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需求建議書(shū)介紹
什么是需求建議書(shū)[1]
需求建議書(shū)是指從客戶角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向服務(wù)商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。也就是說(shuō)，需求建議書(shū)是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來(lái)說(shuō)明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書(shū)，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書(shū)面文件，又稱招標(biāo)書(shū)。需求建議書(shū)一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書(shū)主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)的要求等。
好的需求建議書(shū)能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書(shū)，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開(kāi)發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過(guò)程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書(shū)上。例如，
需求建議書(shū)的主要內(nèi)容[2]
需求建議書(shū)一般包含以下主要內(nèi)容：
客戶必須搜集大量相關(guān)資料準(zhǔn)備需求建議書(shū)，因?yàn)镮T項(xiàng)目實(shí)施者需要按照RFP來(lái)準(zhǔn)備他們的項(xiàng)目技術(shù)方案，并以此參與競(jìng)標(biāo)。RFP中包括項(xiàng)目的目標(biāo)，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃；對(duì)實(shí)施商申請(qǐng)書(shū)的表格和內(nèi)容的規(guī)定；客戶希望潛在的實(shí)施商提交投標(biāo)申請(qǐng)書(shū)的最后期限；評(píng)價(jià)申請(qǐng)書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)等。一份好的RFP應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容。
1．工作表述
工作表述就是說(shuō)明項(xiàng)目的工作范圍，概括客戶要求開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的任務(wù)或工作單元，說(shuō)明項(xiàng)目所涉及的各種事情，哪些必須由開(kāi)發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的具體目標(biāo)。又如建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站，所需設(shè)備的采購(gòu)任務(wù)，是由客戶自己完成，還是由開(kāi)發(fā)商去完成；企業(yè)網(wǎng)站上的頁(yè)面文字，是客戶自己撰寫(xiě)，還是由開(kāi)發(fā)商撰寫(xiě)等。
2．任務(wù)要求
需求建議書(shū)必須要具體規(guī)定開(kāi)發(fā)商需要完成任務(wù)的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開(kāi)發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時(shí)訪問(wèn)的情況下不會(huì)產(chǎn)生堵塞的感覺(jué)，網(wǎng)
站的瀏覽頁(yè)面不低于多少；建立一個(gè)自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開(kāi)出了發(fā)票的30天內(nèi)沒(méi)有收到賬款，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì)成為將來(lái)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
3．交付物
交付物就是開(kāi)發(fā)商所提供的實(shí)體內(nèi)容，這在需求建議書(shū)中應(yīng)該說(shuō)明。例如，對(duì)于自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，客戶可能要求開(kāi)發(fā)商提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤(pán)和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)課程。交付物也可能包括客戶要求開(kāi)發(fā)商提供定期進(jìn)度報(bào)告或終期報(bào)告。
4．客戶供應(yīng)條款
需求建議書(shū)還應(yīng)該列出客戶的供應(yīng)條款。例如，客戶需要建立一個(gè)網(wǎng)J站，可能需要向開(kāi)發(fā)商提供企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)及各部門(mén)之間業(yè)務(wù)關(guān)系的詳]細(xì)說(shuō)明，包括信息流程的類型、信息流量和發(fā)生頻率等。
5．表述客戶對(duì)需求的確認(rèn)
需求建議書(shū)不是對(duì)客戶需求的最后確認(rèn)。最后的確認(rèn)應(yīng)該在對(duì)開(kāi)發(fā)商提出的方案進(jìn)行評(píng)估之后。例如印刷宣傳手冊(cè)，可能在開(kāi)印之前要經(jīng)過(guò)客戶審定；局域網(wǎng)的建設(shè)，在購(gòu)買材料和設(shè)備之前，客戶必須審定開(kāi)發(fā)商的技術(shù)方案。這一點(diǎn)在需求建議書(shū)中必須向開(kāi)發(fā)商說(shuō)明。
6．期望的合同類型
(1)合同可以按固定價(jià)格訂立。這樣，開(kāi)發(fā)商實(shí)際上就是費(fèi)用包干。客戶只給固定的價(jià)錢，不管開(kāi)發(fā)商實(shí)際工作花費(fèi)多少。開(kāi)發(fā)商必須保證功能的實(shí)現(xiàn)和質(zhì)量要求，超支的風(fēng)險(xiǎn)由開(kāi)發(fā)商負(fù)擔(dān)。
