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試述事業單位檔案管理的創新構想
摘要：檔案載錄了事業單位始建至發展歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為事業單位文件查閱與利用帶來極大便利，使得事業單位檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發展提供了強大的資源支撐。除此之外，伴隨著市場經濟發展需求與國際化趨同性的趨勢，各大事業單位在迎來一眾機遇的同時也需要接受更多新的挑戰，在此背景下的檔案管理作為事業單位不可或缺的組成之一日顯重要，故而對其展開探究具有一定現實意義。
關鍵詞：檔案管理
一、檔案資源對社會發展的宏觀作用
檔案，既來源于社會，又反饋于社會。在經濟建設和文化發展的過程中，其能夠提供理論指導、歷史知識以及經驗教訓等，指導著人類進行經濟建設，發展精神文化，同時推動社會的進步與發展。究其宏觀作用，筆者認為有如下幾點：其一，具有歷史賦予的文化內涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點，決定了其在反映歷史真實性、直觀性和價值性方面都較其他資源優越。換言之，檔案是人類認識客觀世界、認識往復歷史的重要教材。而人類發展史是一部不能割裂的長篇歷史，檔案的存在，便是這長篇歷史的真實寫照。當前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個階段提供了依據，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據。在經濟建設的過程中，充分開發利用檔案資源，能夠為一些重要制度、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設過程中，充分開發利用檔案資源，能夠發現精神文化建設存在的問題，為文化建設提供意見指導，從而不斷地推動精神文化的發展。其二，承載著技術發展的意義。檔案的真實性不會隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經驗和教訓，讓利用者杜絕類似錯誤的發生，進而推動經濟和文化的建設。所以說，檔案資源是對人類智慧的總結，且蘊含著非常寶貴的經驗和知識，尤其是檔案中記錄的技術資料，在經濟文化發展中的作用更加重要。以技術性檔案資源為例，其能夠為廣大管理人員、技術人員以及各行各業的工作人員提供借鑒和學習的依據，使之可以從中吸取大量的工作經驗，以此來進行技術創新，工作創新，從而進一步推動經濟文化的發展。比如，船舶的建造技術，傳染病的防治知識，煤礦開采技術，航天技術等的發展與創新，都是基于檔案資源的借鑒與開發，而一步步趨于完善的。
二、完善事業單位檔案管理的意義
檔案資料載錄著事業單位發展的各個印記，是事業單位展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。社會主義市場經濟改革的深化，不僅帶動了國內各領域、行業的發展，同時也迎來了更多、更大的挑戰與沖擊，改革創新已呈必然之勢，作為與國民經濟息息相關的各大事業單位更應如是。其中，檔案管理工作作為事業單位管理中至關重要的有機組成，應給予足夠的關注，使之充分發揮職能作用，輔助事業單位于激烈競爭中平穩過度，進一步實現可持續發展。而何以衡量一家事業單位管理現代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內容包含了記錄事業單位上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案;行政文書和事業單位印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案;工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案;記錄相關產品研究資料的研發檔案，等等。基于上述可知，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與事業單位發展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀推動事業單位檔案管理整體水平的提高。
三、新時期事業單位檔案管理的趨勢
自步入新世紀以來，以計算機為主的信息技術取得了重大的跨越式發展，其以省時、高效的特點很快便在各個領域得到了普及。檔案管理工作是一項比較復雜的工作，所涉及的單位人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項巨大的工程。隨著信息化趨勢的不斷發展，檔案管理可以依靠數字信息方式來進行存儲與查找，而且檔案可以得以長久保存，并得以快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實現資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯系和交流，優化管理體制。由此可見，事業單位實現檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當前的事業單位檔案管理信息化建設進程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進程受到了阻礙，事業單位應積極進行檔案管理的信息化建設，優化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。
四、事業單位檔案管理效能最大化的創新思路
一般情況下，檔案管理與利用的規范化、科學化程度可以間接地反映出企事業單位整體的發展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內部現有的信息資源，還應更積極且充分利用各種現代技術手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結構的最優化，最大限度豐富事業單位檔案信息庫。
(一)立足于單位實際展開相關檔案調研
檔案管理的最終目的，即是將檔案轉換成促進社會發展的精神和物質財富。所以，要想實現這一根本目標，必須盡可能將檔案資源的價值發揮極致。具體來說，事業單位相關檔案管理人員應積極主動展開檔案資源的調查研究，掌握利用者的需求，并在充分調研的基礎上調整檔案開發策略，從而促使檔案信息資源得到更進一步的開發。然而，需要注意的是，在進行調查研究的時候，必須確保單位檔案管理人員具備一定應變能力，能夠及時對檔案資源動態進行全面且深入的分析，以便于準確把握檔案的實時動向。此外，單位檔案人員還應定期深入了解和學習本部門以及本系統的相關資源，主動掌握需求，提前挖掘并傳遞潛在的檔案資源，進而最大限度的發揮資源應用的價值。
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