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關(guān)于建筑施工企業(yè)檔案管理分析的論文
1建筑施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1建筑施工企業(yè)檔案資料數(shù)量較多，檔案意識(shí)淡薄
隨著建筑施工工程項(xiàng)目資料數(shù)量的不斷增多,建筑施工企業(yè)的質(zhì)量狀況不佳現(xiàn)象也十分突出。一般建筑施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)當(dāng)包括準(zhǔn)備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關(guān)工程文件資料的審核工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關(guān)數(shù)據(jù)表明，建筑企業(yè)檔案接收的范圍和內(nèi)容在隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展不斷擴(kuò)大，但是建筑施工企業(yè)往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導(dǎo)致一些具有保存價(jià)值的工程資料的遺失和一些無價(jià)值檔案混入檔案的管理中,導(dǎo)致一些有歸檔價(jià)值的工程竣工驗(yàn)收、工程結(jié)語和工程結(jié)算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優(yōu)化管理。施工人員檔案意識(shí)的淡薄也容易導(dǎo)致建筑施工的質(zhì)量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯(cuò)過了最佳時(shí)機(jī),這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補(bǔ)的缺憾。
1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性
絕大多數(shù)建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因?yàn)闄n案保管當(dāng)導(dǎo)致檔案資料不慎丟失或者因制作份數(shù)不夠?qū)е略谝平唤ㄖ⒐の募䲡r(shí)經(jīng)常用復(fù)印件代替。還有的會(huì)因?yàn)榻ㄖ?xiàng)目負(fù)責(zé)人不在施工現(xiàn)場導(dǎo)致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現(xiàn)象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實(shí)性和法律效力的降低，不利于順利進(jìn)行建筑施工企業(yè)管理工作的開展。
1.3建筑施工單位對企業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時(shí)
傳統(tǒng)的建筑施工檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化建筑企業(yè)的發(fā)展要求，建筑施工單位對企業(yè)資料的重視不夠,使得企業(yè)檔案歸檔十分不及時(shí)。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認(rèn)真細(xì)干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數(shù)技術(shù)人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項(xiàng)目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業(yè)資料往往分散于各個(gè)崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續(xù)撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業(yè)的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續(xù)極不完備,監(jiān)理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動(dòng),拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時(shí)間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進(jìn)而影響了工程檔案歸檔的及時(shí)性。
2完善建筑施工企業(yè)檔案管理工作的對策探究
2.1完善檔案管理人員的責(zé)任機(jī)制
國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)向建筑施工項(xiàng)目的管理人員大力宣傳《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《中華人民共和國檔案法》，使得施工項(xiàng)目管理人員能夠熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)文件。項(xiàng)目管理人員還應(yīng)當(dāng)明確檔案管理人員的職責(zé),增強(qiáng)建筑工程檔案管理人員的法律意識(shí)和檔案管理意識(shí),完善檔案管理制度和建筑工程標(biāo)準(zhǔn),尤其要貫徹工程檔案管理工作的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)納入工程施工程序計(jì)劃管理、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和工程項(xiàng)目竣工文件的收集、整理、歸檔、移交的三納入制度和布置施工任務(wù)、編制工程檔案和工程施工進(jìn)展的三同步制度,確保項(xiàng)目施工過程中檔案文件的積累、整理、歸檔工作職責(zé)明晰，有法可依,有章可循。
2.2確保工程檔案資料的真實(shí)性和有效性
為了確保建筑工程形成文件材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,項(xiàng)目管理人員在建筑項(xiàng)目施工過程中,應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律規(guī)定明確工作人員的法律責(zé)任,由項(xiàng)目責(zé)任人員負(fù)責(zé)簽字工作,絕不允許代簽問題的出現(xiàn)。對于確實(shí)因?yàn)樘厥庠虿荒苓M(jìn)行親筆簽字的,項(xiàng)目責(zé)任人員需要出具委托授權(quán)書,保證授權(quán)委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中,應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯(cuò)誤的出現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即修改，保證檔案資料的真實(shí)性和合法性。在建筑項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案工作融入工程建設(shè)的全過程,積極開展自查工作,進(jìn)行工地的文明考核，跟蹤調(diào)查工程檔案資料的形成和進(jìn)展情況,限期整改檢查出的檔案管理問題。同時(shí)還要注意做好建筑單位文件材料的歸檔工作，對不同的建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)性的整理工作,提升檔案管理的法律效力和真實(shí)性。
2.3增強(qiáng)檔案意識(shí)，確定施工企業(yè)工程檔案適當(dāng)?shù)臍w檔范圍
建筑施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括:在工程準(zhǔn)備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有建筑工程開工審批表的填寫工作，建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位的施工圖紙的審核工作，建筑工程的規(guī)劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會(huì)審工作和技術(shù)交底工作；在施工過程中，還應(yīng)當(dāng)做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料匯總表，施工設(shè)計(jì)變更圖的修改和完善，建設(shè)單位與施工單位檢驗(yàn)報(bào)告的工程定位測量記錄、工程洽商記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄和隱蔽工程驗(yàn)收記錄等；在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，還應(yīng)當(dāng)正確移交竣工驗(yàn)收報(bào)告、詳細(xì)的竣工圖和竣工驗(yàn)收證書等。項(xiàng)目管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照歸檔范圍做好工程檔案的收集整理工作,明確建筑施工企業(yè)工程材料的歸檔范圍,進(jìn)而保證建筑施工工程檔案的完整性和科學(xué)合理性,實(shí)現(xiàn)建筑施工檔案的優(yōu)化管理。
3結(jié)語
綜上所述，隨著檔案信息化管理在建筑施工企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，建筑施工企業(yè)的檔案內(nèi)容也在不斷增多，檔案整理工作流程的日趨復(fù)雜使得工程行業(yè)與檔案部門面臨的難題也在增多，因而推廣運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)對采集、加工和適用企業(yè)信息具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。項(xiàng)目管理人員應(yīng)當(dāng)推廣運(yùn)用信息化方法進(jìn)行建筑施工行業(yè)的檔案管理工作，簡化編制流程，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)施工檔案的高效管理。
作者：王殿英 單位：中國二冶集團(tuán)
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