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高校電子檔案管理對策論文
摘要：文章首先分析了辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題，并提出了辦公自動化背景下高校電子檔案的管理，包括健全電子文檔管理的相關制度；做好電子檔案管理的需求分析；規范檔案管理體系；增加人員的內部培訓。
關鍵詞：辦公自動化；高校；電子檔案管理
自動化辦公系統（OfficeAutomationSystem，OA），是一種利用技術手段提高工作辦公效率，以實現辦公自動化處理的系統[1]。該系統能全方位迅速采集、處理信息，對高校的科研、教學和行政管理工作效率有很大提升。目前，高校檔案管理工作缺乏統一的制度規定，導致電子和紙質公文的管理工作效率較低，錯誤率較高。因此，科學設定自動化系統，合理使用電子檔案管理系統是高校需要解決的問題。
一、辦公自動化背景下高校電子檔案管理的常見問題
（一）管理制度不健全
部分高校辦公自動化管理由于缺乏完善的檔案管理制度，操作方法混亂，導致各學院和各級管理部門的工作人員工作職責不明確，出現問題時各部門互相推諉，從而使電子文件和紙質文檔處于無序的管理狀態，大大增加了工作人員的工作內容和工作難度。高校在辦公自動化方面投入的資金不足，改革力度欠缺，導致檔案管理過程中歸檔方式、要求、程序不統一，致使后期的整理保管和編目工作難以開展。另外，一些高校的檔案管理人員缺乏專業技能，使用磁盤或光盤進行電子文件歸檔時，可能存在誤操作、文件被病毒損壞等意外事故，導致歸檔的電子文件無法保證其真實性。
（二）信息收集難度大
高校學院眾多，各部門獨立性較強，因此整體檔案的信息收集需要跨越諸多部門，難度較大。對于學校下發的通知，各學院自行在校園網上下載、打印、填寫，未能及時完成提交工作；各部門的文件歸檔職責不明確；一些學院存儲容量小，不能完全保留舊文件，導致若干有價值的文件被覆蓋。
（三）電子檔案管理不科學
在電子檔案管理工作中，很多高校已經形成了硬件存儲檔案和云文件存儲檔案兩種方式，利用這兩種儲存方式能夠保證文件抵抗各種方面的風險。只需要做好相應的防火墻工作就能夠保證文件信息的安全性。但是在進行該方式的管理中始終存在著工作人員將檔案進行更改之后沒有對原文檔進行管理的問題，使檔案庫中出現很多內容相似，但是難以分辨其有效性的檔案。
（四）缺乏專業的技術人員
在我國的高校中，大部分的管理人員都是一些有著較高職稱的教師，其中很多都是學校某個方面的學科帶頭人，平常有著較為繁重的教學和科研任務。為此，很多人員對于自動化的電子檔案管理技術不夠熟練，使用這一技術時難以達到提高工作效率的目的。如果高校進一步引入新的技術型人才，就可能出現一些級別較低的工作人員接觸過多學校的核心資料，對于學校內部資料的安全性造成不利的影響。
二、辦公自動化背景下高校電子檔案的管理對策
（一）健全電子文檔管理的相關制度
只有完善相關的電子文檔管理制度，高校各學院和各部門才能在收集、歸類和整理電子檔案和紙質文檔過程中遵循統一的標準和要求，按照時間和范圍規定，及時完成信息的錄入和保存，為后期信息應用節省時間和精力。另外，相應的工作人員必須具備專業的操作技能和較高的綜合素質，以保證信息的安全性和系統的可靠性[2]。
（二）做好電子檔案管理的需求分析
高校引入電子檔案管理系統需要針對學校自身的情況和需要制定系統，要對系統中的各項功能進行具體的需求分析，使其符合組織檔案管理的特征。各學院和部門要積極配合，建立數字化校園，使自動化信息處理成為管理師生信息的專業化平臺。
（三）規范檔案管理體系
在進行電子檔案的修改工作時，需要工作人員根據實際情況進行審查。在確定能夠實現電子檔案更改之后，還需要對源文件進行標記。在保證更改內容的正確性之后，將源文件刪除，將改動的文件上傳并保存。
（四）增加人員的內部培訓
為了保證工作人員在進行電子檔案管理時能夠享受快捷的文件管理方式，可以對管理文件的工作人員進行集中培訓，促進其在這方面操作能力的提升。同時，可以尋找一些品學兼優的學生協助教師進行信息收集工作，減少教師在這方面的工作壓力。
三、結語
高校辦公引入自動化系統能夠有效提高管理的工作效率，電子檔案管理系統能夠切實為廣大師生和管理人員提供便捷，但高校需要根據自身的特點有針對性地進行系統應用和技術更新，避免電子檔案管理和紙質檔案管理出現重復、無效管理等問題。
參考文獻：
[1]王甜.淺析高校辦公自動化下的電子檔案管理[J].人才資源開發,2017(2):155.
[2]許佳.高校辦公自動化條件下的電子檔案管理探討[J].科技信息,2010(20):481,483.
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