關于檔案管理現代化的論文
論檔案管理基礎工作與檔案管理現代化
檔案主要記載著人類文明、重要實踐活動、科研成果等各種信息，具有非常高的價值，是推動社會進步與發展的重要動力。
隨著社會的發展，檔案信息越來越多，加大了管理者的工作難度。
在信息時代，要想保證檔案管理實現現代化，就需要我們在實際工作中加強基礎工作，提高其管理水平，將各種先進的信息技術應用在其中，這樣才能夠達到目的，推動檔案事業的健康發展。
由此看來，基礎工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。
再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。
主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范。
沒有目錄號一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范。
有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍;三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現;五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。
總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。
即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
從科學與經驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。
因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。
重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。
在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。
重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。
1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。
但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。
為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。
另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。
并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5.規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。
但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。
我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。
如果題名要素不完整。
則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。
還要統一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。
所以我們便規定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數據的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。
檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。
這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
主題詞雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。
即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。
這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。
結束語
總之，在檔案管理中，檔案管理人員務必要遵循相關要求，做好檔案管理基礎工作，提高檔案管理效率，促進我國檔案事業的積極、健康發展。
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