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關于試論文書檔案管理中存在的問題及對策
隨著計算機信息技術的發展,我們逐漸步入信息化的時代,文書檔案管理發揮著越來越重要的作用,目前文書檔案管理工作中還存在很多問題,需要不斷改進文書檔案管理方式,有效地對文書檔案進行利用。
一、文書檔案管理中存在的問題
(一)文書檔案管理人員的專業素質不高
目前很多文書檔案管理人員的專業素質不高,只是對相關理論知識有一定的了解,沒有豐富的文書檔案管理工作經驗,對檔案的立卷、分類等工作不熟悉,在工作中經常丟失檔案信息,或者出現其他問題,影響文書檔案管理質量,對文書檔案管理工作造成不利影響。文書檔案管理人員對自身專業素質不夠重視,受傳統觀念影響,不重視專業的文書檔案管理培訓,文書檔案管理人員的專業素質得不到提高,使文書檔案無法實現規范化、標準化的管理。
。ǘ┪臅鴻n案管理人員偏少
很多單位的文書檔案管理人員只有一、二位,專業的文書檔案管理人員十分缺乏。另外,很多單位的檔案管理人員都是由文員、秘書兼任文書檔案管理工作,文員、秘書既負責其專職工作,又要進行文書檔案管理工作,投入到文書檔案管理工作的精力就非常有限,降低文書檔案管理效率。
。ㄈ┪臅ぷ髋c檔案工作的銜接存在問題
文書工作與檔案工作有著密切的聯系,但是又有一定的區別,目前在進行文書檔案管理的工作中,很多單位都是將文書工作與檔案工作分開來進行,使文書工作脫離檔案工作,使文書工作人員沒有較強的檔案工作意識,沒有意識到檔案工作的重要作用,會使工作人員不明確檔案收集的范圍,沒有及時地進行檔案收集。工作人員沒有規范地對文書進行裝訂,文書使用的紙張也沒有按照相關標準進行選擇,對文書的附件沒有進行規范的處理,沒有按照相關的程序進行文書管理,文書沒有按照規范要求進行編號,降低文書管理工作的質量,對檔案收集有一定的影響,影響檔案收集工作的質量和利用程度。
(四)電子檔案保存的安全意識不強
隨著計算機信息技術的進步,很多單位已經實現數字化的文書檔案管理,但是對檔案管理的安全不夠重視,電子文書檔案對計算機的軟件和硬件有著較強的依賴性,計算機硬軟件出現病毒侵襲、設備故障等問題的時候,電子文書檔案資料很容易丟失,對需要長期保存的文書檔案的安全造成威脅,文書檔案管理人員對計算機殺毒相關知識比較欠缺,對計算機防毒意識較差,一旦計算機硬件或者軟件出現問題,難以得到及時地維修和恢復,對文書檔案資料會帶來很大的損失。
二、提高文書檔案管理水平的對策
。ㄒ唬┨岣呶臅鴻n案管理人員的專業素質
文書檔案管理人員的專業素質對文書檔案管理水平有很大的影響,在聘用文書檔案管理人員的時候,要注重其文書檔案管理工作經驗和工作能力,文書檔案管理人員要重視專業素質的提高,加強對自身專業素質的鍛煉,參加專業的文書檔案管理培訓,及時更新文書檔案管理相關知識,掌握文書檔案管理相關技能,能夠熟練地完成文書檔案的收集、鑒定、保管、利用等管理工作。
。ǘ┨岣呶臅鴻n案管理工作質量
很多單位由辦公室文員兼任文書檔案管理員,對文書檔案管理工作一知半解,缺乏專業的文書檔案管理員,使文書檔案管理工作質量得不到保證。為促進文書檔案管理工作更好的開展,必須認識到文書檔案管理工作的重要性,需要聘請專業的文書檔案管理人員,對文書檔案工作進行規范化的管理,完善文書檔案管理小組,使文書檔案管理工作具有程序化,專業化。同時,為提高文書檔案管理工作的質量和效率,應該重視對文書檔案管理人員的培訓,加大培訓力度,提高工作人員的專業素質,促進文書檔案管理水平的提高。
。ㄈ┦刮臅ぷ髋c檔案工作實現規范銜接
文書工作的質量直接影響到檔案工作的質量,要想提高檔案的質量,必須實現文件的高質量。文書工作規范處理文件,認真做好文書的立卷歸檔,對文件進行科學分類,提高檔案管理水平。將文書工作與檔案合理的銜接起來,要注意很多細節工作,如文書紙張的材質、大小問題,文書的格式,起草的時候不能使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水,要及時地處理文件和收集資料,保證文書檔案的完整。
。ㄋ模┨岣唠娮訖n案保存的安全性
利用計算機技術進行文書檔案管理能夠有效地處理大量文件信息,提高文書檔案管理效率,節約文書檔案管理時間。為提高電子文書檔案保存的安全性,必須加強建設安全保障體系,制定檔案信息安全制度,制定相應的安全保護措施,如在文書檔案管理系統中設置身份認證、數字備份等功能,避免文書檔案因計算機硬軟件出現故障導致資料丟失。在計算機上安裝防火墻,提高文書檔案管理系統的安全性,防止出現檔案信息泄露現象,保證文書檔案的安全,使文書檔案管理工作能夠更加順利的進行。
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