文秘會議記錄寫作要求及特點

　　機關、企業、事業單位等，各種會議都離不開會議記錄，因而，會議記錄也成為人們經常使用的應用文體。

　　會議記錄是會議文書之一。機關、企業、事業單位等，各種會議都離不開會議記錄。

　　會議記錄的作用和特點

　　會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、講話、發言、決定、決議、議程以及各方面的意見等內容的一種重要的應用文。會議記錄的作用，有以下四點：

　　(1)重要依據。會議記錄可作為研究和總結會議的重要依據。凡屬大型會議，后期總要總結，有時“工作報告”和“講話”等還要根據各組討論的意見進行修改，這一切的重要依據，都是會議上的各種“記錄”。同時，會議記錄還可以作為日后分析、研究、處理有關問題時提供參照依據。

　　(2)通報信息。會議記錄有的可作為文件傳達，以使有關人員貫徹會議精神和決議;有的可以向上級匯報，通報信息，使上級機關了解有關決議、指示的執行情況。

　　(3)參考資料。會議記錄是編寫會議紀要和會議簡報的基礎、重要的參考資料。

　　(4)檔案憑證。會議記錄是重要的檔案資料，在編史修志、查證組織沿革、干部考核使用以及落實政策、核實歷史事實等方面，起著無可替代的憑證作用。

　　會議記錄根據不同的標準，可以分為不同的種類。會議記錄的分類不在記錄上，而在會議的種類上。常見的分類方法有以下四種分法：按性質分，有黨委會議記錄、群眾團體會議記錄、企業、事業行政會議記錄等;按內容分，有工作會議記錄、座談會議記錄等;按范圍分，有大會會議記錄、小組會議記錄等;按記錄方法分，有摘要會議記錄、詳細會議記錄等。

　　會議記錄具有原始性和憑據性的特點，原始性是指按會議發展順序，將發言人的講話內容、研究認定的問題，如實記錄下來，一般不許加工、整理。憑據性是指會議記錄是會議原始情況的真實記錄。因此，更為可靠，是會議查對情況的真實憑據。

　　會議記錄的寫法和寫作要求

　　撰寫會議記錄要按會議記錄的寫作格式寫作。同時，要注意依會議記錄寫作要求來寫好會議記錄。會議記錄一般由標題、會議基本情況、會議內容、會議結尾四部分組成：

　　(1)標題。標題即會議的名稱。一般寫法是單位名稱、會議事由(含屆、次)加上記錄組成。

　　(2)會議基本情況。這部分要寫清開會時間和會議地點，出席人、缺席人和列席人，即不屬于本次會議的正式成員，但與會議有關的各方面人員;主持人，寫明主持人的姓名、職務;記錄人，寫上記錄者的姓名，必要時注明真實其職務，以示對所作記錄的內容負責。上述內容，要在會議召開之前寫好，不可遺漏;倘若會議記錄要在報紙上公開發表，則可刪去（本文來自）。

　　(3)會議內容。主要寫會議議程、議題、討論過程、發言內容、會議決議等。這一部分是了解會議意圖的主要依據，是會議成果的綜合反映，是日后備查的重要部分，要著重記錄。

　　(4)結尾。會議記錄沒有固定的格式。一般要另起一行，空兩格寫“散會”字樣。在會議記錄的右下方，由會議主持和記錄人簽名，以示負責。

　　會議記錄的寫作要求，主要有以下三點：

　　(1)做好準備。事先要了解會議的議程，以便于在記錄過程中注意各有關方面的關系，將一些事宜有機地聯系起來，加快記錄的速度;記準、記全。會議記錄是原始憑證，所以貴在準確、齊全。采用速記和錄音的辦法，也是保證“記錄”準確、齊全的有效方法。

　　(2)記錄方法。會議記錄既可采用符號速記，也可采用文字記錄。重要會議、重要領導人講話可速記。一般會議，可使用文字摘要記錄的方法。

　　(3)注意整理。通常情況下，現場記錄是原始記錄，一般需要整理。整理的要求是，在原始記錄的基礎上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議，糾正語法錯誤，合理劃定段落。

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