檔案管理的分析

　　檔案管理的分析【1】

　　摘要：隨著國民經濟建設的快速發展，檔案管理工作目前越來越受到人們的廣泛關注。

　　本文主要是分析了檔案管理在企業中的重要性以及管理上面的一些有效措施，希望這些觀點能為廣大同行提供一些幫助。

　　關鍵詞：檔案;管理;探討

　　引言

　　企業檔案管理工作的重點在于為企業的決策者提供及時準確的員工信息，隨著計算機信息技術的迅速發展，檔案管理作為企業員工人事管理工作中的一個重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視。

　　人事檔案是在企業在人事管理工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種載體檔案，企業人事檔案記載著很多優秀的員工業績，是進行科學分析，揚長避短，制定企業發展方向的重要依據。

　　加強企業人事檔案管理，是企業現代化管理的重要內容。

　　本文就我國企業的檔案管理工作進行初步探討。

　　一、檔案管理對企業管理的重要性

　　1.促進企業科研技術發展

　　企業的發展離不開先進科技的支撐，這就要求廣大的企業職工在工作實踐中要不斷地進行先進技術的探索，利用現代化的科學技術為企業的發展服務。

　　科技信息的收集管理，開發利用科技檔案資源，將科研計劃管理與檔案管理相結合，挖掘科技檔案中實用的科技信息，使之成為科研立項、實施以及科研成果投入生產的重要依據。

　　充分利用科技檔案，開發、推廣和應用科研成果，加快新產品研究的進度，通過對企業新產品研究成果的學術交流，逐步推進企業的科研技術水平。

　　2.促進企業生產效率提高

　　人事檔案是企業檔案管理的組成部分，專業性很強，也是評價和衡量企業員工工作效率的重要依據。

　　作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。

　　人事檔案資料信息的利用率高、時間性、實用率強，必須在短時間內做好收集、整理、登記、分類、貯存和檔案的利用等工作，利用好人事檔案，有助于企業根據人才的不同特點，合理的使用人才，把員工在工作中形成的信息資料進行全面系統的收集和分析，及時準確的向企業決策者提供有價值的人事信息。

　　為企業領導加強企業管理，進一步總結提高企業管理水平提供可靠依據，在提高企業生產效率方面起到至關重要的作用。

　　3.促進企業生產設備管理

　　生產設備管理直接關系到企業效益，完善的企業生產設備檔案為企業全面、準確地了解設備購置使用情況提供了可靠的技術憑證，也為設備的正常運轉提供了保障。

　　設備檔案在大型儀器的引進和維護中能起到不可低估的作用。

　　充分利用設備檔案考查，了解設備使用頻率及使用壽命，為購置新的生產設備提供及時、準確的信息，避免生產資源浪費，是提高企業生產效益的重要途徑。

　　4.促進企業人才選拔

　　隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企業人事檔案的管理至關重要，人事檔案真實記載和反映著職工的個人經歷、工作能力和政治面貌等資料，是企業人事管理工作不可缺少的重要依據。

　　人才資源的合理利用以及人員結構的調配等方面都發揮著重要的作用。

　　實現人事檔案管理現代化，可以有效的提供全面、系統、準確的人事檔案信息資料，以保證企業在人才培養、職稱晉升等方面的合理性和公正性，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。

　　二、加強我國企業檔案管理工作的有效措施

　　1.增強檔案管理意識

　　增強企業全體職工的檔案管理意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。

　　檔案管理是企業管理的重要組成部分，要把檔案管理納入重要議事日程，與企業的發展目標決策同等地位。

　　大力宣傳檔案工作，使企業領導、人事管理部門、企業職工都能充分認識檔案管理的重要性，更好地支持檔案管理工作。

　　只有全面提高企業各部門對檔案管理工作的認識，才能使檔案管理工作順利開展。

　　2.提高檔案信息利用率

　　檔案管理的最終目的就是提供信息利用服務，檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目標，通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的利用率，為人力資源合理利用更好的服務。

