現代化檔案管理

　　現代化檔案管理【1】

　　摘 要：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。

　　檔案管理是一門嚴謹的科學，檔案價值的實現取決于如何有效地利用它為政治、經濟、文化以及社會各項事業提供信息服務，讓“死檔案”變成“活信息”。

　　本文就當前我國高等專科學校檔案管理存在的問題及對策進行了思考，對社會主義各項事業的建設具有十分重要的指導意義。

　　關鍵詞：檔案;現代化;管理

　　1 檔案管理存在的問題

　　1.1 檔案管理手段落后。

　　目前，我國的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現代化管理設備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不具備。

　　管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。

　　因此，檔案管理工作要向現代化管理邁進，是當務之急的一項改革。

　　1.2 管理從業人員素質不高。

　　目前，我國專科學校檔案管理的工作人員普遍素質比較低，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。

　　有的工作人員就是高等專科學校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏。

　　檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高等專科學校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學校檔案事業的發展。

　　1.3 對檔案工作重視不夠。

　　這個問題普遍存在，領導和教職工的檔案意識都比較淡薄。

　　例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。

　　1.4 資源不足和浪費。

　　盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。

　　檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。

　　人們至今仍然會感到館藏資源的不足。

　　單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。

　　2 進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標

　　2.1 強化檔案意識，規范檔案管理。

　　檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。

　　因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。

　　學校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。

　　每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。

　　同時，要針對各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

　　2.2 增強檔案意識，建立高等專科學校檔案領導體制。

　　檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。

　　結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。

　　建立相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。

　　2.3 以檔案管理者為本是做好檔案工作的關鍵。

　　在知識經濟時代，知識和人才是發展的關鍵要素。

　　面對快速發展、充滿競爭的社會，要保持檔案事業持續發展，檔案管理者隊伍建設至關重要。

　　檔案管理者在檔案的接收、管理、提供服務、信息開發等方面都擔任著重要角色。

　　檔案管理者不僅是檔案信息庫的建造者和維護者，更是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，是高質量檔案信息產品的設計者、操作者。

　　因此，具有高素質和創新整理精神的檔案管理者是檔案事業蓬勃發展的基本保證。

　　要以人為本，為檔案管理者的學習、培訓、工作、生活創造條件，給他們更多的關心，做到以“事業留人、感情留人、適當的待遇留人”，積極創造有利于檔案管理者成長的良好環境。

　　要引進年輕、高學歷的專門人才從事檔案管理工作，改變了過去檔案管理者隊伍學歷低、年齡偏大的局面。

　　3 結 語

　　總之，檔案是歷史的見證，是人類活動的記錄，更是認識和把握客觀規律的重要依據，由此可見，學校檔案管理是學校工作的保障和依據，具有重要意義。

　　當今時代，機遇和挑戰并存，若不能及時把握機遇，發展的希望便會失之交臂。

　　因此，高等專科學校檔案工作應面對改革的新形勢，立足并校后的現實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發展。

　　檔案管理現代化【2】

　　摘要：檔案管理現代化是由先進的管理理念和管理技術支撐的一種管理環境，它能產生比傳統檔案管理更大的社會效益和經濟效益。

　　當前我國檔案管理現代化建設已取得了很大成就，但仍存在著若干問題。

　　因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

　　關鍵詞：檔案管理 現代化 現狀 問題 對策

　　檔案管理現代化，就是應用現代管理學原理，采用現代管理方法和現代管理手段即應用先進技術和先進設備，對檔案進行科學管理，不斷提高工作質量和工作效率，使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現代化水平，有效地為國家建設服務。

　　其包括檔案管理觀念現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等三個方面。

　　隨著信息技術的發展，檔案管理現代化已成為檔案界的熱點。

　　因此，有必要對我國檔案管理現代化建設情況進行深入分析和研究，總結經驗，找出問題并提出對策，以真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟社會建設。

　　一、檔案管理現代化發展進程

　　檔案管理現代化也是一個與科技發展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發展進構。

　　然而，檔案管理現代化也是一個相對的概念，過去曾經先進實用的技術與管理方法，現在也許就落后于實踐發展了。

　　因此簡要地回顧―下檔案管理現代化的發展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。

　　從世界范圍來看，檔案管理現代化發端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。

　　20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。

　　1972年，國際檔案理事會設立了檔案自動化專業委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

　　我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。

　　我國計算機檔案管理的發展，從時間進程上對以分力四個階段：即調查論證階段、初步實驗價段、技術攻關階段、網絡化及其推廣應用階段。

　　調查論證階段。

　　1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用，進行了調研和可行性論證工作。

　　初次實驗階段 。

　　1983年.有少數幾個檔案館，使用計算機開發了檔案管理實驗性的應用系統。

　　開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。

　　技術攻關階段。

　　從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術難關，出現了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統及應用結果。

