文件中心應該本土化-檔案管理論文(1)

　　在歐美，人們早已經習慣于文件中心提供的各種服務， 目前 關注的是數字化信息技術以及文件中心檔案館化等新情況對現有文件中心的管理 方法 和管理模式帶來的新挑戰；而在我國，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認為文件中心的諸多優勢都是在國外特定的環境中形成的，由于中外國情存在著很大的差異，擔心文件中心在移植 中國 的過程中會出現南桔北枳的結果。筆者認為，這種擔心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

　　所謂的“本土化”，是指將外來事物根據本土 社會 特有的環境加以改造，使之有機地納入本土社會，并使它的合理性最終成為本土社會有機組成部分的過程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國情出發，對文件中心從 理論 到實踐都加以合理改造，發掘其內在的合理性，使其與中國現有的檔案事業系統以及社會大環境相融合的過程。事實證明，對于外來事物，如果原封不動地移植，勢必會與本土原有的文化產生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實際的。而事實上，任何社會的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發明是在中國產生的，但外國人卻最先利用火藥造成了堅船利炮，同樣，文件中心要在中國“移植”成功，使之本土化是關鍵。

　　一、對文件中心理論的本土化改造 許多人在論述文件中心的理論依據時，言必稱“生命周期理論”。當然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過渡性檔案機構存在的理論依據，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國現行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過渡性機構，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學者持保留態度。 文件中心在中國具有可行性，就在于它的經營模式可以充分發揮規模 經濟 的優勢。從經濟學角度來看，“規模經濟”是指當 企業 規模擴大到一定程度時，生產能力隨之擴大、單位產品成本下降、經濟效益提高的現象。一般而言，規模經濟可以表現為內部和外部兩個方面，內部規模經濟是由專業化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實力等內部因素引發的；外部規模經濟則是指企業和外部經濟環境及其它企業存在著或多或少的聯系，企業的一些經濟活動可以創造一些額外的公共收入，增加社會福利，從而產生效益。 目前，有部分經濟學家認為“規模經濟理論”已經過時了，我們在這種情況下還強調文件中心的規模經濟效益是不是落伍了﹖他們指出，規模經濟是 工業 經濟 時代 的產物，主要體現在硬件生產階段；在知識經濟時代和產品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設計和系統的策劃實施以及服務階段產生的，因此，“規模經濟理論”將被“系統經濟理論”所代替。這些論斷當然沒錯，但我國檔案工作目前的現狀是：從機關到企業，各個單位都建有自己的檔案室。“麻雀雖小，五臟俱全”，這種小而全的結構更符合 自然 經濟的特征。從檔案室的業務工作看，各個單位形成的文檔雖然 內容 不同，但它們的整理方法卻是相似的，裝具和各種設施也可以統一；另一方面，檔案工作也出現了講求效益的傾向，在企業中表現得更為明顯。隨著市場經濟的建立，企業面臨著激烈的市場競爭，是否為企業帶來經濟效益成為衡量各個部門績效的重要標準。企業領導人普遍承認檔案資料整理和保存的重要性，但是單獨設立檔案室，投入的成本又太大，企業檔案工作處于“棄之可惜，食之無味”的兩難境地。還有，隨著信息處理技術的 發展 ，許多單位建立了 計算 機輔助管理信息系統，檔案部門怎樣參與到整個機構的信息系統中，成為擺在檔案工作人員面前的難題。由此可見，我國目前的檔案工作具備規模經濟的特征，規模經濟理論對于檔案管理工作尚未過時。 二、對文件中心運作模式的本土化改造 一般認為，文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間，保管形成單位不經常使用、但還不能作最后處置的文件的一種過渡性保管機構。目前，文件中心流行于歐美發達國家，一部分亞、非、拉等發展中國家也建有文件中心。美國是世界上文件中心設立最早、數量最多、規模最大的國家，其文件中心的設立模式具有一定的典型性：在國家檔案與文件署下設立專門的文件中心管理職能機構聯邦文件中心司，受該司領導的文件中心有兩類，共十五個。其中，華盛頓國家文件中心和國家人事文件中心，屬于全國性的聯邦文件中心，主要為聯邦政府機關或部門保管文件，提供服務。

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