　　因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使企業的檔案為企業人才選拔、員工繼續教育等工作服務。

　　同時，積極開展多種活動，對檔案信息進行開發，為利用者提供多方面、有實效的信息資源。

　　當前，檔案利用者需要的不僅僅是單份的原始檔案資料，他們更需要系統的、有序的檔案信息，檔案管理人員將檔案信息進行匯總，可以節約臨時查閱的時間。

　　加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足檔案利用者的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其人力資源管理的作用。

　　3.健全檔案管理制度

　　隨著計算機科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度是檔案管理的關鍵。

　　我們必須建立與企業發展目標相適應的科學的檔案管理體系，使檔案管理與企業決策目標均衡發展。

　　4.實現檔案現代化管理

　　加強檔案現代化管理，利用計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。

　　將檔案內容按行政管理、人事管理、科研管理、儀器設備、財務管理等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查閱檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。

　　這樣可以使檔案信息在現代化信息設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得積極效果。

　　配備檔案掃描系統，改變傳統的由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富檔案管理經驗，使企業檔案管理更加現代化。

　　5.加強檔案管理人員的培訓工作

　　檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，企業要將檔案人員培養納入企業人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。

　　通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作，推動檔案管理水平的提高。

　　檔案管理人員在做好日常檔案收集工作的同時，要主動豐富檔案內容，優化檔案結構，掌握檔案利用的新動態，積極開辟檔案信息資源，樹立以檔案管理促企業發展的檔案管理理念。

　　以滿足企業決策者和員工對檔案信息的需求。

　　為使企業檔案管理工作能更好地為企業發展和人才培養服務，必須重視企業檔案管理人員的培養，實現企業檔案管理的現代化。

　　三、小結

　　在我國建設學習型社會的背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試現代化的檔案管理手段，可以全面、真實地反映企業的科研水平和員工素質。

　　檔案管理可以幫助企業管理人員及時了解員工工作狀況，為適時調整管理策略提供準確依據，有利于社會準確認定企業績效發展，檔案管理與企業管理的有機結合奠定了高效發展的全新模式，對于實現學習型社會具有深遠的影響。

　　加強企業檔案管理能為企業員工提供全方位、多層次、高水平的服務保障，從而最大限度地促進企業的可持續發展。

　　檔案管理人員最大限度地開發利用檔案資源，企業全體職工都應充分地認識并積極參與到企業的檔案建設，健全檔案管理制度，建立檔案信息現代化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，實現檔案信息資源的共享。

　　四、結束語

　　綜上所述，企業的檔案管理是一項多樣化的系統工作，它涉及到方方面面，所以我們必須采取科學創新手段來務實工作，以期提高企業經濟效益，促進企業的可持續發展。

　　參考文獻：

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　　[2]劉惠霞.淺談數字化檔案管理[J].交流，2011(12)

　　[3]安磊.實現數字化檔案管理的必要性[J].科學之友，2008(9)

　　檔案管理現代化【2】

　　摘要：檔案管理現代化是由先進的管理理念和管理技術支撐的一種管理環境，它能產生比傳統檔案管理更大的社會效益和經濟效益。

　　當前我國檔案管理現代化建設已取得了很大成就，但仍存在著若干問題。

　　因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

　　關鍵詞：檔案管理 現代化 現狀 問題 對策

　　檔案管理現代化，就是應用現代管理學原理，采用現代管理方法和現代管理手段即應用先進技術和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，有效地為國家建設服務。

