檔案管理的發展趨勢

　　檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢【1】

　　【摘要】本文論述了檔案管理信息化的意義，論證了檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢。

　　【關鍵詞】檔案管理;信息化;發展趨勢

　　檔案是各單位必不可少的信息資源。

　　由于信息化迅速發展，檔案管理工作的內涵已經有了巨大的變化。

　　檔案不僅成為了文化資源與知識資源，還成為了信息資源。

　　隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰略地位也進一步提升，人們普遍把信息與材料和能源并列，將它們共同視作對整個經濟社會發展具有決定性作用的重要戰略資源。

　　這些都促使檔案信息的收集方式、管理方式與利用方式有了本質性的改變。

　　傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡信息化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

　　一、什么是檔案管理的信息化

　　檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。

　　換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

　　也就是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。

　　這是一個長期發展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

　　二、檔案管理信息化的意義

　　(一)檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢。

　　隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰略地位進一步提升，處于改革開放關鍵時期的中國，社會與國民經濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經濟社會發展的重要資源來進行管理。

　　隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

　　檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉化，是由單一的管理工作向社會服務性工作轉化的一個具體過程。

　　檔案管理信息化，有利于檔案調取、檔案共享、人才隊伍建設等方面的工作開展，更符合我國現代社會的發展需求，也是檔案管理工作的最終發展方向。

　　(二)檔案信息化建設也是我國現階段工作的重要內容。

　　《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中一項重要任務就是：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設;加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設;實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。

　　檔案數字化工作的迅速發展，使檔案數字化的規模不斷擴大，檔案數字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數字化。

　　檔案數字化作為一項檔案基礎業務的地位得到了確立。

　　(三)社會的發展促進和推動了檔案管理業務的變革。

　　隨著檔案信息化的逐步推進和發展，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境，在歸檔、館藏建設、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變。

　　傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過度，檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移。

　　檔案領域通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統計、借閱、庫房管理等，并能使傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質量。

　　(四)檔案信息化可進一步完善檔案標準規范體系的建設。

　　我國目前傳統檔案管理的標準規范相對健全，但在數字環境中，這些標準規范需要重新審視，相當部分的標準規范需要按照信息化環境的要求進行調整。

　　文檔管理軟件的廣泛運用是導致文書檔案按“件”歸檔模式的直接推動力之一;文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現，這都直接導致了檔案累積、移交模式的變革創新;同時，對于實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容，有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內容之一。

　　這些都需要大量的標準規范來進行支撐。

　　而“加強檔案法律制度建設，完善以《檔案法》為核心、符合我國國情并適應檔案事業發展需要的科學、縝密、配套的檔案法規體系。

　　”也是《全國檔案事業發展“十二五”規劃》的首要任務。

　　(五)檔案信息化將為社會提供更多有效的資源和服務。

　　國家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”。

　　這是新時期給檔案信息化提出的任務目標和工作方向。

　　信息技術對檔案管理的作用是提高工作效率。

　　檔案管理工作是十分復雜繁瑣的例行性事務工作，其中大部分都是基于經驗的重復勞動，但又是不可或缺的基本事務，需要占據管理人員的大量時間。

　　檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常的瑣碎的事務中解脫出來。

　　實現信息共享。

　　信息化以其先進的技術手段實現其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。

　　檔案信息化又可促進信息資源利用最大化。

　　傳統的檔案信息大都是以紙為載體的實物資源，不僅不便攜帶，更不利于傳遞。

　　實現檔案信息化以后，各種信息資源不再以實物的形式出現，而是以磁信號和數字信號的形式出現，(下轉第63頁)(上接第84頁)這就極大地便利了傳輸和使用。

　　而且應用各種功能齊全的管理軟件，還可以對現有檔案信息資源進行分析整理，實現真正的資源共享，為充分實現檔案信息資源利用最大化提供可能。

　　三、檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

　　檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發展趨勢，也是對傳統檔案管理工作的有效改革。

　　信息技術及信息產業的飛速發展為檔案信息化帶來難得的機會同時也提出了嚴峻挑戰。

　　檔案信息化是現階段檔案管理工作發展的重要戰略階段，實現國家信息工程的重要步驟，其意義深遠而任重道遠。

　　信息化管理在提高了工作效率的基礎上，促進了檔案信息的交流和共享，促進了我國檔案管理工作的有效開展。

　　因此，檔案管理信息化建設是檔案事業面對全球信息化浪潮的必然選擇。

　　我們必須要不斷完善檔案管理技術，把握機遇、開拓創新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態、有效的措施高效開發利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業的穩步發展作出貢獻。

　　檔案管理的發展趨勢【2】

　　摘 要：近年來，隨著國內社會經濟的快速發展和科學技術的不斷進步，信息化在各行業的應用與發展速度非常的快，尤其是計算機網絡技術以及存儲技術和數據庫技術的迅猛發展，使得以計算機網絡技術為支撐的檔案管理信息化發展面臨新的機遇與挑戰，。

