人事檔案信息化管理的挑戰(zhàn)及對策論文

　　【摘要】隨著我國信息網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，人事檔案的管理也緊隨時代發(fā)展的潮流越來越趨向于信息化，這樣不僅提高了人事檔案管理的效率和安全，也促進了事業(yè)單位人事檔案管理制度的改革。本文通過分析事業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案信息化管理的重要意義，并且研究當前人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)，最后制定合理有效的措施，進一步完善人事檔案信息化管理。

　　【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對策

　　一、分析人事檔案信息化管理的重要意義

　　（一）有利于提高人事檔案管理工作的效率。當前，各個行業(yè)領域的事業(yè)單位都在逐步利用現(xiàn)代信息技術將人事檔案管理進行信息化發(fā)展，這樣不僅促進了人事檔案數(shù)據(jù)資源的共享，提高了信息管理的標準，也彌補了以往傳統(tǒng)落后的紙質載體人事檔案的利用率較低、工作量較大以及費時費力等不足，提高了人事檔案管理工作的效率，增強了人事檔案信息化管理的時效性，使人事檔案資源可以實現(xiàn)多次反復使用，有利于保護人事檔案，促進人事檔案管理事業(yè)的健康快速發(fā)展。

　　（二）有利于完善事業(yè)單位人事檔案管理制度。隨著電子信息技術的深入發(fā)展，給各大小事業(yè)單位了解人才的基本信息資料時提供了便利，人員的信息通過收集、整編和管理可以自動、實時的從人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中獲取，使事業(yè)單位可以快速精確地選拔和管理優(yōu)秀人才。另外，事業(yè)單位也可以在員工工作期間通過人事檔案信息化管理來查看員工的工作表現(xiàn)，使員工的才華和能力充分體現(xiàn)出來，從而有利于事業(yè)單位對員工更好地監(jiān)督和人事安排，有利于進一步完善事業(yè)人事檔案管理制度，促進事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

　　二、分析現(xiàn)階段人事檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

　　現(xiàn)階段的人事檔案信息化管理雖然取得了很大的進步和發(fā)展，但其中仍然存在著一些不足之處，學校等事業(yè)管理部門對人事檔案管理的安全不夠重視，管理模式和數(shù)據(jù)庫資源都比較落后，相關的配套設施和員工素質還有待提高等等，使人事檔案信息化管理面臨著諸多的挑戰(zhàn)。

　　（一）缺乏對人事檔案信息化管理的安全重視和總體規(guī)劃。我國現(xiàn)代信息技術的發(fā)展較晚，有部分事業(yè)單位對人事檔案信息化管理的認識較少，以學校的人事檔案管理為例，學校的人事檔案管理部門對其安全建設方面的重視程度較低，沒有樹立計算機網(wǎng)絡安全的意識，這樣既有可能出現(xiàn)電腦病毒和一些網(wǎng)絡對學校人事檔案信息安全的破壞，而且學校領導缺乏對人事檔案信息化管理的總體規(guī)劃，使學校各個部門的數(shù)據(jù)信息難以實現(xiàn)資源共享，使人事信息資源開發(fā)重復。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設比較落后，有些數(shù)據(jù)信息不僅不完整、不真實，并且對一些錯誤的信息也沒有進行及時修改補充，這些問題嚴重威脅著人事檔案信息化管理的健康持續(xù)發(fā)展。

　　（二）相關的軟硬件配套設施較差，相關工作人員的整體素質水平較低。目前，人事檔案信息化管理發(fā)展水平比較低，甚至還存在使用傳統(tǒng)紙質的檔案管理模式，比較缺乏人事檔案管理的軟硬件配套設施，這使人事檔案管理工作的效率較低，難以為事業(yè)單位快速提供準確全面的檔案信息。另外，事業(yè)單位對于從事人事檔案信息化管理工作的人員缺乏標準化、規(guī)范化的管理，使相關工作人員的整體素質水平較低，沒有掌握專業(yè)的人事管理知識和相關的技能，而且還會出現(xiàn)一些怠工、違反人事紀律，違規(guī)等現(xiàn)象，這嚴重阻礙著人事檔案信息化建設的進程。

　　三、提出合理有效的措施進一步完善人事檔案信息化管理

　　（一）建立健全相關的法律法規(guī)，保障人事檔案信息化管理的發(fā)展。為了有效促進人事檔案信息化管理的發(fā)展，事業(yè)領導就要加強對人事檔案信息化管理的重視，通過一系列的法律法規(guī)來進行約束和管理，這樣才能使人事檔案信息化管理工作更加規(guī)范和標準，避免出現(xiàn)一些安全隱患，確保人事檔案信息的安全性，并且要不斷修改相關的制度，使其更好地適應當前人事檔案信息化管理的發(fā)展，這樣才能保障人事檔案信息化管理的安全可持續(xù)發(fā)展。

　　（二）提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質。事業(yè)單位還應提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質，培養(yǎng)工作人員的服務意識，使他們認識到自身工作的重要性和性質。事業(yè)單位要建立起長效的培訓機制，定期加強對人事檔案管理工作人員的專業(yè)、道德和法律培訓，使他們可以熟練操作計算機網(wǎng)絡技術等，提高工作效率，保證信息的查詢、傳遞和共享，還應強化工作人員的道德和法律意識，使他們嚴格按照相關制度辦事，不發(fā)生違規(guī)等情況，確保人事檔案信息的完整、真實和安全，從而促進人事檔案信息化管理的進一步發(fā)展。

　　四、結束語

　　實現(xiàn)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代事業(yè)發(fā)展中的必然趨勢，對于提高人事檔案管理工作的安全和效率具有積極的作用。面對當前人事檔案信息化管理上的不夠重視，并且缺乏總體規(guī)劃以及相關的軟硬件配套設施較差，相關工作人員的整體素質水平較低等等挑戰(zhàn)。事業(yè)單位就要通過建立健全相關的法律法規(guī)以及提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質等措施來進一步完善人事檔案信息化管理的發(fā)展。

　　【參考文獻】

　　[1]朱曉莉.人事檔案標準化建設實施中的問題及對策[A].齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術年會會刊[C],2008.

　　[2]杜秀梅.企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[A].創(chuàng)新與發(fā)展——山東省檔案學會第六次會員代表大會暨山東省檔案學會第六次檔案學術討論會論文集[C],2006.

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