有外線電話均需由前臺人員負責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下：

　　接聽外線電話時，應(yīng)說“您好!迎海集團，請問您找哪位?”;

　　當(dāng)對方告訴分機號碼時，應(yīng)說“請稍等!”;

　　如果分機占線時，應(yīng)說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”

　　前臺人員接聽內(nèi)線電話時，應(yīng)說“您好，前臺”。

　　第五條：電話分機的管理

　　公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。

　　員工應(yīng)電話分機鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡潔明了，接聽電話時應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，×××(員工姓名)”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。

　　電話分機一般不開通長途直撥功能，總監(jiān)級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總裁批準后方可開通。

　　對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責(zé)長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應(yīng)的處分。

　　員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制《長途電話申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機上。

　　撥打長途電話時，必須使用ip特服號(如17909、17951)，以節(jié)約費用。

　　禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應(yīng)長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。

　　嚴禁員工利用公司電話(包括分機和直線電話)進行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務(wù)信息。

　　未經(jīng)公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。

　　電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關(guān)閉，同時做好登記。

　　第六條：直線電話的管理

　　總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據(jù)工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內(nèi)長途功能的，應(yīng)一并提出申請。

　　申請配備直線電話，一律報集團董事長批準。

　　第七條：傳真的管理

　　公司傳真機由前臺負責(zé)管理，收發(fā)傳真時應(yīng)由前臺人員負責(zé)操作。

　　前臺人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機旁;傳真接收完畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。

　　員工因為工作需要而發(fā)送傳真的，應(yīng)填制《傳真申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內(nèi)容進行初步審核，并報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將《傳真申請單》遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺人員操作發(fā)送。

　　對發(fā)送保密性高的文件，可由前臺人員進行指導(dǎo)，由員工個人親自發(fā)送，并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送，以免泄密。

　　對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。

　　員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。

　　第八條：移動電話的管理

　　公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動電話費用(簡稱移動話費)，按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

　　原則上，集團主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業(yè)務(wù)需要的除外。

　　公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內(nèi)實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的管理員工根據(jù)實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點，以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內(nèi)的移動話費，由公司據(jù)實報銷;對超過報銷限額的，公

　　司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發(fā)給員工，而由其個人承擔(dān)。

　　核定移動話費報銷限額的流程為：

　　主任級以上的管理員工可根據(jù)實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經(jīng)理出具審定意見后，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標準內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準。對超出公司規(guī)定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批準。

　　對經(jīng)理級以上的管理員工，除需報主管領(lǐng)導(dǎo)批準外，一律報公司總裁審批。

　　總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

　　移動話費報銷限額參考標準如下：

　　1、外勤：是指經(jīng)常外出辦理公務(wù)的員工。

　　2、內(nèi)勤：是指較少外出公務(wù)的員工。

　　3、復(fù)合勤：是指較多外出公務(wù)的的員工。

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