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完善企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的方法論文
21世紀(jì)的高科技正在推動(dòng)人類進(jìn)入一個(gè)新的文明時(shí)代，而信息技術(shù)是其中最重要的推動(dòng)力之一，不久的將來(lái)，我們必然生活在一個(gè)信息技術(shù)無(wú)所不在的社會(huì)。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)領(lǐng)域的一場(chǎng)深刻的革命，它將從根本上改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的手工操作方式和許多根深蒂固的觀念。近年來(lái)，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，已經(jīng)有越來(lái)越多的企事業(yè)單位通過(guò)開展會(huì)計(jì)電算化而成績(jī)斐然。然而，在發(fā)展的過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題阻礙了它更深層次的發(fā)展。筆者采用變量的分析方法分析了目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策。
我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，從20世紀(jì)70年代末才開始，經(jīng)歷了三個(gè)階段（嘗試階段，自發(fā)發(fā)展階段，有組織、有計(jì)劃地穩(wěn)步發(fā)展階段），其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)得到了廣大會(huì)計(jì)工作者的歡迎。現(xiàn)在相當(dāng)一部分單位實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，提高了工作效率。隨著先進(jìn)的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn)，對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出了更高的要求。然而，會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)有的一些問(wèn)題阻礙了它更深層次的發(fā)展。
一、對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)
廣義的會(huì)計(jì)電算化是指與實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會(huì)計(jì)電算化人才的培訓(xùn)、會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃、會(huì)計(jì)電算化制度建設(shè)、會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)的培育與發(fā)展等。它是一個(gè)人機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會(huì)計(jì)人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會(huì)計(jì)軟件資源。
計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度非常快，而采用會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)處理，這樣使會(huì)計(jì)信息更加準(zhǔn)確和及時(shí)，同時(shí)也為發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用創(chuàng)造了有利條件，如通過(guò)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析、預(yù)測(cè)，從而更加充分地發(fā)揮會(huì)計(jì)的預(yù)測(cè)、決策職能，不局限于其反映、監(jiān)督職能。
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，只要將原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、歸集、匯總、分析等工作，全部由計(jì)算機(jī)完成。這樣就將會(huì)計(jì)人員從繁雜的記賬、算賬、報(bào)賬中解脫出來(lái)，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率；而會(huì)計(jì)軟件采用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，防止非法數(shù)據(jù)的進(jìn)入，如一張借貸不平的憑證，計(jì)算機(jī)拒絕接收，從而保證了會(huì)計(jì)信息的合法性、完整性，促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化，提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量；實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)不僅具有核算、監(jiān)督這樣的基本職能，而且還通過(guò)計(jì)算機(jī)分析、預(yù)測(cè)并參與經(jīng)濟(jì)決策，提高了企業(yè)的管理水平，此外大量的信息可以得到共享，促進(jìn)和帶動(dòng)其他業(yè)務(wù)、管理部門的信息溝通，為整個(gè)管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。
二、目前會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中面臨的問(wèn)題
（一）具體法律、法規(guī)及制度建設(shè)需進(jìn)一步落實(shí)到位
我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，經(jīng)驗(yàn)不足，會(huì)計(jì)電算化理論知識(shí)落后于實(shí)踐，而法律也具有滯后性。當(dāng)前大部分企業(yè)幾乎都是按照有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的規(guī)章制度來(lái)實(shí)施電算化，因沒(méi)有具體的法律來(lái)規(guī)范，有的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施得較差，不能發(fā)揮電算化高效、方便等優(yōu)勢(shì)，有的企業(yè)根本就不實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，阻礙了會(huì)計(jì)電算化全面推廣。
任何事物的發(fā)展、運(yùn)轉(zhuǎn)等都是在一定的環(huán)境中，會(huì)計(jì)電算化也不例外。會(huì)計(jì)電算化的制度建設(shè)包括電算化會(huì)計(jì)管理制度、內(nèi)部控制制度以及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的高度認(rèn)識(shí)和重視。在實(shí)際操作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)在管理上沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)電算化引起高度重視，有的沒(méi)有相應(yīng)的管理制度，而有的單位雖然有制度但是可惜沒(méi)有很好的落實(shí)。
（二）完善企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度
