關于檔案管理創新論文

　　摘要：

　　隨著社會經濟的不斷發展，我國高校建設的規模也在不斷擴大。一些新的技術不斷運用于教育教學中，改變了傳統的教育方式，并且也讓我國的高校向著數字化校園發展，數字化網絡信息成為高校發展過程中的推動力量。高校不僅在教學中出現了數字化，而且在檔案管理中也引進了網絡化管理技術，使高校的教學真正向數字化邁進。在利用先進技術的同時，由于高校的規模龐大，在技術操作方面還存在一定的問題。因此，如何改變觀念、創新服務機制以及如何提供更加優質的服務成為各大高校首要解決的問題。下面就對高校檔案管理創新的必要性進行深入分析，提出相應的措施來促進高校檔案管理的信息網絡化服務創新。

　　關鍵詞：

　　高校；檔案；管理；信息網絡化

　　隨著社會經濟技術的不斷發展，信息網絡技術的發展速度日益加快，許多行業的發展已經無法滿足社會發展的需求，就檔案管理而言，傳統的檔案管理主要以紙質檔案信息為主，龐大的紙質在整理、保存、查閱方面都存在一定的落后性，已經無法滿足社會發展的需求。在信息網絡技術出現以后，網絡化的信息技術為檔案管理工作帶來前所未有的方便，同時也帶來了巨大的挑戰。數字化信息管理，有利于提高檔案管理的效率，也能夠有效地管理檔案。如何在網絡信息化技術發展的情況下有效提高檔案管理的質量成為高校討論的話題。

　　1、在運用網絡技術的同時加強館藏建設

　　與傳統的檔案管理相比，信息網絡化資源管理技術能夠將檔案信息進行數字化管理，并提高檔案管理的速度；同時，在檔案的查閱、修改方面都比較的方便。此外，信息化網絡管理檔案還能夠節省人力資源，提高辦事效率。鑒于此，高校的檔案管理在運用網路技術的同時，還要加強館藏建設。

　　（1）要擴大檔案信息的收集范圍，學校要在現有的檔案資源基礎上，將檔案資源的范圍擴大，多收集檔案資源，高校不僅要收集與學生有關的檔案，而且還要收集歷史影像或世界名人的檔案。增加收集檔案種類，就能夠建立種類齊全的高校檔案資源，從而有利于豐富高校教學。

　　（2）在信息技術資源的推動下，對收集的檔案進行分析研究，并掌握其使用規律。對于建立高校檔案館藏的工作，需要有敏銳的眼光，結合當下的信息技術，對收集的信息進行充分的認識，讓學校建立的檔案館藏資源為閱讀者提供優質的服務。學校的檔案館藏服務質量，在一定程度上體現了學校對教育的重視程度。

　　2、對高校的檔案資源服務方式進行創新

　　隨著社會經濟的不斷發展，網絡技術也在進步，信息網絡技術將成為人們生活工作中不可缺少的部分。當信息化網絡技術運用于檔案管理中時，高校的教學和科研工作也將隨之發生變化。豐富多樣的檔案資源為教學和科研提供了方便快捷的服務，同時也改變了以往的高校教學模式。

　　在高校檔案管理的發展方面，要運用現代信息技術，積極地與國際資源接軌，利用各種平臺引進先進技術，建設高校檔案館藏的同時，也要讓資源達到共享，在現代化資源共享的條件下，將檔案管理服務的范圍進一步擴大。讓檔案管理為高校的教學提供全面優質的服務。高校的檔案館建設與其他事業單位的檔案館性質不同，一方面，學校的檔案管理要擔任教育功能，主要將檔案館藏的資源提供給教育工作者，讓他們借助檔案館藏的資源為學生提供更加全面的教學內容，同時也提高高校的教學質量；另一方面，還要確保檔案館藏資源的信息化，保證高校的發展與社會的發展同步進行。檔案管理要與社會的發展相一致，讓檔案館藏資源向信息化方向發展，并不斷地更新資源，使檔案館藏資源能夠滿足學生的求職需求，從而為學生的求職增加一條新的途徑。

　　無論是傳統的檔案管理還是新型的信息化網絡檔案管理，都需要管理者進行操作，因此，歸根結底，檔案管理的創新需要管理者思維的創新，即檔案管理者要有創新思維的意識。在具備創新管理意識的前提下，還要具備創新管理的能力。在現代化信息技術發展的今天，管理者需要不斷的學習，既要學習知識，也要學習實踐技能，只有理論與實踐相結合，才能從整體上掌握現代化網絡信息技術。因此，工作人員要在工作的同時不斷充實自己，增加自己的知識儲備量。