　　其包括檔案管理觀念現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等三個方面。

　　隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已成為檔案界的熱點。

　　因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

　　一、檔案管理現代化發展進程

　　檔案管理現代化也是一個與科技發展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發展進構。

　　然而，檔案管理現代化也是一個相對的概念，過去曾經先進實用的技術與管理方法，現在也許就落后于實踐發展了。

　　因此簡要地回顧―下檔案管理現代化的發展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

　　從世界范圍來看，檔案管理現代化發端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。

　　20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。

　　1972年，國際檔案理事會設立了檔案自動化專業委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

　　我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。

　　我國計算機檔案管理的發展，從時間進程上對以分力四個階段：即調查論證階段、初步實驗價段、技術攻關階段、網絡化及其推廣應用階段。

　　調查論證階段。

　　1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用，進行了調研和可行性論證工作。

　　初次實驗階段 。

　　1983年.有少數幾個檔案館，使用計算機開發了檔案管理實驗性的應用系統。

　　開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。

　　技術攻關階段。

　　從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術難關，出現了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統及應用結果。

　　目錄數據已開始準備采用國家標準。

　　推廣應用階段。

　　1987年后，隨著計算機軟硬件技術的發展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應用，已開始向檔案管理的各個環節擴展，檔案管理軟件系統功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現不斷提高與完善的趨勢。

　　20世紀90年代以來，我同的檔案管理現代化建設進入了快速發展時期。

　　90年代中期，現代化管理開始了網絡化階段;進入21世紀，則開始了以啟動數字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。

　　與此同時，我國檔案部門還進行了現代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤儲存系統的一致性測試》等。

　　這將有力地促進我國檔案管理現代化走上規范化的發展道路。

　　二、我國檔案管理現代化的現狀

　　近年來，檔案管理現代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統已大規模應用，各檔案部門已基本實現計算機自動處理的環節，光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網絡化等。

　　雖然我國檔案管理現代化建設已經得到了很大的發展，但此項工作畢竟是一項較大的系統工程，其發展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現代化的發展進程。

　　三、我國檔案管理現代化建設中存在的問題

　　1、檔案管理現代化意識不強。

　　管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。

　　檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。

　　如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。

　　沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。

　　多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現代化的認識不夠，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上。

　　由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題(如電子文件的管理與利用)缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

　　2、檔案工作人員業務素質亟待提高。

　　人才現代化是檔案管理現代化的前提。

　　當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。

　　電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。

　　這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。

　　從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。

　　所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

　　3、對檔案管理現代化缺乏統籌規劃和強有力的指導。

　　從總體上看，各級檔案館、各企事業單位、各系統的檔案管理現代化工作仍處在“各自為戰”的狀態，沒有統一的標準、規范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設備型號不一，功能各異，技術設備不配套，系統操作平臺不一，為檔案管理現代化的統一、規范帶來極大的障礙。

　　4、技術設備問題。

　　由于經濟條件的限制，部分檔案部門不能在現代化建檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得自身的現代化技術裝備較差。

　　而且絕大多數單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數卻僅占檔案室檔案總數的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

　　四、解決措施

　　針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

　　1、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。

　　在實現檔案管理現代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區或單位檔案工作現代化管理的命運與前途。

　　其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

　　2、加強檔案人員的培養，提高業務能力。

　　要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人才資源開發推動檔案現代化的進程。

　　首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量。

　　其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

　　3、加強組織領導，促進交流、合作。

　　檔案管理現代化建設是一項系統工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。

　　檔案行政管理部門要統籌規劃，加強協調，把檔案管理現代化建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理現代化建設的資金投入，制定統一的現代化管理標準，在設備購置、數據庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統一布置;規劃好檔案館、機關檔案室、科技事業單位檔案和企業檔案館(室)的現代化管理工作。

　　需要注意的是檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。

　　因此，檔案管理現代化建設不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現代化建設有條不紊地發展。

　　交流、合作，則是實現檔案管理現代化的紐帶和橋梁。

　　檔案工作在國內地區間、省際間的發展存在著差異，我國與世界上發達國家的檔案工作也存在著一定的差距。

　　這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。

　　認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現檔案管理現代化的步伐。

　　4、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。

　　這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。

　　要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

　　為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持;同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。

　　而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

　　5、采用現代化管理。

　　這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。

　　檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發利用。

　　檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發展規律，采用科學的管理方法，最大限度地發揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優質服務的信息中心。

　　總之，檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

　　參考文獻：

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