　　檔案作為記錄信息的有效載體，由于其具備其他任何領域均不具備的歷史記錄、啟迪未來等功能，因此更應當實行信息化。

　　本文將對檔案管理信息化的相關內容進行分析，并在此基礎上就檔案管理未來發展趨勢及信息化發展策略，談一下自己的觀點和認識，以供參考。

　　關鍵詞：檔案管理;信息化;發展趨勢;研究

　　所謂檔案管理信息化，實際上就是在充分利用現代計算機及網絡信息技術的基礎上，以大型的數據庫管理為基礎，通過先進的通信技術應用創建高度集成化的現代管理系統。

　　信息化技術在當前國內檔案管理工作中的應用非常的廣泛，而且效果非常的好，信息化必將成為檔案管理的主流發展趨勢。

　　1 檔案管理信息化認識

　　首先，檔案信息標準化。

　　檔案信息標準化是檔案實體管理實現信息管理過程中不可或缺的業務規范以及相關技術標準。

　　從實踐來看，該標準、規范應當由檔案管理部門進行制定、統一施行。

　　對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內容。

　　其次，電子檔案特性。

　　信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實施利用等更加的方便與快捷，對于實現檔案信息及相關資源的有效共享具有非常重要的作用。

　　就檔案信息數字化而言，其主要包括以下幾個方面的內容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數字化是整個檔案管理工作數字化的關鍵所在。

　　最后，檔案信息網絡化。

　　將檔案資源信息實施數字化處理以后，利用局域網、互聯網等技術，建立一個高效合理的檔案信息網站，以供公眾檔案信息查詢以及相關資源信息的有效共享，并在此基礎上有效實現檔案信息管理的開放性、交互性以及社會化利用等。

　　實踐中可以看到，檔案信息網絡化本文的優勢非常的明顯，不僅可以促使檔案資源成信息為社會公共共享資源和財富，而且還可以實現不同空間多用戶受益的同步性，這在很大程度上有效的提高了檔案信息服務質量和效率。

　　2 檔案管理信息化發展策略

　　對于各單位而言，檔案是不可或缺的信息資源，因此檔案管理工作顯得特別重要。

　　近年來，隨著社會經濟的快速發展，傳統檔案管理理念和模式已經不能有效適應時代發展的需要，而是應當將計算機網絡信息化技術融入到檔案管理工作之中，信息化將成為檔案管理的未來發展主流趨勢。

　　但需要注意的是檔案管理工作中存在著很多的問題和影響因素，要想實現信息化的全面發展，應當認真做好以下幾個方面的工作：

　　2.1 轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

　　在當前新的形勢下，檔案管理工作已經發生了非常大的變化，無論是管理理念，還是管理模式，都有了新的發展變化，即朝著信息化方向發展。

　　基于此，檔案管理人員一定要與時俱進，轉變傳統的思想觀念，樹立檔案信息化管理意識，這對于全面推進檔案管理信息化建設，具有非常重要的作用。

　　對于檔案管理人員而言，其作為檔案信息化建設、實施過程中的中堅力量，其個人的思想觀念和管理意識直接決定著整個檔案信息化建設成功與否，因此只有加強檔案信息化管理，提高管理人員的綜合素質，才能樹立信息化管理意識，才能認識到信息化在檔案管理中應用的重要性和必要性，這是檔案管理信息化發展的思想基礎。

　　2.2 制定信息化發展目標，并嚴格執行

　　實踐中，應當堅持長期與近期目標有機結合的原則，嚴格按照總體要求和部署，以“科學、實用以及適用為基本原則，對長期、近期信息化建設目標進行確定。

　　對于長期目標而言，應當站在制高點上，對全盤進行考慮與分析，確保質量、統一性，并且為信息化建設的發展留下兼容、再擴充富余空間，以免走回頭路，浪費資源。

　　對于近期目標而言，應當注重其實用價值和可行性。

　　在基礎業務建設過程中，應當嚴格按照標準化要求對檔案資料進行有效的整理，做好電子計算機著錄、標引等方面的工作，即將具體工作做細、做全，不能馬虎、盲目。

　　比如，檔案館藏工作中，應當按照“先重點、后一般”原則，對當前館藏全面分析后，對有重要價值的一些檔案先采取數字化處理措施。

　　并借此機會對庫藏檔案實施全面的清理和規整，對已失去價值的館藏資料按要求進行銷毀，以免重復勞動，這也是實施信息化的客觀要求。

　　2.3 信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理

　　調查顯示，當前國內檔案管理各部門之間存在著各自為政現象，信息化手段以及軟硬件設備不統一，導致很多數據信息之間存在著不兼容問題，著在很大程度上給檔案管理信息化工作帶來了障礙。

　　因此，實踐中我們應當結合實際情況，配備專業、統一的數宇化設備，實現字符識別，以及自動轉化和編目、檢索，并在此基礎上實現自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。

　　只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現提供保障。

　　2.4 檔案信息化標準制定

　　檔案信息化建設的主要目的在于確保用戶可以高效、快捷以及簡易獲取檔案數據庫信息數據，因此檔案數據庫信息存儲、呈現應當實現規范化和標準化。

　　檔案管理過程中，應當符合檔案各項標準化內容、編號以及分類和案卷目錄編制，不同的項目都應當實施標準化，符合標準之規定和要求。

　　同時，還要從根本上避免傳統檔案信息資源重復開發與應用問題，從而為檔案信息化資源的有效共享奠定堅實的基礎。

　　3 結語

　　總而言之，較之于傳統的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進檔案信息資源的有效開發與應用，為社會提供更多的資源和服務。

　　因此實踐中應當加強重視和信息化建設，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設的快速發展。

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