電子文件與歸檔

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　　摘 要：電子文件越來越成為現代文件的重要形式。由于電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理在理論、方法、標準等方面的不同，所以研究電子文件的特點，制定歸檔管理的對策，就顯得越來越重要。

　　關鍵詞：電子文件;檔案管理;紙介質;歸檔

　　電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。

　　1、電子文件的定義

　　電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

　　2、電子文件的兩個基本特征

　　2.1電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。

　　數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器(包括內存儲器和各種外存儲器)中，并可通過通信網絡進行傳輸。

　　2.2電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

　　從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

　　3、 電子文件的真實性、完整性和有效性保證

　　3.1應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。

　　3.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。

　　3.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。

　　3.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

　　3.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

　　3.2應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。

　　3.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。

　　3.2.2 設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

　　3.2.3 對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。

　　3.2.4 對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。

　　3.3應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。

　　3.4應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

　　3.5　電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證;數據安全保證;操作安全保證;身份識別方法等。

　　3.6 電子文件的收集與積累

　　4.1收集積累要求

　　4.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

　　4.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

　　4.1.3 對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

　　4.1.4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

　　4.1.5對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

　　4.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

　　4.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。

　　4.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

　　4.1.9 對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。

　　4.1.10 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　4.1.11對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。

　　4.1.12 定期制作電子文件的備份。

　　4.2 電子文件的登記

　　4.2.1每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A.1和表A.2)。

　　4.2.2電子文件登記表應與電子文件同時保存。

　　4.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。

　　4.2.4 電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件;U-非正式電子文件;F-正式電子文件。

　　4.2.5 電子文件類別代碼：T-文本文件;I-圖像文件;G-圖形文件;V-影像文件;A-聲音文件;0-超媒體鏈結文件;P-程序文件;D-數據文件。

　　5 電子文件的歸檔

　　5.1 歸檔要求

　　文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

　　5.2鑒定

　　5.2.1 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

　　5.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。

　　如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

　　5.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。

　　5.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。

　　5.5 歸檔

　　5.5.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被人操作數據、檢測數據等技術因素。

　　將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

　　5.5.2物理歸檔。凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

　　歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

　　目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。 然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。

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