企業檔案管理科學化思考的論文

　　新時期的企業發展中，檔案管理即為對實體檔案和檔案信息實施統一管理和利用，確保使用者可以根據自己的需求找到自己所需的檔案，進而完善企業的管理運作。在信息時代蓬勃發展的今天，為了有效地促進企業發展，勢必對企業的檔案管理工作提出更高的要求，需要在工作的開展中積極依托現代科技，對相關的管理理念進行革新，在促進和提高管理人員素質的基礎上，真正提高企業檔案管理科學化水平。

　　一、當前企業檔案管理的現狀及分析

　　綜合來看，大多數企業在檔案管理方面存在以下問題：首先，建檔資料歸檔不全面，突出表現為片面重視人員信息備案管理，進而對企業具有實用價值的會議、科研實驗管理記錄等信息的歸檔沒有進行完善。其次，檔案管理制度不盡完善，對我國企業在發展中的檔案管理，國家并未出臺規范一致的檔案管理發展規劃及標準，使相應的檔案管理存在共享性差及標準化低等現狀，造成了檔案管理的無序性。特別是在一些基層單位檔案管理方面，管理尚不能做到一致性，且管理工作的質量和效率得不到保證，加之檔案數據的龐大性，缺乏健全的檔案管理體系，不利于當前企業檔案管理水平的提高。再次，管理人員的綜合素質有待提高，新時期的企業發展中，基于檔案信息更新的迅速性以及管理工作的重要性，對企業檔案管理工作者提出了更高的要求，不但需要較高的專業技能，同時要有良好的綜合素質，這是檔案事業持續健康發展的重要保障。我國企業檔案管理人員的素質及穩定性雖已得到進步發展，但相比于科學化的發展需求，仍有較大的距離，亟待完善。最后，檔案管理理念相對落后，基于以往認知的片面性，使人們對檔案管理工作存在偏見，尤其是對檔案管理工作與經濟效益相掛鉤不能進行完善理解，相對應地將其僅認為是收集、歸類以及整理等程序，對其后續運用等重視性不能理解，草草了事，敷衍帶過，致使其工作的質量較低，這也使當前的檔案管理工作不符合企業發展的需求。

　　二、提高企業檔案管理科學化水平的對策

　　(一)對檔案管理機制進行合理規劃

　　新時期的企業發展中，檔案管理工作的開展必須結合社會主義市場經濟體制建設的大環境展開，必須確保其適應社會生產力以及社會生產關系的發展，使檔案管理機制得到有效完善規范，上層建筑要能夠適應經濟基礎的發展變革。具體來說，管理工作者應當遵循現代管理機制的相關原則，結合企業發展的需要，對檔案工作的發展進行科學的預測和規劃，并真正實現檔案管理科學化的目的。此外，應當樹立依法建檔，合理規范檔案管理機制，將企業競爭激勵機制引入到具體工作中，在企業內部有效地建立起合理規范的檔案管理機制，進而促進企業的更好發展。

　　(二)積極轉變檔案管理理念

　　結合當前的企業發展情況來看，如何將“死檔案”變為“活檔案”對企業的更進一步發展意義重大，在筆者看來，“物理實驗館+虛擬管”才是未來檔案館最為重要的兩個組成部分，這將使檔案管理工作更注重的是信息的存取而非館藏本身。針對此發展趨勢，應當將原有館資料的重新處理作為當前企業檔案管理的重點，讓以往的“死資料”重獲使用價值，借助這種形式，讓企業相關的用戶等能更為便捷準確地獲取所需資料。此外，應適應當前信息管理的趨勢，在服務工作方面從封閉型轉向開放型，讓普通社會和家庭也成為檔案工作的服務對象，而非企業機構學者這一小范圍的使用群體，使檔案管理服務面向大眾化。在新的歷史時期，檔案管理工作要暗合發展潮流，做到開拓創新及滿足不同階層用戶群體的需要，在保證檔案資料質量的同時，不斷地轉變和改善服務觀念及方法，進行科學分類的歸檔，并就資源共享方面工作進行研究，系統全面便捷地為用戶提供服務，促進企業檔案管理水平的有效提高。

　　(三)完善檔案管理機構

　　在新時期的企業發展中，應明確檔案管理工作領導機構和領導分工，結合企業發展的需要，組織相關人員成立企業檔案管理工作小組，對各自的工作進行細分，使企業的檔案管理工作更具有計劃性和組織性。另外，應當強化硬件保障，在具體實施過程中，應當改善庫房環境、增設檔案柜等，使整個工作的開展做到議事有機構、計劃有保障以及業務的開展有目標，全面完善企業的檔案管理工作。同時，要對全員進行檔案教育的普及，以具體實例為準，使干部職工了解檔案基本知識和檔案管理運行過程，并以身作則，積極參加到檔案管理過程中來。

　　(四)實現管理技術的信息化

　　當前，科學技術日新月異，這對企業的檔案管理工作也有重大益處，應當加大檔案管理技術的信息化建設，在具體的實施中，應以網絡化、數字化等信息技術為支撐，結合企業的具體情況及發展目標，建立起標準、規范的目錄數據庫，實現其內部數字信息資源的可共享性。其不僅僅是檔案信息存儲系統，更具有深層次加工的作用，通過對已數字化的檔案信息進行加工組合，進而使其成為高層次的、專題性的檔案信息，在檔案管理的過程中實現對其的分類組合及管理。為了更加適應未來企業發展對檔案資源的需要，應適時建立起資源共享的信息技術支撐平臺，實現檔案信息資源共享和檔案信息傳輸的網絡化發展。

　　三、總結展望

　　在未來的企業檔案管理工作開展過程中，對管理的精細化將提出更高的要求，基于此，筆者將結合質量目標管理體系，對其進行完善。首先，關于質量體系文件的歸檔范圍方面，針對質量體系運行過程中所產生的體系文件，企業的檔案管理人員應當結合其作用的不同，有針對性地制定一個新的歸檔范圍，有效結合起外部質量審核、管理評審及質量保證程序等，完善歸檔范圍，將所有有參考及利用價值的文件及質量計劃書進行收錄，確保后續企業發展中能及時查詢相關的備案檔案等等。其次，對有關貫標工作的信息，應注重對其的及時性掌握，從管理的角度考慮，對企業形成的文件材料提出要求，監督和指導歸檔工作，使原始材料的齊全完整得到有效保障。最后，在貫標文件的標識方面，需要對質量體系文件進行標識。檔案是反映企業活動的真實記錄，對失去了現實使用價值且被歸檔的體系文件，工作人員應結合相關規定對其進行鑒定，并在此基礎上決定其存毀，促進企業良性發展。

　　四、結束語

　　綜上所述，在新時期的企業發展中，檔案管理對其具有極為重要的作用，本文在探討當前我國企業檔案管理現狀的基礎上，從對檔案管理機制進行合理規劃、實現管理技術的信息化等方面對其進行了探討，并在后續文章寫作中就未來企業檔案的管理工作進行了有效展望，以期能為新時期我國企業檔案管理提供有益的參考。

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