知識管理環境的企業檔案管理

　　知識管理環境的企業檔案管理【1】

　　【摘 要】企業作為我國當前社會發展的主要推動力量，在這個知識化的時代里，企業的檔案管理工作關系到企業的穩定發展。

　　文章基于知識管理環境下對企業檔案管理進行了相關的分析。

　　【關鍵詞】知識管理;企業檔案管理;發展

　　在這個信息化的時代里，檔案管理工作顯得越來越重要了。

　　在企業發展過程中，企業檔案反應了企業的發展水平、企業的綜合實力，對企業檔案知識的挖掘能夠更好的服務于企業經濟效益的創造。

　　但是我國當前企業在檔案管理工作當中，受傳統觀念的影響，其管理工作與實際脫軌，與當下知識管理理念存在很大的違背性。

　　市場競爭的實質就是科技與人才的競爭，針對科技與人才，這兩者都屬于知識時代中的兩個重要角色，企業要想在這個競爭激烈的市場環境中求得生存，就必須加強企業的檔案管理工作。

　　一、知識管理的概述

　　知識管理是在這個知識時代里形成的一種管理理念，是我國當前企業管理工作中的一項重要內容。

　　知識管理是指在組織中構建一個量化于志華的知識系統，讓組織中的咨詢與知識能夠在組織內部實現共享、創新、整合等過程，從而將新產生的知識回饋到組織內部，為企業組織的管理提供科學決策依據，促進企業的良性發展。

　　二、我國企業檔案管理中存在的問題

　　(一)檔案管理缺乏專業的管理人才。

　　人才在我國當前企業檔案管理工作當中有著決定性的作用。

　　縱觀我國企業檔案管理工作當中，管理人才比較匱乏，管理人員大多都偏向于檔案管理業務方面，而對于計算機知識的應用能力不高，以至于企業管理綜合系統中的檔案管理模塊與實際管理工作出現差錯，企業檔案管理不能與企業發展相符合。

　　(二)企業管理模塊功能與企業管理工作不協調。

　　面對日益膨脹的信息化，建立管理管理模塊對于當前企業來說是加強提高企業管理工作水平的重要舉措，更是企業在這個知識管理環境下提高自身綜合競爭實力的保障。

　　在我國許多企業當中，企業管理模塊只是針對企業前期的一些基本信息而設置的，而對于企業在發展過程中所涉及到的信息與數據卻沒有做到相統一。

　　管理模塊與實際工作不協調，使得企業檔案信管理的工作難度增加。

　　從而不利于企業的發展。

　　(三)檔案管理制度不完善。

　　在我國當代許多企業的檔案管理中，管理方式大多采用傳統的管理方式，偏向于企業經營這一塊，傳統的管理方式效率低，檔案管理工作與實際脫軌，企業的檔案管理制度不完善松散的管理體制會降低執行效率，拖延反饋速度。

　　為此企業檔案管理者應該重視檔案管理體制的健全與完善。

　　三、知識管理環境下加強企業檔案管理的措施

　　企業檔案是企業各項活動的真實記錄，是企業的發展歷程的一種見證，是企業寶貴的信息資源。

　　企業的各類檔案，如文書檔案、技術檔案、人事檔案以及知識資產型檔案等，全面而真實地記錄了企業在生產經營以及人事管理等方面的活動。

　　企業檔案工作是企業基礎性管理工作的重要組成部分，是企業生產經營管理等方面檔案信息的匯集中心，在這個知識管理環境下，加強企業檔案管理能為企業生產經營決策提供重要依據，為企業科研、設計工作創造必要條件。

　　(一)加強檔案管理人才的培養。

　　人才在企業發展過程當中有著決定性的作用，特別企業的檔案管理工作當中，在這個競爭激烈的知識環境下，專業的檔案管理工作人員能夠充分發揮企業管理作用，利用知識管理理念完善企業的檔案管理工作。

　　為此企業要加強檔案管理這方面人才的培養，加強企業文化知識的教育，將企業文化知識應用到檔案管理工作中，同時還要加強計算機技術應用能力的培養，只有合格、全面的人才才能有效的保障企業管理工作的有序進行。

　　(二)做好檔案的存儲工作。

　　企業檔案反應了企業的過去以及現在，是企業發展歷史的做好證明。

　　而檔案管理是企業現代管理中的一項重要內容，是企業參與市場競爭的重要手段。

　　因此做好企業檔案的存儲工作顯得非常重要。

　　例如在某所企業，管理員在企業檔案管理當中，利用計算技術，將企業的檔案信息編入到計算機系統中，對企業的檔案信息進行統一的管理，在這過程中管理人員詳細的將企業的檔案信息輸入到計算機系統中，在要做好存儲工作外，同時還做好了維護工作。

　　因為計算機技術是不斷發展的，而企業的一些檔案信息也是在不斷變化的，管理人員要根據實際情況做好相應的準備。

　　(三)完善企業檔案管理制度。

　　制度是企業管理工作順利進行的保障。

　　在知識管理環境下，企業應當認識到企業檔案管理工作的重要性。

　　建立起規范的企業檔案管理制度，并在實際工作當中不斷完善。

　　企業可以配合知識管理部門制定企業的知識資源整體規劃，利用計算機技術，建立統一的檔案管理機構，對檔案實行分類管理，實現企業信息資源的共享。

　　例如在某企業的檔案管理工作當中，管理者利用計算機技術，在企業內部建立一個檔案信息中心，由該檔案信息中心負責企業內部檔案的管理工作，同時利用網絡建立起統一的信息化系統，促進了企業信息資源的共享，同時通過這個檔案信息中心，企業管理層可以及時的掌握企業的管理狀況，為企業的管理決策提供參考。

