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檔案管理的現(xiàn)代化
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檔案管理的現(xiàn)代化【1】
摘要：本文對檔案管理的現(xiàn)代化進行了簡要分析，并探討了實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的各種有效措施。
關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化
檔案管理的目的就是對檔案資源進行存儲和合理開發(fā)，使之更好地服務(wù)于社會。
隨著當(dāng)今社會的現(xiàn)代化程度的普及與提高，檔案管理的現(xiàn)代化工作已經(jīng)迫在眉睫，如何加快實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，已經(jīng)成為檔案管理部門研究的主要課題。
1 檔案管理現(xiàn)代化簡述
1.1檔案管理現(xiàn)代化的特點
檔案管理現(xiàn)代化的特點是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
數(shù)字化就是在檔案管理過程中，利用各種現(xiàn)代技術(shù)，對檔案資源的存儲、加工、分析、整理等進行數(shù)字化的管理，如對檔案資源進行數(shù)字化的整理、建立數(shù)字化的檔案資源信息庫等;網(wǎng)絡(luò)化就是通過現(xiàn)代計算機技術(shù)和互連網(wǎng)技術(shù)，在檔案管理單位內(nèi)部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、檔案管理單位之間實現(xiàn)檔案資源的共享，以及用戶對檔案資源的檢索等[1]。
1.2檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
首先，現(xiàn)代化的管理思想。
現(xiàn)代化的管理思想就是在檔案管理中要做到與時俱進，及時更新檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，用現(xiàn)代化的管理思想和策略來武裝自已，加強對現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識。
其次，現(xiàn)代化的管理人才。
現(xiàn)代化的管理人才就是能夠熟練掌握和使用各種現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和管理技能的專業(yè)人員，是檔案管理實現(xiàn)代化的重要保證。
當(dāng)今社會是一個科技高度發(fā)展的社會，現(xiàn)代化的檔案管理人員如果只是掌握本專業(yè)的知識，已經(jīng)遠遠無法滿足檔案管理的的需要，因此，檔案管理人員必須要努力學(xué)習(xí)和掌握各相關(guān)學(xué)科的知識，而檔案管理單位也要加強對現(xiàn)代化新型管理人才的引進和培養(yǎng)。
再次，現(xiàn)代化的管理策略。
現(xiàn)代化的管理策略主要就是通過建立健全各種規(guī)章制度，對檔案管理實行現(xiàn)代化的管理，這是檔案管理現(xiàn)代化的重要部分和集中體現(xiàn)。
最后，現(xiàn)代化的管理手段。
這是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的主要標(biāo)志，主要就是在檔案管理工作中，通過加大對現(xiàn)代化管理設(shè)備和管理軟件的使用，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。
1.3實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性
首先，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是檔案行業(yè)強化自身發(fā)展、實現(xiàn)自我突破的需要。
當(dāng)今社會對對檔案管理的需求越來越大，要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)適應(yīng)不了它的發(fā)展，因此，檔案管理單位只有用現(xiàn)代化的管理知識、策略和手段來武裝自己，并逐步進行完善和創(chuàng)新，實現(xiàn)自我突破，不斷提高現(xiàn)代化管理的水平，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
其次，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化也是時代發(fā)展的需要。
在各行各業(yè)都實行高度現(xiàn)代化的今天，檔案管理如果還固步自封，停留在原地不思進取，必須會跟時代脫節(jié)，最終被時代所淘汰。
2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施
2.1加快對檔案管理觀念的更新，增強檔案管理的現(xiàn)代化意識
觀念的現(xiàn)代化是現(xiàn)代化檔案管理的靈魂。
管理思想的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，沒有現(xiàn)代化的管理意識，就不能從根本上突破傳統(tǒng)檔案管理觀念的限制，會對檔案管理的現(xiàn)代化進程造成不良影響。
因此，在檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)過程中，管理人員要努力解放思想，大膽地轉(zhuǎn)變觀念，不斷加強自身的現(xiàn)代化意識，在檔案工作在不斷探索與創(chuàng)新。
