企業檔案管理的思考
下面是小編整理的企業檔案管理的思考的論文，歡迎各位檔案管理畢業的同學借鑒哦!
摘要：企業檔案管理是企業自身發展的需要，企業開展檔案管理也是國家《檔案法》的規定。企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄 檔案管理是企業管理的一個子系統，是企業生產、經營等方面的基礎和前提。沒有資料管理、數字管理、信息管理。就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，檔案管理也是保護企業知識產權的一項重要的基礎性措施。當發生知識產權糾紛時，企業檔案能起到至關重要的作用，因此，各企業在日常工作中，應注意各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。
關鍵詞：企業檔案 管理
一、企業檔案是企業管理的基礎
企業是經濟實體，在生產經營活動中會產生經營、技術、財務等許多環節，每個環節在工作中都會產生大量的文件和單據，這些文件和單據支撐著企業的運轉，是企業活動的真實的原始記錄。
成年累月形成數量龐大的文件和單據，是任意散失，自生自滅呢?還是切實地管理起來，這是必須的選擇。有的企業各部門各自保存檔案，理由是利用方便，但是這種分散式所謂保存，卻是企業檔案散失的缺口。1、各自保存檔案是否確實保存了，2、歸檔保存的檔案是否準確、齊全、完整，3、誰來監督檢查歸檔情況、保存情況。事實上在缺乏監督又缺乏專業指導的情況下，各自保存的情況大多是不規范的，管理狀況是不佳的。
企業的機構設置和人員配置也不是一成不變的，隨著企業的發展，經營的擴展，企業內部機構隨之會新增、撤銷、更名。在機構變動過程中檔案材料往往會因為沒有移交而散失，尤其在辦公櫥柜搬遷過程中檔案材料丟失的事情是很常見的。因此，將檔案材料各自保管從長期保存的角度來看是不保險的。企業的員工過去從分配報到起至退休，往往是“終身”的，現在人事制度實行雙向選擇后，員工跳槽的機率相當高，人員流動性很大，不及時將辦理完畢的工作文件、圖紙、單據等及時歸檔的話，往往會出現人走了，檔案材料也沒了。
企業檔案由各部門各自保存，都要各自設小庫房不經濟又不安全。另一個問題是各部門檔案材料閉門自守，影響了相關部門之間的協同工作，不能形成企業內共享的檔案資源。各部門保存的檔案材料大多分散在個人手里，尤其是常常因部門骨干或部門負責人出差或開會，一時找不到人，影響了利用檔案。
當企業檔案處于分散、無序管理狀態時，這個企業的管理往往也是松散的。優秀的企業管理是嚴謹的高效的。嚴格的行政規章，確保檔案集中統一管理，員工無論是普通員工還是高層領導都應當履行按規定將職務活動形成的材料立卷歸檔。檔案人員科學地管理檔案，當企業工作需要時在第一時間及時提供相關檔案材料。只有集中統一管理，才能專業化，才能經濟，才能安全。
對企業領導者來說，管理企業不能拍腦袋，搞長官意志。決策要有數據依據，考核也要有事實依據，建立檔案工作后檔案人員就能提供各方面的檔案信息。
二、企業檔案是企業的無形資產
企業活動目的是為了創造財富，企業領導者都十分注重資產的積累。按經濟學說法，企業資產是指企業擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業獲得效益的資源。資產由有形實物資產和無形資產組成，許多領導者只注重實物資產而忽略無形資產。
檔案是有形實物資產的憑證，例如企業的土地、房屋、設備都有所有人的憑證或單據，是實物資產與擁有者之間關系的具有法律作用的證明，如果遺失了，很麻煩，甚至會喪失法律保護。所以，實物憑證類檔案一定要妥善保存好。
企業的資質文件，如工商執照、稅務證書、質量認證書、專業許可證等政府有關部門依法頒發的行政許可文件，規定了不同行業不同檔次企業生產經營的范圍和合法性，不僅辦這些許可證需要錢，更重要的是有了這些許可證才能從事經營生產活動。一個企業有不少行政許可的證件，這是無形資產的一部分，也要好好保管好。