　　(四)加強信息化技術的應用。

　　科技是第一生產力，信息化技術作為我國科技發展的產物，在我國社會生產過程中有著舉足輕重的作用。

　　在我國企業的檔案管理工作當中，利用計算機技術，對企業檔案信息進行準確的錄入，在企業內部建立統一的信息網絡體系，同時對企業的檔案信息進行加密處理工作，在檔案管理工作中，利用計算機技術實現資源的共享，從而推動檔案管理信息化水平的提高。

　　四、結語

　　企業作為市場經濟活動中的重要參與者。

　　在企業發展過程中，企業做好檔案管理工作是企業在這個競爭激烈的市場環境下求得生存和發展的必然保障。

　　在知識管理環境下，將知識管理理念運用到企業的檔案管理工作中，為企業的健康發展提供保障。

　　參考文獻

　　[1] 和晶.以知識管理為核心創建新型企業檔案管理機構[J].機電兵船檔案，2005(05).

　　[2] 張斌，徐擁軍，褚峻，劉越男，聶偉.知識資源管理：企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004(10).

　　知識管理對企業檔案管理的要求【2】

　　[摘 要]在企業的知識資產中，企業檔案一直占據著重要的地位，企業檔案的構建和管理對企業的發展至關重要，因此如何更好地發揮企業檔案對企業管理的引導和促進作用成為每一個企業制定發展戰略時一個不能回避的問題。

　　如何把企業的發展和企業的知識管理結合起來，是正確發揮企業檔案作用的關鍵所在。

　　因此本文將從企業知識管理的角度出發，介紹企業知識管理相關內容，并且重點說明加強企業檔案管理建設對企業發展的意義。

　　[關鍵詞]知識管理;企業;檔案管理

　　1 知識管理的內容

　　企業的知識管理指的是通過對企業內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業和市場信息地收集、加工及應用，并且企業知識管理鼓勵知識共享和知識創新，以期讓知識帶動企業經濟增長，提高企業的競爭水平和科技發展能力。

　　企業知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業知識是企業重要的戰略資源之一，是企業立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業只有加強了對企業知識地開發和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業自身的競爭力;②企業知識實現的主要途徑是知識共享，企業實行知識共享可以極大地促進企業知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊;③企業運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。

　　企業可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業自身的創新能力和造血能力。

　　2 知識管理對企業檔案管理的新要求

　　2.1 知識管理要求企業進一步改進檔案管理工作

　　對于大多數企業和管理者來說，企業要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業管理的科學化和紅專業化。

　　企業進行檔案改革是對傳統檔案管理思想的一項沖擊，為企業提供了一種新的發展方向和發展思路，能讓企業更好地整合現有資源，提高企業內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業的知識管理工作水平。

　　關于企業開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業這一改革活動，更加關注企業發展文件的系統性，重視文件的連續性;其次，要建立一個更加信息化的企業知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業信息管理模式的運營效率和運行水平。

　　因此，要加快企業檔案一體化工作進程，提高企業檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業知識的信息化程度和可利用率。

　　2.2 知識管理要求企業完善檔案管理的職能

　　知識管理對企業運營的影響是多方面的，不僅可以對企業的管理戰略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業的工作流程和運營方式。

　　如果對知識管理改變企業這一現象進行研究，就會發現在知識管理的要求下，企業檔案管理的職能相比以往已發生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發展來適應這種改變。

　　在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業的檔案管理模式轉變道路要契合企業知識管理的要求，為知識管理服務，傳統的企業檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業檔案管理信息化系統化是適應知識管理的必要前提之一;第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變為擁有專業知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。

　　此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業素養，個人意志要符合企業的發展理念，不斷參與到企業的發展和建設工作當中，發揮出知識管理應有的作用。

　　為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業素質，從單純的體力輸出者轉變為企業發展的智力輸出者，為企業的發展提供智力和決策支持。

　　2.3 知識管理要求企業發展新的檔案管理技術

　　當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。

　　為了適應更加快節奏的技術和資源需求革新，企業檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。

　　通過對目前企業信息技術發展現狀分析，筆者發現制約我國企業信息技術發展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。

　　企業應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發展障礙，來促進企業檔案管理工作的進一步開展。

　　筆者結合企業信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業應加大研發部門的投入，加強自身研發能力，或者與研發部門進行合作，共同開發企業檔案管理技術，企業應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業，應更多地傾向于自主開發檔案管理技術;其次，企業應加強對信息資源的開發。

　　隨著企業信息化程度不斷提高，企業的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業檔案的信息化、系統化和平臺化，積極加大檔案資源地開發和利用，爭取提高企業知識管理的效率和效益。

　　知識和信息是知識經濟時代企業發展的核心和動力，是支撐企業發展的核心。

　　企業檔案作為一個企業生產發展最直觀地反映和記錄，只有受到企業管理者的關注和重視，才能在企業管理等各方面發揮更大的作用。

　　主要參考文獻

　　[1]孫燕芝.用知識管理理念帶動企業檔案工作的發展[J].北京檔案，2014(3).

　　[2]秦偉強.淺析知識管理背景下的企業檔案管理模式[J].現代商業，2013(3).

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