電子文件檔案管理
電子文件檔案管理【1】
[摘 要]近年來，電子文件的歸檔管理受到了空前重視，但由于受觀念、技術和法律等各種原因的影響，情況并不理想。
業(yè)內人士開展的相關調查顯示，在基層單位游離于檔案管理視線之外的電子文件仍占絕大多數(shù)，電子文件的歸檔管理情況不容樂觀。
[關鍵詞]電子文件 檔案管理
隨著人類進人信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術和通訊技術的應用與發(fā)展.由計算機網(wǎng)絡構筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義越來越大，一個數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。
人類社會信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計算機網(wǎng)絡構成的數(shù)字化環(huán)境過渡。
由此，新的數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，并向人類杜會提出了新的挑戰(zhàn)。
電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個方面都向檔案界提出了一系列新的課題。
一、電子文件的特性
1.非人工識讀性。
非人工識讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來識別。
因此，將這一特征稱為“非直讀性”。
2.生成環(huán)境依賴性。
非人工識讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計算機軟、硬件工具來實現(xiàn)。
3.信息與載體的可分離性。
綜合各種論述，我們認為信息與載體的可分離性是電子文件相對于傳統(tǒng)紙質文件的一個重要而顯著的特點。
4.易變性。
電子文件的易變性表現(xiàn)在內容易變、載體易變和環(huán)境易變三個方面。
(1)電子文件的內容易于改動和操作。
由于存在信息與載體的“可分離性”，人們在對電子文件的內容進行改動操作時無需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因為由信息內容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動完成的。
因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內容和內容結構，比如對文本信息進行剪切、復制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對圖像文件進行調色處理，對音頻文件重新壓縮，對數(shù)據(jù)庫文件動態(tài)更新，對多種類型的信息進行集成處理等等，這些操作在應用軟件平臺上都可以很方便地完成，并且通常可以逆轉。
(2)電子文件的存儲載體極易改變。
一方面，磁電介質和光電介質的性能不穩(wěn)定，其物理壽命(保證存儲數(shù)據(jù)不丟失的時間)遠不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象;另一方面。
技術的發(fā)展使存儲設備不斷更新?lián)Q代，新的計算機系統(tǒng)逐漸失去對老式存儲設備的兼容性，為保證電子文件信息的長期有效，必須及時不斷地將電子文件從老的存儲載體轉移到新的存儲載體，這種存儲載體的升級，也可能帶來信息的失真。
(3)電子文件的生成環(huán)境不斷變化。
隨著技術的發(fā)展，電子文件賴以生存的應用軟件、系統(tǒng)軟件平臺不斷升級，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問世。
由于電子文件對生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長期保管的常規(guī)任務，而在技術環(huán)境的遷移過程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。
5.結構復雜性。
相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結構復雜性主要表現(xiàn)在:(1)電子文件個體存在縱向結構。
從“內容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向層結構，各個層面之間的“映射”有著復雜的規(guī)則，通過專門的軟件來實現(xiàn)。
而對紙質文件而言，內容與載體通過書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結構清晰單一。
(2)電子文件內容具有集散性。
一份電子文件的信息內容可以由不同的內容要素集合而成，這些內容要索可以源自不同的系統(tǒng)(如:OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、GLS系統(tǒng)等)、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫及不同的物理位置。
(3)電子文件具有與環(huán)境的關聯(lián)性。
對電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內容的軟件程序和背景信息與表達作者意圖的文件內容同等重要。
孤立保存的電子文件，會因為支持性軟件和關聯(lián)信息的缺乏而無法正確識讀和保存，因此，描述電子文件格式、結構、來源、職能、技術參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。
6.多種媒體的集成性。
多種媒體集成是電子文件不容爭議的重要特點。
電子文件可以將文字、圖片、動畫、音頻、視頻、結構化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個文件體，從而在文件展現(xiàn)過程中圖文并茂，具備傳統(tǒng)文件無法比擬的超鏈、檢索、互動等功能。
二、電子文件檔案管理策略
1.對電子文件管理流程加以優(yōu)化
相關管理活動有序組合。
電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據(jù)電子文件技術特點，利用計算機系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。
2.以電子文件管理軟件為中心實施管理
電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要歸結到系統(tǒng)設計上。
在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統(tǒng)管理對電子文件而言是不可想象的。
設計合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關管理制度、標準、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。
三、結束語
電子文件以其全新的形式和要求進入了文件、檔案管理領域，對電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。
電子檔案管理工作要趕上時代步伐，適應電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要，為社會提供更好更有效的服務。
參考文獻：
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[3]華林編著.《新編科技檔案管理學》.云南大學出版社,2001
電子文件檔案管理【2】
摘 要：現(xiàn)今是信息時代，辦公標準化、自動化、網(wǎng)絡化也逐漸完善。
