民營企業檔案管理

　　下面是小編整理的關于民營企業檔案管理的論文哦!

　　摘　要：加強民營企業檔案管理工作，是現代經濟條件下對民營企業提出的新要求，它對于推動民營企業生產規模，產品上檔次管理上水平，以及提高企業的整體管理素質和競爭能力，避免和抵御各種風險，推動企業持續、快速、穩定發展，都具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

　　關鍵詞：民營　企業　檔案

　　1.民營企業檔案管理的意義

　　隨著經濟結構的調整，我國民營經濟出現了迅猛發展的良好勢頭。民營企業發展較快，經濟總量提升，已成為我國經濟發展的一支新生力軍，在國民經濟發展中發揮著越來越大的作用。

　　非公有制經濟是社會主義市場經濟的重要組成部分。民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業誕生、發展的歷史過程，記錄了民營企業在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。如果不加強民營企業檔案管理，一是不利于企業檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態，不能完整地記述和反映企業發展的歷史面貌。二是不利于企業檔案材料安全。民營企業主與員工之間雖訂有勞動合同關系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監督管理機制，一旦出現人員“跳槽”，輕則使企業的管理發生斷層，工作無法延續，增大管理成本。重則會導致企業的獨有知識產權流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業的生存。三是不利于企業的做大做強與創新發展。企業檔案材料的分散，無序保存，少數人占有企業重要的檔案信息資源，一旦發生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業主，造成企業管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數據的科學管理，就會在瞬息萬變的市場經濟中失去商機，嚴重阻礙企業的持續發展，為此，加強檔案資料管理對于規范民營企業行為、維護企業利益、規避市場經營風險具有十分重要的意義。

　　2.民營企業檔案管理工作現狀

　　2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領導組織，明確了領導分管，設有檔案工作人員，各部門也有專(兼)職檔案人員。但還有些民營企業沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，缺乏基本的檔案專業知識，也沒有做到持證上崗。

　　2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業檔案集中統一管理，絕大多數還有分散管理的形式。具體表現為辦公室、生產、設計和營銷等業務部門的檔案資料各自保管。企業領導檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創造社會價值，不需規范的管理模式。

　　2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業建有單獨的檔案管理制度，企業在相關管理制度中涉及檔案資料管理的內容，普遍存在著檔案規章制度不健全的情況，多數只有檔案員責任制一項，還不能堅持嚴格考核。

　　2.4從檔案內容種類上看：科技檔案構成了民營企業檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業是自主經營，將形成的材料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態，各項檔案業務建設薄弱，收、管、用三個環節存在一些待解決的問題。

　　2.5從檔案基礎設施上看：有的民營企業建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復印機、滅火器、空調等必要設備。但多數企業沒有專用的檔案庫房和必要的設備。

　　3.民營企業檔案現代化管理的必備條件

　　3.1確定民營企業檔案的管理模式原則

　　不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單極管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦(集團)公司屬混合型大型民營企業集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規定檔案所有權歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理;而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。

　　3.2配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度

　　目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作、為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。

　　3.3全面提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平

　　首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適應另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。

　　參考文獻：

　　[1]民營企業檔案管理論文.

　　[2]民營企業檔案管理的現狀和對策《郭連榮》.

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