2.2建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理機制
集中統(tǒng)一管理機制是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的的重要標(biāo)志，檔案管理只有朝著這個方向努力，才能真正實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。
我國目前的檔案管理機制普遍處于比較分散的狀態(tài)，使用起來很不方便，也不便于統(tǒng)一管理，要從根本上解決這一難題，就必須建立健全一個集中統(tǒng)一的管理機制，制定出科學(xué)、合理、高效的管理制度，以制度化的管理來保證檔案管理技術(shù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，以及檔案管理各種軟件、硬件的選擇與使用，把原來分散、無序的檔案管理集中起來，統(tǒng)一納入到現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中，使檔案資源能夠得到集中利用和共享。
2.3加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，推動檔案管理現(xiàn)代化的步伐
數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。
由于檔案資源的數(shù)量不僅多而且復(fù)雜，要把檔案資源進行歸類、整理并輸入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，沒有一套科學(xué)、合理的策略，是非常耗時耗力的，會嚴(yán)重影響到檔案管理的現(xiàn)代化進程。
因此，必須要在原檔案管理的基礎(chǔ)上，進行分門別類的分級著錄：對于內(nèi)容單一、使用價值比較低的卷宗實行案卷著錄;對于涉及內(nèi)容相同的則實行組合級著錄;對于涉及到重要或龐大、復(fù)雜內(nèi)容的卷宗，則實行文件級著錄。
這樣一來，就可以減少一些不必要的著錄環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度，節(jié)省了大量的財力、人力、物力[2]。
2.4加大現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和引進，提高管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)。
⑴建立完善的人才引進機制
在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，人是最主要的因素，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平，通過建立完善的人才機制，加強對現(xiàn)代化管理人才的引進，使管理人員的素質(zhì)不斷提高，把各種現(xiàn)代化的科學(xué)知識與技術(shù)充分運用到檔案管理工作中。
⑵加強對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高其綜合素質(zhì)
要通過各種培訓(xùn)策略，使檔案人員能夠不斷吸收、消化各種有用的知識，掌握到更多有用的現(xiàn)代化管理知識和技能，努力培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化管理水平的綜合型、高層次的檔案管理人才。
⑶檔案管理人員要提高對自身的要求，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的需要
首先，檔案管理人員要不斷增強現(xiàn)代化管理意識。
在檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)與發(fā)展過程中，檔案管理人員要樹立正確的檔案管理思想和觀念，以適用現(xiàn)代化檔案管理的需要，依靠科學(xué)的管理理念，在實際工作中善于總結(jié)、勇于探索、不斷創(chuàng)新，努力提高自身的現(xiàn)代化管理水平。
其次，檔案管理人員要掌握各種有用技能，以調(diào)整和優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)。
現(xiàn)代化的檔案管理工作，需要以多元化的知識結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須對知識結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化與調(diào)整，不但要掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還要還要掌握其他相關(guān)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和管理知識，使自己成為具有多元化知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才[3]。
2.5建立科學(xué)的決策機制，提高決策水平
實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是一項綜合性的系統(tǒng)工程，我國目前的檔案管理工作正處于改革、發(fā)展的重要階段，任務(wù)比較繁重，只有根據(jù)自身的實際情況，結(jié)合全局性戰(zhàn)略發(fā)展的需要，從檔案管理的需求、管理技術(shù)的運用和人力、財力、物力的綜合調(diào)配等方面，集思廣益，并進行綜合的分析，避開出現(xiàn)決策的失誤，以此來提高檔案管理決策工作的科學(xué)性。
