高校檔案管理的創新
高校檔案管理的創新【1】
摘 要：高校檔案管理也需要創新。
管理創斷是高校檔案管理發展的原動力，是迎接知識經濟挑戰的外在需要，也是深化高校檔案管理改革的內在需求，同時需要管理者具有創新觀念和創新意識。
關鍵詞：高校;檔案;管理;創新
近年來，隨著社會改革和建設的不斷發展，必然也要求學校及其檔案工作改革和發展， 學校檔案工作是學校科學管理的重要組成部分。
學校的檔案室是學校檔案管理部門，擔負著學校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統計、保管、開發、利用等工作，而要實現高校檔案管理創新，首先要從管理意識形態即管理思想上創新，繼而在具體的檔案管理全程各個環節上遵循創新思想。
一、高校檔案管理現狀概況
1、思想觀念守舊。
許多高校對檔案工作不夠重視，國內外檔案管理先進的技術和手段無法在高校檔案管理中運用。
一些高校檔案工作人員安于現狀、不思進取，對檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統的方法，日復一日，年復一年。
思想觀念守舊，對檔案事業的發展目標模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業人才結構單一。
隨著檔案信息化、數字化的發展，面對縮微技術、掃描技術、數據挖掘技術、云計算、海計算、網絡平臺模式建設、檔案館功能的拓展等方面的技術手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術、計算機技術以及檔案學研究方面的人才。
而實際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業水平、技術能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機構的專職檔案工作人員在年齡、學歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。
我國目前的檔案管理方式多是采用傳統的手工操作，當然，這與檔案信息的形式有很大的關系。
檔案信息處理的復雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。
在部分高校，信息數字化已經成為大勢所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學習的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計算機的輔助，進行檔案管理工作，這樣嚴重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發展。
二、高校檔案管理創新的措施
1、轉變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發展，檔案管理水平也在不斷地進步，目前檔案管理工作人員的素質相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時俱進，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會遇到問題，檔案管理人員的水平就會受到質疑。
因此，檔案管理工作人員必須跟上時代的步伐，審時度勢，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學習的過程中，轉變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務教師學生的態度，全面開展檔案管理的創新工作。
2、建立科學的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執行。
首先要提高認識。
要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。
為了保證檔案工作的順利開展，高校應積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學校領導給予足夠的重視。
領導重視檔案工作，并善于用檔案資料統籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎。
第二，學校檔案管理部門應與其他部門合作，聯合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發展。
3、技術手段的創新
長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。
技術創新是檔案管理創新的內在驅動，檔案管理的技術創新包括兩方面內容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創造性的應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化;另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。
現代的高校檔案管理還要實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。
主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
4、人才和知識的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。
要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
知識創新就是檔案人員要樹立創新意識，培養知識的創新能力，并要認真學習，較熟練的掌握計算機網絡化與多媒體等先進技術，培養信息的處理能力以及信息技術的開發應用能力，有計劃的開展崗位培訓，對檔案人員進行在職繼續教育，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察、離職深造和學術交流等有機的結合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創新。
參考文獻：
[1] 趙華偉.淺談高校檔案管理創新思維[J].文化論壇.2011(2).
[2] 武 鋒.淺議當前高校檔案管理工作的創新[J].教育與職業.2012(5).
[3] 熊武金.高校檔案管理信息化建設的思考[J].內江科技.2010(5).
