2015關(guān)于信函格式公文

　　公文的“信函式格式”問題是近年來因為公文處理規(guī)范化而正式提出的一個新問題。2001年開始施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《新辦法》)為了杜絕責權(quán)不明的公文濫發(fā)，在第十五條規(guī)定：“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。”這里第一次提出“非正式行文”問題，同時提出了“函的形式”問題。

　　何謂“非正式行文”?2001年1月下發(fā)，與《新辦法》配套的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》(以下簡稱《公文處理意見》)作了具體而詳細的解釋：“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)(包括本系統(tǒng))制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不代替部門審批下達應(yīng)當由部門審批下達的事項;與相關(guān)的其他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。”

　　那么，“函的形式”又是一個什么樣的形式呢?《公文處理意見》的解釋是：“‘函的形式’是指公文格式中區(qū)別于‘文件格式’的‘信函格式’”。從規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對外正式行文”，到明確只能以“函的形式”行文，最終落實到了“信函格式”上。可見“非正式行文”在公文形式上的標志就是“信函格式”。

　　“信函格式”有何規(guī)范性要求呢?由中國標準研究中心和國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草，從2000年1月開始實施的國家標準《國家行政機關(guān)公文格式》(以下簡稱《公文格式》)作了簡要說明。其重要附件《國家行政機關(guān)公文格式•條文釋義》(以下簡稱《條文釋義》)則作了進一步詳細解釋。

　　《條文釋義》在“信函式格式”一節(jié)中提出了明確的規(guī)范要求：“發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30MM，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定;發(fā)文機關(guān)全稱下4MM處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20MM處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170MM。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線印紅色。發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發(fā)文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應(yīng)要素說明。”

　　“信函式格式”之所以確定為上述規(guī)范，是因為在長期的公文運作實踐中，各制發(fā)機關(guān)經(jīng)常使用一種只標識發(fā)“文件”兩字的變通的公文樣式，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。《公文格式》從公文工作實際出條文武線，此兩線與發(fā)文機關(guān)標識均印成醒目的紅色，突出了“信函式格式”與“文件式格式”的顯著區(qū)別。

　　應(yīng)該說，公文法規(guī)對“信函式格式”的要求是十分明確的，但對這一公文格式認識不足的人還是很多。據(jù)調(diào)查，主要有以下兩種情況：

　　1.對“信函式格式”的規(guī)范要求存在錯誤認識

　　“函”是平行或不相隸屬機關(guān)之間經(jīng)常使用的文種。長期以來，基層單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題時，為方便起見，往往使用一種寫法與書信大體相同的“便函”。久而久之，便形成一種錯誤認識，以為“信函格式”即是便函，沒有什么規(guī)范要求。這種認識對公文的規(guī)范化、制度化極為不利。通過對《新辦法》和《公文格式》的深入學(xué)習(xí)和領(lǐng)會，這種錯誤認識應(yīng)該加以糾正。

　　2. 對“信函式格式”的適應(yīng)文種存在錯誤認識

　　“信函式格式”由于其名稱中出現(xiàn)了“信函”一詞，不少人就將這種格式與“函”這一公文文種混為一談。關(guān)于“信函格式”，《公文處理意見》說得很清楚，即是指一種區(qū)別于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文種類。雖然在公文實踐中，“函”采用“信函格式”的情況較多，但絕不意味只有“函”才能使用這一公文格式。例如，“意見”在發(fā)至平行或不相隸屬機關(guān)時，就可采用“信函格式”。也正因為此，《公文處理意見》才提出：“以‘函的形式’行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致，與公文內(nèi)容相符的文種。”

　　綜上所述，“信函式格式”是公文辦理中不可或缺的重要辦文形式，事關(guān)公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，實在不容忽視。

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