高校學生檔案的精細化管理的論文

　　摘要：高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是高等學校文件材料的歸檔范圍，其內容是高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料。學生檔案精細化管理需求有著深刻的動因，我們可以從收、清、存、填、裝、寄、查、退等八個環節對其實施精細化管理。

　　關鍵詞：高校學生檔案精細化管理

　　在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。

　　一、學生檔案的內容

　　一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料，其基本內容包括：

　　（一）高考檔案。

　　（二）新生入學體檢表。

　　（三）學生情況登記表。

　　（四）學生實習鑒定表、學年鑒定表；

　　（五）學生學籍變更材料。

　　（六）學生在校期間的各種獎懲材料。

　　（七）學生在校期間黨團籍材料

　　（八）畢業生檔案材料。

　　學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。

　　二、高校學生檔案的精細化管理流程

　　學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：

　　（一）收

　　要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。

　　（二）清

　　它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。

　　（三）存

　　1。入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。

　　2。休學和轉專業學生檔案的存放。

　　一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。

　　3。托管檔案的存放。2002年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。

　　4。死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

　　（四）填

　　一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等來寫；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等。總之就是要保證學生檔案填寫信息的客觀性。

　　（五）裝

　　一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。

　　在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。

　　（六）寄

　　在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

　　（七）查

　　有條件的高校可以設計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。

　　（八）退

　　在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。

　　“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切。”要真正做到這一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。

　　參考文獻

　　【1】本書編委會。《<高等學校檔案管理辦法>實施手冊》[m]。北京：2008

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