建筑設計檔案管理論文

　　建筑設計檔案管理論文【1】

　　【摘 要】建筑設計檔案管理的質量是衡量建筑施工單位質量的重要依據，是工程質量管理程序中重要的一個環節。

　　檔案管理部門應認真把好質量監督檢查關，做到準確、齊全、規范，從而保證建設工程項目按時按質交工。

　　本文分析了建設建筑設計檔案管理存在的一些主要問題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應采取的措施。

　　【關鍵詞】工程項目;檔案管理;措施

　　建筑設計是一個動態的過程，從項目的勘察、設計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。

　　建筑設計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。

　　搞好建設項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

　　在建筑設計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分工作人員不重視。

　　為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，擺正檔案和建設項目的關系，確保建設項目的收集歸檔工作的正常有序進行。

　　1 建設建筑設計檔案管理中存在的問題

　　1.1 施工綜合管理文件原件不齊全

　　由于空間和時間的關系，有的非常重要的文件，在下發或轉發時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規定中“竣工資料中不允許出現復印件”的基本要求。

　　有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。

　　也有的單位頻繁更換專業技術人員，在資料移交時又把關不嚴，同樣造成了原始文件遺失。

　　1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現象

　　隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現場驗收后，沒有按照國家行業標準規定要求辦理書面簽字，結果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。

　　1.3 竣工圖編制不規范

　　有些施工單位不能按照有關竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或對原圖修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現象均不符合竣工圖編制要求。

　　1.4 施工資料格式不規范

　　施工過程中形成的資料格式不統一，不規范。

　　有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。

　　1.5 施工原始資料書寫不規范

　　施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。

　　而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。

　　1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規范

　　交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

　　2 建筑設計檔案管理的措施

　　2.1 施工圖設計文件的管理

　　目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設計、邊辦手續，造成返工、停工，嚴重影響了工程質量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。

　　2.1.1 要健全城建工程施工圖預報審查制度

　　各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。

　　這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設計邊施工。

　　同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業務指導的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎。

　　2.1.2 要加強施工單位檔案人員業務培訓，提高業務素質，依法管理工程檔案意識

　　檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設計邊施工的現象，要及時做好工程圖紙、資料收集。

　　及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。

　　2.2 廠家檔案管理

　　廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分。

　　資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。

　　一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。

　　廠家檔案資料包含了物供中心采購部分(即甲方采購)及EPC項目由總包單位采購的部分。

　　對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。

　　做到按要求領取及驗核，并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。

　　在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。

　　對于EPC項目，要監督廠家按合同匯總移交，EPC單位質檢人員要認真把關，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。

　　2.3 施工文件的檔案管理

　　2.3.1 竣工資料的收集應從工程項目立項做起

　　設立工程項目資料管理機構和管理人員應從工程項目立項開始，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導、監督。

　　竣工資料編制工作應實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與工程資料驗收同步。

　　將資料管理貫穿到工程施工的全過程。

　　2.3.2 建立健全資料管理制度

　　項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。

　　工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規范性。

　　只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。

　　2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段

　　建筑設計的相關單位、工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到建筑設計與資料整理同步進行，避免設計施工與資料分離，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查。

　　2.4 結語

　　建筑設計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設計檔案的驗收和移交工作。

　　參考文獻

　　[1]藺湘：《施工企業應重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。

　　[2]吳燕玲：《淺談施工圖審查文件檔案歸檔》，《科技資訊》，2009年第3期。

　　[3]張濤：《竣工資料質量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學術文庫(第11卷)》，2009年。

　　建筑工程檔案管理論文【2】

　　摘要：近年來，我國建筑行業在整體管理水平和能力上都有了顯著的提高，特別是加強了對于施工工藝、安全、技術、進度、質量的全面。

　　為了有效解決我國建筑行業現階段的技術檔案管理問題，我國建筑企業在加強軟硬件建設的同時，也在加深了對于其意義的認識。

　　關鍵詞：建筑工程;檔案;管理;意義

　　建筑工程檔案管理工作是建筑工程工作一項重要的基礎性工作，也是建筑工程管理工作的重要組成部分。

　　工程建設項目檔案是工程項目建設的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，具有十分重要的保存價值。

