會議通知六要素是什么

　　導語：近日，將召開一次銷售工作會議，要求各分公司主管此項工作的負責人參加，會期兩天。請按要求草擬一份會議通知。下面是小編為您收集整理的會議通知，希望對您有所幫助。

　　●會議要素之與會者

　　與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務人員。

　　●會議要素之主持人

　　會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人，或是有相當地位、威望的人擔任。一般有兩種情況：

　　另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區的聯席會議，則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議，則需產生相應人數的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。

　　●會議要素之議題

　　議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。

　　每次會議的議題應該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。

　　有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或專門的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。

　　●會議要素之名稱

　　正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。

　　俗話說，名不正則言不順。會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模，等等。

　　會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數，作好準備;又用于會后的宣傳，擴大會議的效果;更用于會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力。

　　大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標志，簡稱“會標”。會標必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產生誤會。

　　●會議要素之時間

　　會議時間有三種含義：

　　A 一是指會議召開的時間;

　　B 二是指整個會議所需要的時間、天數;

　　C 三是指每次會議的時間限度。

　　會議召開時間

　　某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素。

　　首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。

　　其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。

　　再次是適宜，即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

　　會議需要時間

　　會議需要時間可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘;多則幾天、十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。

　　會議時間限度

　　每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

　　會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

　　●會議要素之地點

　　會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

　　國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素;專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。

　　主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。

　　會議禮儀

　　是召開會議前、會議中、會議后及參會人應注意的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大的促進作用。

　　會議準備

　　1、確定會議主題與議題(要有切實的依據;必須要結合本單位的實際;要有明確的目的)

　　2、確定會議時間(會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席)

　　3、確定會議所需用品和設備(必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。)

　　4、確定與會人員名單(包括出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。)

　　5、確定會議地點(要根據會議的規模、規格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環境等因素。)

　　6、擬發好會議通知(會議通知必須寫明開會時間、地點、會議主題及參加者等內容。要提前一定的時間發通知，以便使參加者有所準備。)

　　會議前

　　現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

　　會議中的注意事項

　　1、做好會議記錄安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言進行記錄(特別是討論性質的會議)，記錄內容會后留底。安排專人攝影(攝像、錄音)，會后留底。

　　2、會議秩序參會人員入座后會議正式開始，這時非參會人員應全部離開會議室;在會議進行中，雙方要關閉所有的通訊工具(或調到靜音)，人員也不要隨便進出。

　　3、會議服務

　　(1)參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

　　(2)除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝。如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響;動作要輕、慢、柔、避免快、重!

　　(3)講師的行李包(或筆記本包)注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出服務細節的水平。

　　(4)會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。

　　會議后

　　整理會議記錄

　　(1)整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

　　(2)完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。

　　(3)整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。

　　(4)重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。

　　會議結束后，主方人員應將客方人員送至電梯口或送到大樓門口上車，握手告別，目送客人汽車開動后再離開。

　　如果安排了與會議內容密切相關的參觀考察活動，則應在參觀點安排專門的接待人員，并懸掛歡迎性的標語橫幅。

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