一部分企業(yè)由于制度的建設(shè)及管理控制不嚴(yán)，致使在會(huì)計(jì)電算化工作中存在許多問(wèn)題，如在業(yè)務(wù)處理中崗位職責(zé)不明顯，有時(shí)候一個(gè)操作員身兼數(shù)職，可以用多種不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同權(quán)限的操作，從而使財(cái)務(wù)分工的控制名存實(shí)亡；在安全方面，重業(yè)務(wù)應(yīng)用，輕安全管理，計(jì)算機(jī)安全意識(shí)和措施相對(duì)滯后，很多電子信息處于不加密或低加密狀態(tài)，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、信息等丟失風(fēng)險(xiǎn)較高，內(nèi)部控制制度做得不好。
（三）中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員、財(cái)會(huì)人員的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)缺乏
一些企業(yè)尤其是中小企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。除此之外，大部分中小企業(yè)本身規(guī)模就不大，業(yè)務(wù)量也不多，領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為根本不必要花大筆的資金來(lái)購(gòu)買電算化所必需的設(shè)備、財(cái)務(wù)軟件及消耗材料；要進(jìn)行會(huì)計(jì)人員電算化培訓(xùn)既花錢又影響正常工作，感覺(jué)既不必要也不劃算。有的企業(yè)雖然在單位實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化，但對(duì)有關(guān)知識(shí)又了解不多，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是“以機(jī)代賬”軟件只需一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代、不注意軟件升級(jí)的情況。
（四）會(huì)計(jì)電算化檔案管理不規(guī)范
由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，許多單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間較短，財(cái)務(wù)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)或光盤上歸檔保存，造成歸檔的內(nèi)容不完整；有的單位雖然備份但不注意放置備份光盤等環(huán)境，從而使備份好的會(huì)計(jì)檔案因潮濕等而不能使用，造成檔案的缺失。無(wú)論怎樣的情形，在整體上都影響了會(huì)計(jì)檔案的完整。
三、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化存在問(wèn)題的主要原因
（一）會(huì)計(jì)電算化知識(shí)教育不到位
雖然現(xiàn)在很多學(xué)校都開設(shè)了會(huì)計(jì)電算化這門課程，但是因一些原因使會(huì)計(jì)電算化教育不到位，培養(yǎng)出的財(cái)會(huì)人員缺乏有關(guān)的知識(shí)。其原因主要是：
1.因會(huì)計(jì)電算化的學(xué)習(xí)本身就需要實(shí)際操作才能很好的掌握，而有的學(xué)校因其硬、軟件設(shè)備跟不上使學(xué)生只能學(xué)到一些理論知識(shí)，實(shí)際上機(jī)操作較少，知識(shí)掌握得不扎實(shí)，理論與實(shí)踐脫軌。這樣培養(yǎng)出的財(cái)會(huì)人員在很大程度上有可能做出一些違反《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的事，如其有可能以多種不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同權(quán)限的操作或?qū)n案不進(jìn)行備份管理等。
2.有一部分會(huì)計(jì)學(xué)校只重視培養(yǎng)學(xué)生會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，而忽視計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)。實(shí)際工作中會(huì)計(jì)電算化的操作有很大—部分都需要計(jì)算機(jī)知識(shí)，如辦公軟件中的Excel等。這樣培養(yǎng)出的學(xué)生很難及時(shí)適應(yīng)自己的本職工作。
（二）政策法規(guī)不合理、會(huì)計(jì)電算化理論滯后
我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化管理起步較晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平還很低，由于一些政策和法規(guī)的不合理，束縛了開發(fā)人員和用戶的手腳。十幾年來(lái)，我國(guó)成功地開發(fā)出一批頗有名氣、民族品牌的會(huì)計(jì)電算化軟件，但隨著會(huì)計(jì)電算化的深入發(fā)展，不斷出現(xiàn)的一系列問(wèn)題卻值得探討和研究。這必然要求發(fā)展會(huì)計(jì)電算化理論，而當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)是會(huì)計(jì)電算化理論落后于實(shí)踐，無(wú)法推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化實(shí)務(wù)向深層次發(fā)展。
（三）電算化審計(jì)軟件技術(shù)落后
當(dāng)前，會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)還處于一種“脫節(jié)”狀態(tài)，嚴(yán)重影響我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。其原因主要是：
1.因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)軟件有“反記賬””反結(jié)賬“的功能，為財(cái)務(wù)工作留下了隱患，財(cái)務(wù)信息隨時(shí)有可能被修改、刪除而不留痕跡，不利于有關(guān)方面的審計(jì)。
2.審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制程序也不是很了解、審計(jì)技術(shù)不成熟，使得會(huì)計(jì)電算化過(guò)程成為黑箱操作。當(dāng)前，會(huì)計(jì)電算化與審計(jì)脫節(jié)，嚴(yán)重影響我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。
四、完善我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作的幾點(diǎn)對(duì)策
（一）建立健全會(huì)計(jì)電算化制度
我國(guó)相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀制定出一些具體的法律，使實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位朝著有序、健康的方向發(fā)展；還可以通過(guò)行業(yè)會(huì)計(jì)協(xié)會(huì)制定統(tǒng)一的跨級(jí)核算軟件標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)甚至可以直接通過(guò)政府行政手段來(lái)干預(yù)等。
至于會(huì)計(jì)電算化的制度建設(shè)，在管理方面主要有：