(2)合同也可以規(guī)定開(kāi)發(fā)商不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，即在時(shí)間、原材料限制的條件下，不論實(shí)際成本多少，都會(huì)給開(kāi)發(fā)商特定的報(bào)酬，也就是所謂包工不包料。在我國(guó)現(xiàn)階段的條件下，由于質(zhì)量檢驗(yàn)和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書(shū)中，最好說(shuō)明客戶是希望采用那種類型的合同。
7．期望的付款方式
付款方式可以分為一次性付款和分階段付款；在開(kāi)始前付款和結(jié)束后付款。一般依項(xiàng)目的性質(zhì)來(lái)定付款方式。如網(wǎng)頁(yè)制作，往往在項(xiàng)目末期付款；而架設(shè)局域網(wǎng)，一般在方案確認(rèn)后，付款30％以便開(kāi)發(fā)商采購(gòu)，工程結(jié)束驗(yàn)收后付滿90％，留10％等到使用一段時(shí)間以后確認(rèn)無(wú)問(wèn)題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書(shū)中，客戶應(yīng)該先提出自己的期望付款方式。
8．要求的進(jìn)度計(jì)劃
進(jìn)度計(jì)劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內(nèi)完成；也可以詳細(xì)一些，如多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成方案設(shè)計(jì)和審定，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成硬件選購(gòu)與安裝，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成軟件研制、測(cè)試與安裝，最后開(kāi)發(fā)商在系統(tǒng)安裝調(diào)試后，在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓(xùn)。
9．申請(qǐng)書(shū)的格式和內(nèi)容提示
為了便于在幾個(gè)開(kāi)發(fā)商之間進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，申請(qǐng)書(shū)應(yīng)該在形式上采取同一個(gè)格式，內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該一致。這樣對(duì)不同的申請(qǐng)者來(lái)說(shuō)比較公平，也能減輕客戶在評(píng)審時(shí)的工作量。客戶在需求建議書(shū)中可以限定申請(qǐng)書(shū)的每一部分采用的文字?jǐn)?shù)量或頁(yè)數(shù)。
10．提交申請(qǐng)書(shū)的最后期限
申請(qǐng)書(shū)受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開(kāi)發(fā)商在接到需求建議書(shū)后多少個(gè)工作口之內(nèi)(如l周之內(nèi)、1個(gè)月之內(nèi)等)提交申請(qǐng)書(shū)，或大家一律在某月某日之前提交申請(qǐng)書(shū)。這樣做的目的是便于同時(shí)對(duì)眾多的申請(qǐng)者進(jìn)行比較、評(píng)估，也是為了保持公正，不給某些開(kāi)發(fā)商以額外的時(shí)間和機(jī)會(huì)。
11．對(duì)申請(qǐng)書(shū)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
要告訴開(kāi)發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準(zhǔn)則來(lái)評(píng)價(jià)他提交的申請(qǐng)書(shū)。這樣做的目的，是指導(dǎo)開(kāi)發(fā)商寫(xiě)好申請(qǐng)書(shū)。一般評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)包括4個(gè)方面的內(nèi)容：
(1)開(kāi)發(fā)商在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)。如他們近期是否在預(yù)算內(nèi)按期完成了類似的項(xiàng)目，客戶對(duì)他們是否滿意?
(2)開(kāi)發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類型的計(jì)算機(jī)軟件?數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)、方法是什么?用來(lái)建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語(yǔ)言?采用哪些供應(yīng)商的設(shè)備?等等。
(3)進(jìn)度計(jì)劃。開(kāi)發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項(xiàng)目計(jì)劃?
(4)成本。如開(kāi)發(fā)商的報(bào)價(jià)是否合理?成本預(yù)算中有無(wú)漏算的條款?將來(lái)在執(zhí)行時(shí)有沒(méi)有可能出現(xiàn)超支，或有無(wú)可能因過(guò)于節(jié)約而導(dǎo)致質(zhì)量不能保證?有的申請(qǐng)人為了爭(zhēng)取合同，在報(bào)價(jià)上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結(jié)果導(dǎo)致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對(duì)此需要引起注意。
12．資金總量
開(kāi)發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項(xiàng)目，但客戶在需求建議書(shū)中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開(kāi)發(fā)商他打算花多少錢來(lái)辦這件事是有好處的，這樣可以使開(kāi)發(fā)商能夠提交與資金水平相適應(yīng)的申請(qǐng)書(shū)，提高在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的工作效率。
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