同時，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要，制度遠期的發(fā)展目標(biāo)和方針政策，對檔案管理的現(xiàn)代化進行科學(xué)的規(guī)劃、合理的統(tǒng)籌，并對各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等進行嚴(yán)格的審核和實施，從制方面推動決策水平的不斷提高。
2.6強化檔案管理的服務(wù)職能，不斷拓寬服務(wù)范圍
傳統(tǒng)的檔案管理模式一般只注重檔案資源的收集與管理，而忽略了對檔案資源使用對象的服務(wù)職能，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須轉(zhuǎn)變這種被動、不思進取的落后模式，把檔案管理的重點放到為個人、企業(yè)單位、事業(yè)單位提供服務(wù)方面來，使檔案管理工作更好地為社會經(jīng)濟的發(fā)展服務(wù)。
3 結(jié)論
總而言之，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)中不可或缺的重要部分，也是社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路，在檔案工作中實行科學(xué)的現(xiàn)代化管理，不但有利于提高檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益，還能在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻：
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新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理【2】
【摘 要】目前，在信息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟的大背景下，通信技術(shù)、信息技術(shù)等以計算機輔助作業(yè)為首的產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系得以不斷完善，計算機所具備的強大功能價值及其技術(shù)輔助手段已經(jīng)受到了人們的廣泛認(rèn)可。
所以，對我國的事業(yè)單位來說，要想在當(dāng)前的信息產(chǎn)業(yè)時代得以長足且穩(wěn)定的發(fā)展，那么就應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時代的發(fā)展趨勢，滿足時代發(fā)展的要求，加強自身的數(shù)字化管理及信息化建設(shè)。
本文結(jié)合我國事業(yè)單位檔案管理工作的目前狀況，對新時期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理進行了簡要探析，旨在推動事業(yè)單位檔案管理效率的進一步提高。
【關(guān)鍵詞】新時期;檔案管理;事業(yè)單位;數(shù)字化
檔案信息資源是一種事業(yè)單位、行政機關(guān)、企業(yè)等組織機構(gòu)以及個人在工作、生活中的價值文獻歷史記錄，可以說檔案資源是信息含量豐富、價值含量高的一項重要的信息資源。
然而，就事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理來說，經(jīng)常性的存在檔案繁冗及積聚量大等理由，并且人員保管意識差、查找搜索效率低。
而隨著以計算機、信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)為首的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理模式所具備的價值、功能和作用日趨顯現(xiàn)，并且受到了個人及社會組織機構(gòu)的大力推崇，并且在日常的學(xué)習(xí)和工作中得以普遍應(yīng)用。
所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的響應(yīng)信息時代的號召，結(jié)合自身的管理需求，來對數(shù)字化的檔案管理予以實行且推崇，只有這樣才能夠使單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。
一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用
(一)提高檔案利用率。
正是因為以往傳統(tǒng)檔案基本上均在檔案館以及檔案室存放、保管，并且絕大多數(shù)的檔案載體都是紙張，這將在利用上帶來不便。
而數(shù)字化檔案管理則能夠使檔案利用者將所查找的檔案更加準(zhǔn)確、便捷的查找到，而且檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)，還能夠大大的消除空間上和時間上的束縛，以此推動檔案利用率的提高。
(二)提高經(jīng)濟效益。
尤為迅速的社會經(jīng)濟發(fā)展使得龐大的信息量與滯后的辦公方式之間有了尖銳矛盾的形成，過去采取的一直是粗放型的檔案管理模式，也就是以辦公費用和辦公人員的增加來作為將此類理由解決的唯一手段，這便在很大程度上增加了事業(yè)單位的管理成本。
而富有現(xiàn)代化氣息的檔案數(shù)字化管理，則將以往紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀檔案，不但使得占地空間得以節(jié)省，有效的節(jié)約了檔案保管費用，并且使得檔案的查閱更為迅速、方便，從而防止了資料反復(fù)印制所導(dǎo)致的人員浪費、紙張浪費，經(jīng)濟效益也由此得以提高。
