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新形勢下企業(yè)電子檔案管理策略初探論文
摘 要：隨著計算機的普及，計算機技術(shù)在社會生活的各個方面都有廣泛的應(yīng)用，尤其是檔案管理領(lǐng)域。企業(yè)的檔案管理一直以來都主要以文書立卷方法，但是隨著辦公效率和對檔案管理要求的不斷提升，企業(yè)檔案管理也要不斷適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，把檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機結(jié)合起來，形成一套以計算機管理為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案管理模式。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子檔案管理 問題 策略
一、 前言
隨著計算機在企業(yè)辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業(yè)的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復(fù)雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，有很多優(yōu)勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業(yè)電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業(yè)電子檔案主要包括在企業(yè)正常運行的過程中，產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統(tǒng)的檔案來說，只是一種存在形式的區(qū)別，一般是指以字節(jié)、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，然后通過閱讀解碼的軟件將數(shù)據(jù)，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。
當(dāng)前我國的企業(yè)檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：
（一） 企業(yè)檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內(nèi)企業(yè)中都有普遍的運用，大多企業(yè)單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務(wù)性工作。但是電子檔案管理是屬于企業(yè)電子化辦公的更深層更系統(tǒng)化的運用，國內(nèi)企業(yè)中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。
（二） 企業(yè)人員對于檔案電子化管理認(rèn)識不足
目前，在很多企業(yè)中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經(jīng)是很普遍的了。但是對于已經(jīng)制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態(tài)，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。2除了不同企業(yè)工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認(rèn)識，他們認(rèn)為檔案電子化管理就是在管理中應(yīng)用一定數(shù)量的計算機、復(fù)機印、掃描機、刻錄盤。
（三） 電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復(fù)雜性，不穩(wěn)定性，和儲存方式的互換性。當(dāng)儲存介質(zhì)性質(zhì)發(fā)生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損，覆蓋，刪除，不利于完整重現(xiàn)信息。3
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統(tǒng)的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導(dǎo)致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業(yè)和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
（一） 制定標(biāo)準(zhǔn)，完善企業(yè)檔案信息化規(guī)范體系
在以及實行辦公電子化的企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視企業(yè)檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關(guān)制度。應(yīng)當(dāng)進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。4
（二） .提高企業(yè)檔案工作者的信息素質(zhì)
要改掉傳統(tǒng)對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應(yīng)電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。除了普通的管理人員，還要有一批負責(zé)企業(yè)電子檔案的開發(fā)利用的精通信息管理應(yīng)用技術(shù)的專業(yè)人才。
（三） 用先進的的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件來輔助檔案管理電子化發(fā)展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設(shè)備。企業(yè)要在設(shè)備方面加大投入，除了一些必須的設(shè)備，如計算機、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫，實施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案，創(chuàng)造有利的硬件條件。
（四） 建立安全，共享性強的檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫
在符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，選擇使用范圍最廣的統(tǒng)一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉(zhuǎn)換成電子檔案，建立一個完整的的檔案數(shù)據(jù)庫。在建立檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還要保證數(shù)據(jù)庫的安全，這就要求在檔案數(shù)據(jù)庫之外設(shè)置安全防護墻，防止偷竊信息和客的攻擊，對于可以接觸到數(shù)據(jù)庫的人員要進行嚴(yán)格的審查。
四、 結(jié)論
總之，企業(yè)要想真正實現(xiàn)電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現(xiàn)檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度，從而實現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案人員的個人專業(yè)素質(zhì)，要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業(yè)要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數(shù)據(jù)庫，做好企業(yè)的電子檔案管理工作。
參考文獻：
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