簡析文秘工作與檔案管理

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　　摘要： 文秘工作和檔案管理是密切相關、相輔相成的，如何讓文秘工作與檔案管理工作相互間更好地銜接，是現代文秘工作中不能回避的問題。

　　關鍵詞：文秘工作; 檔案管理; 文檔一體化

　　文秘工作與檔案管理有著密切的聯系，文秘工作是檔案管理的前期工作，可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當其處在傳遞、承辦和執行過程中，具有現行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。

　　環境衛生管理處是基層事業單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員即是辦公室人員，同時還兼任檔案管理人員，在基層事業單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進檔案管理工作進行探討和分析。

　　1 文秘工作與檔案管理工作的聯系

　　文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分的有機整體，公文是檔案的前身，檔案是公文的延續，兩者有著同一性，又有著特殊性。① 兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。公文記錄的是現實的活動，檔案保存的是歷史活動記錄，且有著基本相同的物質載體。② 兩者在內容和格式上完全一致。檔案直接來源公文材料，公文是分散的“檔案”，檔案是集中保存的“公文”。③ 兩者互為因果。公文是檔案的前身，檔案是公文的歸結，有了公文才有了檔案，沒有公文就沒有檔案。

　　文秘人員是黨政機關和企事業單位必設的工作人員。文秘工作不僅僅是抄、寫、收、發，而且還通過事務性工作的處理，起到領導的助手和參謀作用。同時，就一般情況而言，中小機關、基層企事業單位的文秘人員又是檔案管理人員。文書檔案的價值，關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質。高質量的文書檔案是建立在規范處理公文的基礎之上的，它們既有聯系，又各自獨立。

　　2 文秘人員的素質，是提高檔案質量的關鍵

　　(1) 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質。貫徹執行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規，講道德，守紀律，具有奉獻精神。由于文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應具備嚴守國家機密的思想素質，文書檔案服務性特點還特別要求文秘人員應具備良好的服務精神和主人翁意識。

　　(2) 科學文化知識素養是文秘人員必須具備的基本素養。對于不同單位的文書工作，文秘人員必須具備相應的文化水平，掌握與自己所從事的專業工作相關聯的其他專業科學技術知識，如領導學、管理學、信息電腦等知識。這就要求文秘人員必須具備相應的計算機信息技術，這樣才能對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護信息，準確提供信息，最大化運用信息，更好地服務于文書檔案工作。

　　(3) 文秘檔案人員還應具備文秘檔案專業素養。文書檔案管理工作是十分細致復雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經過十多道工序。文秘人員進行文書檔案管理工作，需要一種高度負責的精神，工作堅持高標準、嚴格化和規范化。這種客觀事實，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風扎實、筆頭過硬，而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業務知識和操作技能，成為優秀的檔案管理者。

　　3 完善公文材料，做好歸檔收集工作

　　在日常工作中，很多文秘人員都兼任檔案管理工作，這對提高檔案質量具有一定的優勢，可以對形成檔案的公文進行科學地評估歸類，文秘部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手。① 檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰，而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘重新裝訂后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。② 檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

　　4 提高檔案現代化管理水平，實現文檔一體化

　　所謂文檔一體化，就是利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。

　　利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發利用是目前最重要、最根本的現代化管理手段之一。合格的文秘人員同時應該是一名優秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強化系統思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責。文檔一體化的實現，使所有進入計算機的文檔信息均可以實現網上自由查詢，通過網絡進行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關部門。甚至可以不受空間限制，并實現文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。

　　目前多數機關事業單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調出該年度或類別的內目進行查找，非常繁瑣，費時費力、效率很低，但如果實現文檔一體化，就可以采用計算機檢索，只需要把利用者提供的文件責任或標題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機，計算機就能迅速將符合要求的文件調出。在進行文件整理時，可以利用計算機直接查詢，甚至將所需文件內容直接打印出來。

　　具體操作方法是：調整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環節，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。同時，應盡量以公文處理環節生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文秘人員的工作實際，免除檔案管理環節中再做大量的重復的數據準備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節省檔案員的時間，推動文檔一體化的最終實現。

　　5 加強文秘、檔案管理人員的業務技術培訓

　　由于廣大基層單位的文書檔案管理隊伍的建設及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。突出原因首先是有關領導對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發發、裝裝訂訂，無須專業，更有少數領導受社會不良風氣影響，把文秘、文檔人員視為自己的親信、隨從，來去以符合自己的口味為標準。其次，是不關心對他們的培訓教育，專業水平得不到提高。

　　為此，針對文字秘書和文書檔案管理的重要性以及在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。① 在選配文秘、文檔管理人員時，應選調那些所學專業的有關人員;② 對在崗的專業人員應定期進行教育培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求;③ 在有關業務管理部門的指導下，對文秘人員、文檔管理人員，特別是文秘工作兼文檔管理的工作人員進行定期考核，合格者，應發給相應的專業資格證書并享受規定的工資津貼，鼓勵他們做好本職工作。

　　主要參考文獻

　　[1] 高德武，周愛東，李文. 檔案工作創新思路[J]. 科學與管理，2005(2).

　　[2] 陳相安. 檔案工作的創新思考[J]. 蘭臺世界，2001(10).

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