(三)提高辦公效益。
事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的及時歸檔，而且可以盡可能快的得以利用。
就人事檔案管理而言，因事業(yè)單位有著相對較為繁多的管理對象，管理對象的流動性較強，比如員工調(diào)動、退休等，要想對這些變動及時準(zhǔn)確的進行統(tǒng)計，要想對這些情況動態(tài)的加以了解，那么就需要借助于以計算機網(wǎng)絡(luò)為管理媒介的數(shù)字化檔案來將當(dāng)期的情況準(zhǔn)確反映出來，并且在查詢檔案數(shù)字化資料上也更加快捷簡單。
由于檔案信息的超時空流動，事業(yè)單位的檔案庫便由以往的保管文件實體的基地轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┬畔⒌闹萍s中心，事業(yè)單位的辦公效益得以大大提高。
二、新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的強化策略
(一)樹立檔案數(shù)字化管理意識。
事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡快的將檔案數(shù)字化管理意識樹立起來，不斷的學(xué)習(xí)新知識和新技能，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段，摒棄滯后的檔案管理模式，并且始終隨著時代的進步及信息技術(shù)的發(fā)展來更新自身的知識體系機構(gòu)，從而以良好的素質(zhì)及較強的專業(yè)技術(shù)能力，高效率的將檔案的數(shù)字化管理工作做好。
(二)實現(xiàn)文書及歸檔處理的數(shù)字化。
文書工作是事業(yè)單位尤為基本的一項工作，文書管理執(zhí)行的好壞以及文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣往往會直接影響到檔案的整體成果。
所以，為了更好的適應(yīng)事業(yè)單位當(dāng)期的工作需求，事業(yè)單位便難以避開的要對大量的電子文件進行處理，并且發(fā)文處理過程還需要通過網(wǎng)絡(luò)來進行。
所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)讓擬稿人員在計算機中輸入稿件，然后經(jīng)過審核、簽發(fā)、修改、蓋章、分發(fā)以及歸檔的過程，來節(jié)省文書及歸檔處理的時間，最大限度的減輕檔案管理人員的勞動負(fù)荷強度以及工作量。
(三)制定科學(xué)的管理體制及體系。
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實的根據(jù)具體的數(shù)字化檔案管理特點，構(gòu)建及制定出與自身實際管理需求、辦公需要相適應(yīng)的一個檔案管理機制，這便需要事業(yè)單位充分的確保檔案保密機制、檔案工作制度、檔案使用機制、檔案安全機制逐漸的相互聯(lián)系，以便于將檔案一體化建設(shè)文章實現(xiàn)。
(四)提高檔案信息安全程度。
應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的確保事業(yè)單位重要檔案信息以及重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)使用安全，以此避開影響或者破壞檔案信息的使用價值、文件數(shù)據(jù)的利用價值，促使單位再次將建設(shè)檔案數(shù)字化的進程突破。
因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在目前的檔案數(shù)字化模式下，切實的立足于檔案管理實際，全方位、多角度的做好重要檔案及數(shù)據(jù)的備份、電腦軟件的更新及殺毒、殺毒軟件的安裝以及后續(xù)防火墻的訪問設(shè)置及維護等諸多工作，以此防止因意外情況的出現(xiàn)所導(dǎo)致的損失。
另外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法的做好檔案文件的保密工作，要對數(shù)字化檔案管理機制加以實行，確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠真正的遵章辦事，大幅度的提高檔案信息的保密安全程度，從而減少人為破壞文件、意外事件破壞文件的發(fā)生幾率，最大限度的保證系統(tǒng)、檔案及重要文件的使用安全。
三、結(jié)語
總而言之，在新時期、新時代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從自身的管理實際出發(fā)，盡可能滿足網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展需求，持續(xù)不斷的強化檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息化建設(shè)，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的工作負(fù)荷，提高檔案的價值及功能，充分的將檔案價值體現(xiàn)出來，推動檔案信息職能的轉(zhuǎn)化以及信息采集、管理的實現(xiàn)，推動事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的提高。
參考文獻
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