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無紙化檔案管理的思考
摘 要：隨著計算機的廣泛應用和普及，無紙化辦公和電子檔案管理以它節能降耗、操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、多表現形式、復制不易丟失和信息資源共享等優點將越來越多的被機關、單位、個人所應用 。盡管現在還不能完全實現無紙化辦公和無紙化檔案管理，但是隨著社會的進步和信息化時代的發展，紙質辦公和無紙化辦公的比例將會越來越小 。
關鍵詞：無紙化 電子化 檔案管理
無紙化檔案管理，是指利用現代化的網絡電子技術進行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行檔案業務以及事務處理。有些單位和團體從二十世紀末就計劃并開始實施無紙化辦公。無紙辦公，即不用紙張而辦公。在無紙化辦公環境中，計算機、應用軟件、通信網絡是三個最基本無紙化辦公本的要素。盡管未來幾十年之內還不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數字或電子的形式儲存和發送，所以未來將會使我們越來越走向無紙化辦公，無紙化的檔案管理也相應提高和普及。
一、電子檔案的優點
有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動化和現代化的網絡電子技術普及的今天，無紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會進步必然的趨勢。電子檔案可以彌補紙質檔案的很多方面的缺點，易學易用、具有一般計算機水平的工作人員便可以利用電子設備輕松進行檔案的收集、整理、 統計 、歸類、 編號和存檔 。這一切只要一個小小的移動硬盤就可以完成。它的優點是：節能降耗、一張紙呈現的不單是物質能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進行的瑣細工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術允許的情況下，可以簡化工作環節，節省辦公成本，提高辦公效率。 全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續發展所必須關注的問題。 據市場分析家報告指出、紙張的用量， 每年增長率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節能環保而且傳送速度快 、優化管理流程，甚至連個人或領導的簽名都可以在網上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動畫，根據需要可第一時間發送， 體積小、 基本無重量 、對存放的條件要求適中。
二、資源共享
隨著無紙化辦公在檔案建設管理中的應用和普及對有些檔案資源的電子檔案整合后在網絡情況下實現檔案內部資源共享。一是建立檔案內部的局域網。在全國范圍內 、建立和逐步完善系統內檔案局域網，實現全國聯網構建全國檔案信息平臺。二是 打破單一格局橫向發展實現信息資源共享。打破檔案、 圖書 、情報等有關信息部門各自為陣的局面，把各企事業單位系統信息加以整合，實現檔案、 情報、 圖書等一體化系統管理，建立一個完整的檔案信息系統。三是建立信息網絡服務中心。隨著檔案內部信息網的建立和完善，檔案部門應充分利用各部門內部的網站和自己制作的網頁積極收發相關信息和數據，以便服務廣大用戶，達到資源共享的目的。四是建立自動化網絡信息接收系統，實行統一標準的電子軟件，以便及時自動接收和發送最新的相關信息。
三、完善管理制度
當然，無紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說，容易被修改、對溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴格的管理制度是非常重要的。
1.為了加強系統單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發利用，更好的為系統單位發展和實施資源共享服務，根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合本系統單位的實際，特制定如下規定。
2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責
2.1 電子文件是本系統單位開設的一種獨立的檔案門類和載體，應加強領導和監管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門負責。
2.2電子文件應按制度嚴格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效的利用。
2.3電子文件一定要實行集中統一管理。檔案室要配備與業務部門相兼容的計算機軟件和系統，使歸檔的電子文件能有效的識別和自動收發。
3.電子檔案歸檔方式
3.1檔案部門根據要求，在應歸檔的電子文件產生時打上相應的標記，把經辦過程中的情況記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規定期限內處理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。填寫必要的著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。
3.2歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、提名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄內容，歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案管理著錄規則的基本要求。
4.電子文件的移交與保管
4.1電子文件在每年定期將上年度應歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時要做到數據完整、內容準確、安全利用、編目規范、賬目一致、手續清楚、移交清單根據需要一式多份，交接雙方簽字后各執一份。
4.2單位檔案室負責電子文件歸檔前的監督、指導，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。
4.3入庫的電子檔案，每年要機讀和定期殺毒，發現問題及時補救。
4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備，室氣溫要適度，不能太低也不能過高。
5.電子文件的提供和利用
5.1對于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時使用復制體，互聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。
5.2銷毀電子檔案，需本單位檔案鑒定小組、分管領導批準，編制銷毀清冊，鑒毀人、銷毀人簽名和單位印章。
無紙化的檔案管理是高科技電子信息時代的必然趨勢，也是自動化辦公的自然潮流，更是時代進步的體現，雖然現在還不能完全實現無紙化，但它以節能環保、方便快捷、省時省力、提高效率、功能全面等諸多的絕對優勢被各個行業和個人所廣泛應用。
參考文獻：
[1]劉省全、網絡環境下我國圖書館文獻信息資源建設與共享{J}.中國圖書館學報、1999(6)
[2]張永利、文獻信息工作的標準化和資源共享{J}、圖書館學研究，1999(4)。
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