會議記錄寫作的一般要求

　　凡是比較重要的或正規(guī)的會議，秘書一般都會做會議記錄(MINUTES OF MEETINGS).這里的會議記錄不是指會議期間的筆錄，而是根據(jù)筆錄或錄音整理形成的會議情況材料， 以便為今后分析、研究、檢查決議事項的執(zhí)行情況提供依據(jù)。下面小編跟大家說說會議記錄寫作的一般要求！

　　會議記錄可以采用信件或備忘錄形式。 會議記錄的主要內(nèi)容包括：

　　1. 會議主題(SUBJECT)

　　2. 會議時間(DATE OF MEETING)

　　3. 會議地點(PLACE OF MEETING)

　　4. 出席會議的人員(MEMBERS PRESENT)

　　5. 會議主持人(CHAIRPERSON)

　　6. 會議記錄人(RECORDER)

　　7. 會議發(fā)言、討論紀要(SUMMARY OF SPEECHES AND DISCUSSIONS)

　　8. 結(jié)束時間(TIME OF ADJOURNMENT)

　　撰寫這類會議記錄時應(yīng)注意做到以下幾點:

　　1. 記錄應(yīng)客觀、清楚、簡明、完整。

　　2. 一般采用過去時、簡接引語。

　　3. 盡量避免使用權(quán)用抽象、概念性詞語，如：“人事辦公室”應(yīng)寫成“THE PERSONNERL DEPARTMENT”， 而不應(yīng)簡單地寫為“THE OFFICE”。

　　4. 盡量避免使用感情色彩較濃的詞語， 如：GOOD， POOR，AS USUAL， ……

　　5. 當提及某人時，其姓名、頭銜應(yīng)一并使用。

　　6. 總結(jié)會議情況時，不要漏掉重要事項，如：某提議由誰提出?有誰附議?有多少人贊成?有多少人反對?

　　7. 要有記錄整理人的簽名. 如果記錄是由一人整理，另一人打印，則應(yīng)標注其姓名的首字母縮寫.

　　會議記錄整理好后，應(yīng)當發(fā)送給參加會議的每一個人及沒有參加會議但與會議內(nèi)容相關(guān)的人。

　　會議記錄整理與寫作要求

　　一、會議記錄的格式

　　1.標題。一般由單位名稱、會議名稱與文種“會議記錄”構(gòu)成，如“中共××市委常委擴大會議記錄”。如果某一類會議印有專用的會議記錄本，則可省略單位名稱，由會議名稱和文種構(gòu)成，反映會議主題（或會議時間、會議屆次）即可，如“三月份教學(xué)會議記錄”，也可直接用“會議記錄”作為標題。

　　2.會議基本情況。也稱為“記錄頭”， 主要包括會議時間（要注明具體年、月、日及會議的開始和結(jié)束時間），會議地點，出席人（人數(shù)較少的會議要將出席者姓名都寫上， 人數(shù)過多的會議或召開頻次較高的例行會議可只寫明出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。這部分內(nèi)容一般在會議正式開始前記錄好， 每一項要分段依次排列，清晰記錄。

　　3.會議進行情況。這是會議記錄的核心部分， 包括主持人講話、會議議題、會議討論發(fā)言、會議結(jié)論或議決事項等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，不要出現(xiàn)疏漏。

　　4.尾部。一般于正文后另起一行空兩格寫上“散會”“會議結(jié)束”等字樣，以示記錄完畢。如遇中途休會，應(yīng)注明“休會”等字樣。由于會議記錄是不容更改的原始憑證， 因此要由會議記錄員、主持人等相關(guān)人員在會議記錄末頁下端簽名， 重大決策性會議還需全體與會人員簽字，以示對該會議記錄負責(zé)。

　　二、做好會議記錄的注意事項

　　1.客觀真實。會議記錄應(yīng)該嚴格遵守客觀真實、完整準確、清楚規(guī)范的原則。記錄個人發(fā)言注意內(nèi)容準確， 保持原意。原話意思不完整的，可以作一些技術(shù)上的加工處理，但不能隨意對內(nèi)容和意思作增減刪改。

　　2.全面詳實。會議記錄的內(nèi)容應(yīng)包括會議的基本情況、經(jīng)過情形和結(jié)論等。要將記錄的重點放在討論的議題、提出的建議、形成的決議方面，尤其要詳實記錄主持人（主要領(lǐng)導(dǎo)）的結(jié)論性發(fā)言。有時會場上的笑聲、掌聲和有關(guān)動態(tài)，與會者的遲到、早退等情況也應(yīng)記錄在案。會議中如有爭議問題， 還應(yīng)該把爭議焦點及有關(guān)人員的爭論觀點記錄下來。

　　3.條理清晰。記錄會議發(fā)言內(nèi)容應(yīng)講究條理，分條列項，以一個發(fā)言者為一個記錄單元單獨成段，查閱時便能一目了然。

　　4.有所取舍。詳細記錄會議內(nèi)容并不是說要一字不落， 與會議主題無關(guān)的發(fā)言內(nèi)容可以舍去不記， 發(fā)言中出現(xiàn)的重復(fù)啰嗦內(nèi)容以及口頭語等也不必記錄。記錄的詳略要視具體情況而定，一般而言，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據(jù)材料等要記得具體、詳細；一般的情況說明則抓住要點，略記大意即可。

　　5.及時校核。記錄時要做到層次分明、語句通順，字跡應(yīng)清晰易認，不要過于潦草，不使用自造的簡稱或文字。會后要及時對會議記錄的內(nèi)容進行全面檢查，查漏補缺，改正錯別字。對會上沒有弄清的或發(fā)言人未表述清楚的地方，可于會間當面確認， 也可會后對照錄音或找相關(guān)與會人員核實。會上如有漏記的內(nèi)容，可先做出標記，會后再進行核對、補寫。

　　6.便于存檔。因為會議記錄是立卷歸檔的重要材料， 因此應(yīng)使用墨水筆記錄。即使有攝影、錄音設(shè)備，也應(yīng)當做好書面記錄，這樣做不僅使會后整理記錄的速度更快， 而且可以防止設(shè)備中途出現(xiàn)故障而漏掉

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