市場經濟是法制經濟，在企業與企業的經濟交往和合作中不可避免地會產生矛盾和糾紛，當經濟仲裁或法律裁定時，企業檔案即是維護企業合法權益的證據，也是法律認可的證據。有時找出一張單據或一個文件勝過千言萬語。合同是經濟交往中最常見的契約文件，它以條款形式明確雙方的權利和義務，妥善保存好合同檔案極為重要，它不僅約束簽訂合同雙方遵守承諾，也是經費支付和收入的依據。建立了齊全的合同檔案和財務檔案，每筆財務往來都有頭有尾，在清理企業拖欠款時發揮巨大作用，維護了企業合法權益，挽回不必要的損失。
科技創新是企業發展的動力，在知識經濟社會里，產品設計創新、技術發明創造越來越多。做好知識產權保護工作首先要將科技成果檔案建立起來，從申請立項、課題調研、策劃方案、設計計點、試驗分析、形成成果、專家鑒定至申報專利都要有詳實的材料。有了科技成果材料可以轉化為生產力、開發新產品、提高產品數量和質量。有些科技成果可以有償轉讓，獲取更大范圍的效益。
企業的實物資產是有形的，而無形資產說它無形是指其不是直接的生產資料，但是也不是虛擬的，而是相對實物生產資料而言說它無形。其實，無形資產也有形，這就是檔案材料。
三、如何做好企業檔案基礎管理
1、抓基礎制度規范建設，完善工作程序和管理方法
根據企業生產的要求，制定公司檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加公司檔案管理制度討論會，深入討論《文件和資料控制程序》，然后與公司各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作，并相繼進行頒布，在公司各部門試用。
2、嚴格做好文書檔案收集、整理和歸檔工作
檔案管理員，既是管理員，又是操作員，要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。把公司、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據公司《文件和資料控制程序》進行歸檔。針對目前紙質檔案和電子檔案并行的現狀，要首先保證紙質檔案的完整性，全面實現當年度文檔的全息化管理。
3、全方位進行庫房管理，消除各種安全隱患。
對公司所有檔案庫房進行徹底檢查，清點庫存并修復了破損檔案。作為公司安全工作之一，公司保密辦應組織檔案安全檢查，重點檢查庫房的防火、防潮、防盜、防蟲，將安全隱患排除在預防工作中。
4、進一步整理照片資料，提高聲像檔案管理水平
將公司成立以來的歸檔資料進行數字化掃描，建立底片光盤、公司年度大事記等新的電子檔案。把照片檔案進入數字管理系統。這樣方便用戶的檢索查用。《像實物榮譽檔案管理辦法》，要求聲像檔案要光盤歸檔，一式3份保存：實物榮譽檔案在交接時要拍成數碼照片，進入多層次管理，逐步實現信息管理，方便借閱和使用。
5、抓好國家重點建設項目檔案工作
在抓好檔案管理工作的同時，公司尤其要重視對國家項目的檔案管理工作。根據國家及行業的新規定，制定符合本公司企業的國家重點建設項目檔案管理實施辦法。使公司承擔的各類國家級項目的檔案整理工作依此辦法進行，在項目全面開工時，針對國家項目的參建單位的檔案管理人員和公司人員進行全面的檔案管理培訓，經考試合格的檔案人員方可上崗操作。
企業檔案工作是企業的基礎綜合管理工作，貫穿于企業設計、施工、生產、經營、監理、管理的全過程和各個細節，也是企業生產安全的重要保障。企業運行的結果一是看得見的線路設施，再就是系統的檔案資料。檔案既是企業的物質財富，更是企業的精神財富。在信息社會，作為企業最有保存價值的檔案的管理者，深感責任重大和工作意義的深遠，應為企業的高速發展貢獻力量!
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