　　一是不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

　　我們要正確認識建筑工程檔案在項目管理中的重要性，樹立認真負責的工作態度，才能增強責任感。

　　要在檔案資料的收集、整理、編制工作中切實可行的依據，我們就必需在項目實施過程中明確項目各個參與單位在檔案管理工作中的所負的責任。

　　為確保檔案建立工作與工程建設同步進行，在建設中工程管理部門在檢查工程施工報建、建筑工程質量監督、施工安全監督、進度的監管同時，也要對施工單位提出文件資料歸檔的要求，并檢查資料的收集的完整性，使檔案管理自始至終貫穿于整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點，不斷的增強檔案意識，提高對檔案工作的認識。

　　二是加強檔案管理工作的對策，不斷提高檔案管理人員素質

　　隨著現代科學技術、信息技術和數字化技術的迅速發展，作為現代檔案信息服務主角的檔案工作者，已經不再是以往單純的檔案管理員，就應由以前一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為現在“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家。

　　建筑工程檔案管理工作是一項專業性較強的工作，要求從事建筑工程檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。

　　特別是在當今社會和經濟生活的快速發展中，對建筑工程檔案工作檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求，如果檔案人員知識過于老化單一，面對不斷更新情況，新問題就很難提出解決的辦法，檔案管理不僅要熟悉建筑工程工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各類項目檔案的整理和管理方法，了解建筑工程發展的現狀及發展方向，運用科學的檔案理論、新技術來指導和改進檔案工作。

　　三是在把握檔案工作環節，科學和合理地分類歸檔

　　檔案管理工作的首要環節是收集資料，在檔案管理工作中處于最基礎位置，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，我們才能保證檔案管理后續工作的順利開展。

　　建筑工程檔案根據資料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分為臨時建筑和永久，在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，并按短期、長期、永久三大保管期限，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。

　　在每個項目竣工、工程驗收合格后，及時進行材料的全面整理，查缺補漏。

　　在各級部門驗收合格結束后，針對存在的資料問題和不足，要認真整改，并及時做好歸檔，做好保管工作，以方便日后對資料的查檔利用。

　　四是既要發揮檔案利用價值，還需要促進建筑工程工作

　　要更好地為建筑工程工作服務，這是建筑工程檔案管理工作的目的，決不是應付上級檢查現而做檔案管理，而是通過系統、全面地反映每個建筑工程項目的全貌，能為今后建筑工程工作提供完整的參考資料。

　　隨著項目檔案管理規范化、標準化的不斷推進，應把項目檔案管理工作納入整個項目管理程序，建立制度、專人負責、落實責任、真抓實干，與項目建設實行同規劃、同實施和同管理，做到準確、完整、系統地反映項目建設過程，從而提升建筑工程項目檔案的管理水平，推進各項工作順利開展。

　　五是大力改善檔案室硬件環境設施

　　對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間狹窄、環境潮濕、“六防”設備不配套，檔案材料霉變、蟲蛀侵害等將會影響檔案的外觀與完整。

　　有的檔案管理部門必備的切刀、統一的檔案夾，等設備都無法完備。

　　管理檔案的部門應該積極改善條件，選擇用環境干燥的地方，購置吸濕機等設備。

　　綜上所述，只要建筑單位各級領導高度重視，專兼職檔案管理人員保持認真負責的工作態度，并在充分調動廣大員工的積極性，才能保證建筑工程技術檔案管理工作發揮更為重要的意義，并且成為推動我國建筑行業高速發展的技術基礎。

　　參考文獻:

　　[1]楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質[J].山東省農業管理干部學院學報，2005(3).

　　[2]王鳳霞，王秀芳.深化檔案管理工作[J].齊齊哈爾大學學報(哲學社會科學版)，2004(3).

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