　　此外，工作人員還要解放思想，提煉出一套自己的思維方式，在服務高校教學和科研的同時，讓高校的檔案管理服務走向更廣闊的平臺。知識是沒有界限的，知識資源也是需要共享的，人們在資源共享的同時應開發更大的檔案資源。

　　3、提高高校檔案信息資源管理的網絡安全性

　　由于高校檔案涉及高校的科研工作，也涉及學校的相關工作問題，因此，高校的檔案管理工作具有一定的保密性。在互聯網發展的同時，有一些破壞性的事物伴隨而生，比如：木馬程序或病毒等，對網絡資源的安全造成很大的威脅。在社會發展的今天，互聯網信息技術已成為人們生活工作中不可或缺的一部分，互聯網技術將會更廣泛地運用在人們日常生活中。

　　因此，為了讓資源能夠安全共享，高校的部分檔案資源應具有一定的保密性。首先，高校要解決用戶的訪問權限問題，做好用戶訪問的安全保護措施。為了確保檔案數據庫的信息不被泄露，也為了確保每一個用戶身份的安全性。最基本的作法是對檔案管理館藏信息平臺建立加密的數據庫，并對數據庫設置相關的身份驗證程序，比如：訪問的用戶必須在各個高校或單位備注，并且有各自的身份證明資料，除了最基本的信息之外，還有單位或高校的特殊匹配信息。如果有用戶訪問，就要輸入能夠驗證身份的信息，當然驗證信息種類可以設置幾種，訪問者根據信息提示進行填寫，對于信息不符合身份驗證的用戶，信息網絡系統將會自動拒絕。這樣能夠有效的防止非法訪問者，也能夠保護檔案管理的內部信息，避免信息泄露。身份驗證程序給高校檔案管理提供了堅實的保護。

　　其次，為了防止網絡信息技術出現安全問題，導致保存的檔案信息丟失，檔案管理工作者要對重要信息做好備份保存工作，一般情況下，備份的資料要和原文件的內容完全一致。同時，工作人員還要對保存的信息資源進行定期檢查，對于保存日期比較長的資料進行備份保存，以免保存文檔因時間過長而丟失。檔案資料的備份工作必需安排專業的技術人員進行操作，由于高校的檔案管理與信息網絡技術相聯系，因此，在操作方面需要有專業計算機技術和檔案管理經驗的人員進行勝任。這樣在工作中遇到電腦操作異常或文件需處理等方面的問題，就能夠迅速解決并使工作正常進行。從而避免了因操作失誤而讓檔案資源丟失的現象發生。

　　最后，對于檔案管理的安全性準備工作，除了各高校本校的工作人員對檔案信息進行保存、備份之外，各高校之間還應相互合作，在建立資源共享的同時，也進行資源保管工作。將本校的資料放在其他高校的檔案管理中，讓高校之間相互管理，相互共享資源。這不僅能夠提升各大高校的檔案管理工作，而且也能豐富高校的檔案資源，讓高校的檔案資源為高校教學提供優質服務，進而促進高校的教學質量提升。并且，如果某所高校的檔案管理工作在操作上出現問題，也能在其他學校的幫助下，在很短時間內恢復高校的檔案資源系統。

　　4、結語

　　在當今社會經濟技術不斷發展的情況下，網絡在給人們的生活工作提供了許多的方便的同時，也給人們的生活和工作帶來許多問題。尤其在高校檔案管理工作迅速發展的時期，如果網絡技術被運用得當，網絡信息技術將會促進高校檔案管理工作的發展。當今社會的信息技術發展速度越來越快，信息全球化發展的趨勢已成為主流，其特征是信息資源的網絡化發展，并且信息服務面向社會化、大眾化。因此，高校的檔案管理就要朝著現代化技術的方向發展。不僅讓高校的檔案管理向科學化、規范化方向發展，而且也讓高校的檔案管理更好地為高校的教育服務，同時也為科研服務。這就對檔案管理的工作人員提出一個非常嚴格的要求，需要工作人員不僅要具備專業的技術理論知識，也要具備一定的檔案管理工作的經驗。此外，工作人員還要創新思維，讓新的思想、構想運用到高校的檔案管理工作中，為高校檔案做好服務工作，從而讓高校的檔案管理工作在信息網絡技術的推動下得到更好的發展。

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