高職院校藝術檔案管理【2】
摘要：藝術檔案是學校檔案的重要組成部分。
高職院校由于藝術檔案的管理意識不強，領導的不夠重視，檔案人員專業素養的欠缺等原因，制約了藝術檔案的管理水平。
本文擬從高職院校的組織架構、管理機制、人員素質、藝術檔案的數字化建設、提高藝術檔案的利用水平等方面，提出高職院校藝術檔案的管理路徑。
關鍵詞：高職院校 藝術檔案 管理
高職院校近年來發展迅猛，各項事務漸趨繁多，這就需要學校各方面工作協調發展。
學校檔案是學校的寶貴財富，在學校的內部管理、對外宣傳、科學研究、辦學水平評估等各項職能中有著不可替代的作用。
藝術檔案是學校檔案的重要組成部分，抓好藝術檔案的建設與管理是高職院校義不容辭的責任。
1 高職院校藝術檔案管理現狀
1.1 藝術檔案建檔意識不強 高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。
高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案;學校組織各類文化節中產生的藝術檔案。
藝術檔案的來源數量不算少，可是大多數高職院校不重視對藝術檔案的歸集存檔，沒有充分意識到藝術檔案建設管理的重要性。
1.2 制度機構方面不夠完善 高校檔案管理工作是高校十分重要的基礎性工作，在一定程度上體現著高校的整體辦學質量和管理水平，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系。
現實的情況是不少院校尚未認識到藝術檔案建設管理工作的重要性，沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規定將檔案工作納入學校整體發展規劃，未將檔案館建設列入新校區總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。
一些建校時間長、辦學規模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規定條件的學校，至今尚未成立檔案館;有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發展的需要。
在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規進行建章立制，未能按照規定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態，缺乏必要的制度管理保障。
1.3 檔案管理人員的素質亟待提升 要管理建設好學校的藝術檔案工作離不開一支專業技能強、綜合素質高的優秀人才。
檔案管理部門的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。
只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。
近幾年，高職教育事業跨越式發展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。
隨著高職辦學規模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。
不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。
現有的這些檔案管理人員，有著不同的專業背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業素養不夠。
高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業務已成為普遍現象。
2 高職院校藝術檔案管理路徑探究
提高藝術檔案的建設管理水平，需要從高職院校的組織架構、管理機制、人員素質、藝術檔案的數字化建設、提高藝術檔案的利用水平等路徑切入，綜合運用發揮合力方能有所建樹。
2.1 要切實加強領導 高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發展方向。
要切實把藝術檔案工作作為學院發展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。
要針對藝術檔案工作發展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。
要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。
總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發展的關鍵。
2.2 要加強隊伍建設 藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。
學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業務進修、外出參觀學習的機會，從而穩定藝術檔案工作隊伍。
要多層次、多門類加強業務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。
藝術檔案工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養。
只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。
檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發揮藝術檔案作用的先決條件。
對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。
學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發展目標，統籌規劃，不斷優化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業化、高素養、有梯隊的人才隊伍結構發展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續發展的活力。
2.3 要加快藝術檔案的數字化建設 要實現藝術檔案的文化傳承與藝術教育作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。
通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養，促進校園文化建設。
加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業適應時代發展的需要。
利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。
“大數據”時代的來臨，為我們的存儲檔案提供了技術上的支撐。
學校檔案管理人員要迅速學習并掌握先進的數字化知識，提升工作效率。
購買優良可靠的檔案管理軟件，實現藝術檔案系統化的管理。
軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規范化的流程，及時提供文化資源的信息。
高職院校在選用檔案系統管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環境和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。
2.4 要提高藝術檔案的利用水平 高職院校藝術檔案范圍非常廣泛，它涵蓋了師生們在藝術教學、實踐、創作、展覽、演出、比賽、交流、攝影、采風等各個層面的藝術活動。
因此，高職院校藝術檔案內容豐富多彩、是一筆可貴的財富，需要我們善加利用，而不是束之高閣。
藝術檔案管理的終極目的在于利用，以滿足師生教學科研、參考佐證、學習提高的目的。
藝術檔案的開發利用包括兩方面的內容：一是健全和改善檢索手段，介紹檔案館(室)藏的內容與成分，這主要是在檔案基礎工作中完成的。
二是根據外部對各類檔案信息需求的情況，通過有效的途徑和方法，向利用者提供所需檔案材料，實施全方位的多元化利用。
提供藝術檔案利用信息資源的途徑主要有咨詢服務和文本服務。
咨詢服務即以庫藏檔案信息為依據，通過解答問題的方式，向利用者提供檔案及其相關信息和知識，對利用過程進行指導，提供檢索和成果的服務。
文本服務是以提供各種形式的檔案資料文本為利用者服務。
各高職院校要以“服務學生、服務教職工、服務學校中心工作”為重點，進一步加強藝術檔案的開發利用，發揮藝術檔案在學校重大活動慶典、舉辦陳列展覽、編修校史校志、教學科研等工作中的參考憑證作用，發揮其在校園文化，宣傳教育等方面的服務功能。
參考文獻：
[1]中華人民共和國文化部辦公廳.藝術檔案管理讀本[M].北京：文化藝術出版社，2008(11).
[2]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務[M].上海：上海交通大學出版社，2010(1).
[3]張愛華.淺談高校藝術檔案的數字化建設[J].辦公室業務，2007(3).
[4]黃健.藏以致用，提高藝術檔案的利用[J].藝術研究，2008(02).
【高校檔案管理的創新】相關文章：
論高校檔案管理創新10-01
高校檔案管理創新措施論文10-12
高校檔案管理方法創新10-02
高校檔案管理工作創新10-05
高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題10-05
高校檔案管理工作創新淺議10-26
高校檔案管理創新與檔案管理數字化問題論文10-09
高校學生檔案管理創新研究論文10-08
淺析高校學生檔案管理的創新論文10-08