　　目錄數據已開始準備采用國家標準。

　　推廣應用階段。

　　1987年后，隨著計算機軟硬件技術的發展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應用，已開始向檔案管理的各個環節擴展，檔案管理軟件系統功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現不斷提高與完善的趨勢。

　　20世紀90年代以來，我同的檔案管理現代化建設進入了快速發展時期。

　　90年代中期，現代化管理開始了網絡化階段;進入21世紀，則開始了以啟動數字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。

　　與此同時，我國檔案部門還進行了現代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《CAD電子文件光盤儲存系統的一致性測試》等。

　　這將有力地促進我國檔案管理現代化走上規范化的發展道路。

　　二、我國檔案管理現代化的現狀

　　近年來，檔案管理現代化建設取得了很大成績，如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統已大規模應用，各檔案部門已基本實現計算機自動處理的環節，光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質性的應用階段，檔案計算機管理正逐步走向網絡化等。

　　雖然我國檔案管理現代化建設已經得到了很大的發展，但此項工作畢竟是一項較大的系統工程，其發展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現代化的發展進程。

　　三、我國檔案管理現代化建設中存在的問題

　　1、檔案管理現代化意識不強。

　　管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。

　　檔案管理現代化的首要內容是管理思想的現代化。

　　如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。

　　沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。

　　多年來，檔案管理現代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現代化的認識不夠，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上。

　　由此出現了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現代化進程中出現的新情況、新問題(如電子文件的管理與利用)缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

　　2、檔案工作人員業務素質亟待提高。

　　人才現代化是檔案管理現代化的前提。

　　當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。

　　電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。

　　這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。

　　從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。

　　所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

　　3、對檔案管理現代化缺乏統籌規劃和強有力的指導。

　　從總體上看，各級檔案館、各企事業單位、各系統的檔案管理現代化工作仍處在“各自為戰”的狀態，沒有統一的標準、規范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設備型號不一，功能各異，技術設備不配套，系統操作平臺不一，為檔案管理現代化的統一、規范帶來極大的障礙。

　　4、技術設備問題。

　　由于經濟條件的限制，部分檔案部門不能在現代化建檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得自身的現代化技術裝備較差。

　　而且絕大多數單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數卻僅占檔案室檔案總數的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

　　四、解決措施

　　針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

　　1、更新觀念，增強檔案管理現代化意識。

　　在實現檔案管理現代化的過程中，首先是提高領導干部的認識，他們握著地區或單位檔案工作現代化管理的命運與前途。

　　其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現代化的片面認識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

　　2、加強檔案人員的培養，提高業務能力。

　　要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養，不斷提高檔案人員的自身素質，以人才資源開發推動檔案現代化的進程。

　　首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量。

　　其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

　　3、加強組織領導，促進交流、合作。

　　檔案管理現代化建設是一項系統工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。

　　檔案行政管理部門要統籌規劃，加強協調，把檔案管理現代化建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理現代化建設的資金投入，制定統一的現代化管理標準，在設備購置、數據庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統一布置;規劃好檔案館、機關檔案室、科技事業單位檔案和企業檔案館(室)的現代化管理工作。

　　需要注意的是檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。

　　因此，檔案管理現代化建設不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現代化建設有條不紊地發展。

　　交流、合作，則是實現檔案管理現代化的紐帶和橋梁。

　　檔案工作在國內地區間、省際間的發展存在著差異，我國與世界上發達國家的檔案工作也存在著一定的差距。

　　這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。

　　認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現檔案管理現代化的步伐。

　　4、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。

　　這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。

　　要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

　　為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持;同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。

　　而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。

　　5、采用現代化管理。

　　這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。

　　檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發利用。

　　檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發展規律，采用科學的管理方法，最大限度地發揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優質服務的信息中心。

　　總之，檔案管理現代化是一項復雜的系統工程，要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

　　參考文獻：

　　1、傅榮校 《檔案管理現代化：檔案管理中技術革命進程的動態審視》 浙江大學出版社 2002年版

　　2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應用系統建設》 機械工業出版社2006年版

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　　5、雷志東 《檔案管理現代化問題研究》 《貴州工業大學學報(社會科學版)》2008.5

　　6、洪西平 《檔案管理現代化之我見》 《北京檔案》

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