1.人員管理制度。主要是單位認(rèn)真選聘會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)職員，對(duì)其任職資格進(jìn)行考核；選好后根據(jù)各自的情況安排崗位，進(jìn)行職責(zé)劃分。
2.操作管理制度。包括操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄、管理制度及內(nèi)控制度。比如，對(duì)操作權(quán)限，單位可以讓職員指紋簽到和簽退。這樣可以避免一個(gè)職員身兼數(shù)職，避免其他人員進(jìn)入操作等。
3.數(shù)據(jù)管理制度。主要是數(shù)據(jù)輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密制度。比如，應(yīng)將備份的文檔存放在不同的地方等。
在內(nèi)控方面主要有：
1.不兼容權(quán)限、職務(wù)必須分離。這個(gè)是內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，如，系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)必須分離；數(shù)據(jù)錄入和審核的職務(wù)必須分離；系統(tǒng)操作的職務(wù)和系統(tǒng)檔案管理的職務(wù)必須分離等。
2.會(huì)計(jì)電算化人員相互制約、監(jiān)督。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)和手工會(huì)計(jì)一樣，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不能由一人經(jīng)手到底，必須有幾人承擔(dān)等，相互監(jiān)督、互相制約。
3.文檔安全、保密。如在電算化系統(tǒng)內(nèi)的財(cái)務(wù)信息不能被人隨意刪除，防止備份資料丟失等。
（二）轉(zhuǎn)變中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的觀念，增加其會(huì)計(jì)電算化知識(shí)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員不重視會(huì)計(jì)電算化主要是由他們舊的觀念所致，沒(méi)有真正的了解到會(huì)計(jì)電算化快捷、方便的作用。有關(guān)部門可以對(duì)中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》和《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》。除此之外，使其了解到會(huì)計(jì)電算化不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高，能及時(shí)、有效地提供企業(yè)的各種財(cái)務(wù)信息，節(jié)省會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力，轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能，推動(dòng)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步，提高會(huì)計(jì)工作水平，最終將大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。這樣才能有效地快速普及電算化。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理
會(huì)計(jì)電算化檔案管理是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的保障，是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是會(huì)計(jì)信息得以充分利用的保證，因此必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理。筆者認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面來(lái)做：
1.會(huì)計(jì)電算化檔案的收集。因計(jì)算機(jī)有它本身的缺陷，如突然停電、計(jì)算機(jī)中病毒會(huì)造成原有數(shù)據(jù)的丟失，所以為避免這一情況的發(fā)生，財(cái)務(wù)部門人員應(yīng)養(yǎng)成好的習(xí)慣，即及時(shí)地對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，把備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。
2.會(huì)計(jì)電算化檔案的管理與保存。因會(huì)計(jì)電算化檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，由于這些信息載體的物體特性，數(shù)據(jù)也極容易丟失，所以在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備復(fù)制兩份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在這些備份的檔案上標(biāo)有形成檔案時(shí)的時(shí)間和操作員的姓名以便找起來(lái)方便。此外為保險(xiǎn)起見，應(yīng)將這兩份檔案放在不同的地方（遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、不潮等），如一個(gè)地方發(fā)生地震或火災(zāi)等意外情況不至于造成整個(gè)系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止丟失。
（四）培養(yǎng)復(fù)合型的財(cái)務(wù)人員
企業(yè)要真正做到會(huì)計(jì)電算化，就需造就一大批既精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又擅于財(cái)務(wù)管理，能夠熟練地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息加工和分析的人才，滿足各方（如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、審計(jì)部門等）對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求。具體措施有：
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員可定期對(duì)自己的員工進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化知識(shí)比賽，將此作為考核員工工資的一項(xiàng)內(nèi)容。這樣可以刺激員工主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)。
2.讓員工積極接受有關(guān)的會(huì)計(jì)培訓(xùn)。經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，會(huì)計(jì)也在發(fā)展中更新知識(shí)，讓員工接受培訓(xùn)可了解最新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等的變化，從而更好地工作。
五、結(jié)束語(yǔ)
會(huì)計(jì)電算化幫會(huì)計(jì)人員減少了大量算賬的時(shí)間，提高了工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、各部門提供及時(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息。在信息高速發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)電算化的普遍使用將成為一種必然。
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