會議方案的種類及其特點

　　會議方案是召開大中型會議之前，對會議如何召開所作的預想性方案，是一種書面文字材料。會議方案定得好，對會議的成功有很大幫助。并非任何會議都要寫會議方案的，只是對那些較重要的、規模較大的、時間較長的大中型會議才寫會議方案。例如：黨大會、人代會等都要寫會議方案。一般小型的會議，到會人數不多、時間不長，用不著寫會議方案。

　　會議方案的種類

　　(1)代表會議方案。代表會議一般參加人數較多，召開時間較長，會議程序嚴格，而且不同級別的代表會，有不同要求，其方案也比較復雜。

　　(2)工作會議方案。工作會議，雖然不象代表會議在程序和規格上要求那樣嚴格，但在材料的準備工作上有自己突出的特點。

　　(3)表彰獎勵性會議方案。表彰獎勵性會議除會議本身之外，因涉及到獎旗、獎狀、獎品之類，在財務和物資方面需要做好準備，其會議方案比較復雜。

　　會議方案的特點

　　(1)預想性。會議方案是在會議召開之前制定的。對為什么召開這次會議，怎樣召開這次會議，會議將達到什么效果，都要事先做出設想和安排。這種設想和安排，一方面要根據實際情況進行，另一方面要憑以往經驗。對如何開好會議預想得越周到、越細致越好。

　　(2)程序性。凡召開會議必有一定程序，有些會議其程序大體都是固定的，因此在制定會議方案時，不能不根據某種會議的特點和要求，確定其基本程序，以保證會議進然有序地召開。

　　(3)請示性。寫會議方案還有一個目的，那就是請示上級領導部門批準召開這次會議，如這次會議的規模、程序、開法、經費使用等是否合適，請示審查批準。

　　接待會議方案

　　一、會前準備工作

　　1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

　　2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

　　3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

　　4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

　　5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

　　6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。

　　（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

　　（2）設置主席臺，落實領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

　　（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。

　　（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

　　（5）擺放適宜花卉。

　　7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

　　8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

　　9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

　　二、會務組織與服務工作

　　1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

　　2、搞好會議簽到、材料分發。

　　3、落實領導、發言人是否到齊。

　　4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

　　5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

　　6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

　　7、組織照相。

　　8、為與會人員預訂車、船、機票等。

　　三、會議善后工作

　　1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

　　2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

　　3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

　　4、做好會議報道工作。

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