在先進的技術及管理方式下，電子文件大量涌現(xiàn)。
本文從電子文件檔案化管理的含義、特點入手，重點分析電子文件檔案化管理的要點。
關鍵詞：電子文件;檔案管理;要點
近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。
辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化日趨完善，政府部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結，隨著辦公自動化和“無紙化辦公”的普及，傳統(tǒng)的紙質文件將逐漸被電子文件所替代，電子文件大量涌現(xiàn)。
然而電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。
面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
一、電子文件檔案化管理的含義
所謂的電子文件檔案化管理，指的是在傳統(tǒng)檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，對電子檔案實行文件級的管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立相應的電子文件檔案庫，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
電子文件檔案化管理模式是采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。
專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對本單位產生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過移動傳輸介質傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門計算機中，在必要時檔案信息還應脫機存儲到其它更安全的介質上，并做備份，避免自然因素損壞和非法訪問。
檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。
檔案管理部門提供信息查詢功能，以確保檔案的完整與安全。
二、電子文件檔的優(yōu)勢
1.電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案在歸檔時間上的優(yōu)勢。
電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過移動傳輸介質傳送給檔案部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。
這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2.電子文件的歸檔的優(yōu)勢。
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。
因此，電子文件在形成過程中要隨時進行身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3.電子文件在保管方式上的優(yōu)勢。
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。
檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4.電子文件的分類、編目等管理方式的優(yōu)勢。
因為電子文件的特殊性，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。
技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。
用戶只須給出文件分類號或主題詞， 即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件， 從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
三、電子文件檔案化管理的要點
1.確保電子檔案載體的存放環(huán)境。
電子檔案載體應存放在防磁性能好的專用柜架內，環(huán)境溫度可控制在15℃-24℃之內，濕度保持在45%-60%之間。
同時注意防塵、防火、防有害氣體等庫房“七防”工作。
2.做好備份工作。
由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。
這需要切實做好以下二個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞。
另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點，最好每隔3年進行一次保護性復制。
3.解決好電子文件的保存問題。
由于電子文件是新生事物, 產生的時間短, 目前還缺乏實際存儲效果的驗證。
對于需要長久保存的電子文件, 應定期進行復制, 防止信息丟失。
在電子文件長久性留存問題尚未徹底解決之前, 電子檔案可與紙質檔案并存。
待電子檔案存儲技術進一步改進之后, 對那些參考作用大、情報價值高的檔案, 可采取以磁、光介質歸檔為主, 紙質載體歸檔為輔的做法; 對那些憑證價值較高的檔案, 可采取以紙載體歸檔為主, 磁、光介質歸檔為輔的做法。
這樣不但能提高檔案管理工作效率, 優(yōu)化館藏, 也能減少庫存檔案的體積, 緩解庫房緊張狀況。
鑒于目前電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性, 為確保數(shù)據(jù)安全, 電子文件、紙質文件轉化為檔案保存可采取“雙軌制”,歸檔文件實行“兩套制”,即紙質文件與電子文件兩種不同類型的文件一起歸檔, 以形成內容相同的兩套檔案。
歸檔時應使用不同的編目方法和存儲裝具, 檔案部門應分別在紙質檔案和電子檔案的目錄“備注”項中注明相對應的文件檔號及存址, 以便使用時參照互補。
4.做好歸檔電子文件的技術處理工作。
檔案工作者為保護電子文件的原始性, 可通過技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件, 即只能讀不能寫、不可更改的文件。
對于電子文件真?zhèn)蔚恼鐒e問題, 筆者認為電子文件制發(fā)單位可在機內輸入隱形條碼,使之與偽造或復制件相區(qū)別。
當網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時, 只知道該文件內容,而無法知道該文件的條碼, 同樣, 只有具備隱形條碼的電子文件才是原件, 才能作為憑證或依據(jù)使用。
檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與電子文件一同歸檔, 以維護電子文件的權威性, 并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎。
四、結束語
電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。
檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、 法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網(wǎng)絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展， 為電子文件檔案信息資源共享做出應有的貢獻。
參考文獻
[1]柳向紅. 電子文件檔案化管理的特點[J]. 蘭臺世界, 2005(4) 。
[2]王威. 談檔案信息電子化的發(fā)展前景[J]. 世紀橋, 2010(15)
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